对档案归档文件整理工作的思考

王萍

摘要：档案管理工作环节繁多，其中规范开展归档文件整理工作意义重大，事关档案管理的整体性规范程度。规范化的歸档文件整理要按档案行业的标准规范来执行，做到归档整理方法科学，整理规范有序，为档案规范管理和高效利用提供支撑。本文立足归档文件整理的实际，阐述整理工作的主要做法，为档案归档整理提供服务参考。

关键词：档案;归档文件;整理

文件材料在工作流转办理完成之后，要及时移交档案部门进行整理归档，并经过系列的编目修整，科学有序的存放于档案库房柜架之中，才能作为档案的形式保管存放。在具体整理过程中，还要根据档案鉴定的原则方法开展价值鉴定，判断保存的价值，合理划定存放期限，同时对重份文件以及无保存价值的文件进行剔除销毁，提高归档文件整理的质量。

一、档案文件归档整理的原则

（一）兼顾档案保管和利用统一的原则。存放档案不是目的，根本目的是提供利用。要通过档案的安全性管理，为档案利用提供更为便捷的条件，在档案保管过程中始终做到存放有序，排列划一，安全有效。当下，计算机技术的普及应用，档案的利用通过计算机变得更为便捷，同时需要确保档案信息的安全，防止利用保管不到位导致的档案信息外漏等情况的发生。

（二）保持档案有机联系的原则。归档文件整理为了体现整理的科学性，便于查找利用，要科学判定文件的来源方向，保持文件的来源相近，内容相近等基本的原则，促进归档文件的密切联系和集中化体系化。具体整理中要注重文件的内容、时间和作者等方面的关联度，这些要素在一定程度上体现了文件的内在联系，为档案的完整性提供基础，能够更好地保存活动的历史全貌，方便日后的系统化整体性利用。整理操作过程中要按照同类材料以时间先后顺序排列，并且遵循正本在前定稿在后、转发文在前被转发文在后的的原则，既保持文件之间的先后联系，又符合档案整理的基本原则，体现归档文件整理的专业化。

（三）纸质文件与电子文件协调一致原则。目前，虽然计算机办公得以普遍运用，档案管理也开始向信息化数字化的方向迈进，但是从目前的发展情况来看，短时间内实现电子文件代替纸质文件的可能性较低，纸质文件与电子文件将会在一定时期内同时存在，因此，遵循二者的协同一致整理原则成为必然要求。遵循协调一致的整理原则，就要确保纸质公文和电子文件按照公文正常的远转流程进行处理、流转和归档，以纸质形式流转办理的就保存好纸质文件，通过办公系统以电子化形式流转完成的电子文件就要做好电子文件的归档管理。同时，要将这些围绕相同活动、体现同一内容的电子文件和纸质文件进行统一整理，整理的原则方法做到衔接一致，内容相互印证，体现协调一致的基本整理原则。

二、档案文件归档整理的方法

（一）文件材料的归档。档案归档是档案整理工作的重要基础，首先要建立完善归档制度，对归档的时间内容以及归档文件标准进行规范约束，做到归档及时，材料齐全，防止归档材料质量不高的情况;其次要明确归档范围，要进一步细化单位每个部门的应归档文件材料内容，围绕各部门科室职能开展收集移交，确保归档文件不缺件，每份归档稿本不少页，做到应归尽归。三要实施集中归档与阶段归档相结合的方法，对于临时开展的一项工作，当工作完成后就应该及时归档，对于单位部门履行正常工作职能过程中形成的文件材料可以进行集中归档，确保第二年上半年完整归档整理，对于一些阶段性的工作可以进行随办随归，防止材料散失。

（二）文件材料的整理。对收集起来的应归档文件材料，要进行系统的整理才能达到档案管理的要求。整理成档主要有以下几个步骤：一是对文件材料按年度进行分类，就是将相同年度的文件集中在一起，不同年度的文件不能在同一案卷中整理;二是要将同一年度的文件价值进行鉴定，也就是要根据专门的鉴定方法进行科学的划分，将保存价值高查用频繁的文件材料归入永久存放期限，将具有一般存放价值，利用相对较多的文件列入长期存放期限，将具有一定参考保存价值的文件列入短期管理范围;三是不同载体的文件要和相应内容的文件集中在一起整理，即反映同一种职能活动和内容的文字照片和音视频材料在整理过程中做到档号文件题名等内容要素一致，相互对应，体现整理的系统性。另外，有的文件材料带有不同的密级，在整理中最好进行区分，单独整理，保证文件信息的安全性。

（三）电子文件的整理。随着计算机的普及，网络系统逐渐完善，很多单位实行了网上系统办公，有的单位甚至在积极推行无纸化办公，这种工作条件下产生了大量电子文件。电子文件同纸质文件一样，具有一样的归档保存价值，只是载体形式的区别。首先，要及时对这些电子文件进行整理，防止丢失毁灭;其次要对这些电子文件进行价值判定，分别归入相应的期限分别整理;三要对电子文件进行科学分类，根据单位设置的分类方案，纳入相应的类目之下，防止分类不清，为将来查找利用造成不便。通过对电子文件的系统化整理，可以带来比纸质档案更为便捷的管理服务优势，在极大节省档案物理存放空间的同时，方便了利用，提高了查阅服务效率。

三、结束语

做好档案整理工作是科学有效管理档案的基础。强化档案管理意识，提高档案整理的水平需要遵循相关档案管理的原则，具体包括收集的原则、整理的原则、保管的原则以及方便利用的原则等。随着社会的发展，档案工作的标准和要求越来越高，档案管理人员要强化档案业务知识的学习，提升档案整理的技能水平，并不断探索积累更为科学先进的工作经验应用于整理工作之中，科学地管理和利用好档案资源，促进档案标准化水平的不断提升。

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