论文书档案管理的办公自动化应用

摘要：随着现代信息技术的不断发展，文档文件管理和办公自动化不断地结合在一起具有许多优点，但是由于许多因素（例如技术，设备，系统等），还发现了影响文档文件管理效率的某些问题。因此，有必要基于档案和自动化学科的双重理论进行研究，以最大程度地发挥办公室自动化在案件管理中的作用。

关键词：文书档案管理;办公自动化;应用

随着信息技术的不断发展，办公自动化技术已经成为提高工作质量的一种重要形式，因此加强办公自动化设计已成为许多行业的发展趋势，文档和文件管理也不例外。但是，从文档案例管理的当前实际工作来看，传统的工作模式仍然存在一些问题和不足。这些问题也是提高文档文件管理质量的主要障碍。在这种情况下，对办公自动化文档文件管理进行全面分析对提高文档文件管理的整体质量具有非常积极的现实意义。

一、办公室自动化在文件管理中的优势

1.储存空间大

在传统的纸质档案馆中，档案馆的存储空间需求很高，文件需要大量存储空间。但是，随着办公自动化的发展，文件存储几乎不占用实际空间，节省了更多空间，几乎不存在存储问题。并且，其管理效率更高，存储量更高，能够使员工活动更加方便。

2.管理工作更加方便，办公效率高

今天，社会正朝着数字化和自动化的方向迅速发展，一个纸质文件已不能满足时代的需求。随着时间的流逝，纸质文件将很难保存甚至无法读取，这将导致在以后对其进行查找时出现不必要的问题。转换为电子文件使文件更易于存储，更不容易丢失和更易于检查。

3.稳定性强

在传统的档案管理模式中，纸张通常是档案管理发展历史的主要记录者，纸质档案是最重要的档案形式。但是，由于纸材料本身的性质，其纸浆会随时间发生化学变化，这将损坏档案的内容。但是，借助办公自动化，电子文档占了很大一部分，电子文档更加稳定并且可以满足实际需求，并且作为电子文档，它们对诸如温度，湿度和时间之类的环境因素不那么敏感。

4.更方便地交换信息资源

在传统的纸质文件中，如果要在搜索信息时过滤大量信息，那是浪费精力和时间。但是，通过调整文档文件进行办公室自动化管理，您可以轻松地从大量复杂文件中找到所需的信息，从而节省了大量时间，提高了部门效率，并实现了档案信息的远程分发。

二、影响文件和案件辦公室自动化管理应用的因素

1.缺乏用于文件管理的统一标准化软件

文件管理办公室自动化需要标准化的软件支持。该系统应用软件可以将文件资料的检索和借阅程序集成到办公室自动化管理中，并实现文件管理信息的自动检索和数字传输。但是，当前在不同地方没有相对标准化的信息管理软件，并且对分类和检查档案有很大的限制。人们无法访问统一的数据和信息，这导致档案统计工作混乱，并影响到文件和档案的管理。

2.员工素质

在传统的文件管理工作中，经常需要员工具有一般的案件管理技能和职业道德才能执行特定任务。但是，在互联网时代，信息技术每天都在更新和变化。办公室在处理文档文件方面的自动化程度也在不断提高。许多传统工人对电子信息技术知之甚少，并且缺乏具体的深入知识的了解，这决定了他们的办公室自动化程序不能真正发挥作用。

三、有效的应对措施，通过文档文件管理来改善办公室的自动化

1.提高案件管理人员办公自动化水平

在文件管理的实践中，限制管理工作质量提高的主要原因之一是管理人员的专业素质不高。因此，提高案件管理人员办公自动化水平是提高档案管理质量的重要接口。在这方面，应调动一些专门从事文件和案件管理的工作人员，这些专业人员应具有一些办公室自动化的基本知识，以便不断优化管理工作。符合条件的单位可以聘请相关领域的专家和研究人员定期或不定期地培训案件管理人员，以提高办公管理人员的办公自动化水平，为优化档案管理模式创造良好条件。

2.合理的网络安全布局

“电子文件在互联网上运行。尽管它是一个内部网络，但是由于网络的共享，所以在物理上与互联网分离，但无法避免病毒破坏。”有一些专门的技术人员可能会破坏文件文档，因此我们要为文件的安全进行布局。首先优化您的路由器设置。其次，设置访问地址以过滤特定的IP。最后，学会使用防火墙（尤其是用于机密文档的防火墙），并有目的地存储它们。

3.统一管理规划文件办公自动化建设的方向

随着信息时代的到来，网络环境正在逐步改善。档案部门要抓住信息技术带来的新机遇，不断完善内部分工，重组文件和档案创建机制，加快部门职能转变，建立各级档案信息资源的各种数据库，研究开发高效的档案信息检索系统，提高单位档案的效率和准确性，以满足社会发展的需求。

4.完善办公自动化基础设施建设

办公自动化已成为文档文件管理领域的重要发展趋势。因此，为了有效地提高管理水平，应该对现有的文件管理系统进行优化和升级。由于相关的工作设备已过时，因此无法满足纸质文件的办公室自动化工作的需求。应该准备部分资金专门用于升级特定文档文件管理设备，安装先进的文件管理设备和管理技术，以及逐步将文件管理工作从传统管理模式升级到办公室级别。

四、结论

现代信息技术的飞速发展要求相关部门改变档案管理方式。同时，办公文件和档案的自动化要求我们拥有新时代的管理经验，开发安全的网络办公软件，建立统一的管理方式，并使用现代化的工具来使部门更好地前进。

参考文献：

[1]徐微微.试论基于办公自动化下的电子文书档案管理方略[N].吉林化工学院学报，2019（4）：104.

[2]卢燕.文书档案管理的办公自动化[J].时代金融，2019（8）：301.

内蒙古自治区突泉县学田乡综合保障和技术推广中心 胡明明