人事信息管理系统在高校人力资源管理中的应用分析

梁璐娜 赵欣

摘要：高校是特殊的群体，其人员素质、知识层次要求高，与企业的用人机制有所不同。在高校整个管理工作中，人事管理占有重要地位，因此不可盲目照搬企业人力资源管理制度，需要构建符合高校特色的人事管理数字化平台，以适应高校科学管理需求。通过建设人事信息管理系统，能够实时开展人事信息数据分析，获得准确、可靠的数据。因此，对高校人事信息管理系统建设问题需加大研究力度。文章从高校人力资源管理中构建人事信息管理系统的必要性出发，研究了当前人事信息管理系统应用中存在问题和建设要点，探讨其实际应用方式。

关键词：人事信息管理系统;高校;人力资源管理;必要性;实际应用

近年来，随着高校扩招，学校中教职工数量等不断增加，如何更好地管理员工个人信息，挖掘人力资源潜力，成为高校人力资源管理的重要任务。在此背景下，需构建规范、科学的人事信息管理系统，统一、集中、规范收集整理教职工信息，通过电脑存储和查询，实现对信息的保护，同时推动了高校人力资源管理专业化发展，为人才培养、人才优势的发挥提供有效支持。

1.高校人力资源管理中建设人事信息管理系统的必要性

高校人力资源管理中，不仅需要掌握教职工基本信息，还需管理其编制类型和学科专业信息等，因此需建设功能性强、信息全面、查询快捷的人事信息管理系统，实现人力资源信息统筹化、信息化、用户管理分层化。

1.1机构改革后人事管理变化需求

高校机构改革中，一些学校或校内部门合并，需要集中人事管理职能，减少管理程序，提高学校凝聚力。应用现代化管理手段可以减少管理程序，虽然当前高校人事部门设置了管理系统与数据库，但存在数据采集不全面、重复工作多等问题，实际应用中便利性差。因此需要建设人事信息管理系统，可以由人事部门不同科室共同操作管理软件，保证数据时效性、完整性等，信息资源实现共享，通过网络即可深入开展人事业务与规范管理活动，便于工作效率的提高。

1.2提高人事管理工作质量

高校人事管理中，需要大量查询职工情况、人事政策法规等，以往都是员工前往办公室或者电话查询，其工作效率较低，在常规查询、法律政策解答上耗费时间太多，不利于提高工作效率、深入开展人事研究。而建设人事信息管理系统过程中，全面收集员工历史发展和现状，加强了对政策法规的宣传，对于建设校园网、实现办公自动化也有着良好的推动作用。

1.3优化信息存储方式

高校职工人数庞大且人员结构比较复杂，因此人事信息量大、信息更新快。在以往计算机技术落后的时代，主要采取人工管理方式，由工作人员逐一填写大量信息，不仅需要专门存放纸质档案的档案室，且需多名职工管理。同时对档案室的要求较高，否则不易纸质档案的保存，学校需在此方面进行大量人力、财力和物力投入。而人事信息管理系统的建设可以针对高校需求设计专门的系统和操作程序，使用便利、操作简单，且日后维护和拓展工作量大大减少。

1.4加强人事数据资料安全保障

高校校园网建设可以极大程度促进高校管理的进步，满足信息查询需求。在日常维护中，这些管理系统凭口令进入，在熟悉计算机技术情况下则可不经口令进入，并查阅、修改相关数据。对此，需建立局域网，明确各类用户使用权限，避免受到非法攻击，确保系统整体安全性。

2.人事信息管理系统应用存在问题与基本构建

2.1存在问题

当前高校人力资源管理中，人事信息管理系统应用方面还存在一些问题。首先是信息的杂乱、无序，一些高校仍采用传统管理方法，实际工作效率较低。或者在应用人事信息管理系统中对人事信息数据整合人事不足，導致各部门人事信息孤立、杂乱。其次，在人事信息系统应用中处理信息的效率较低，高校自身内部涉及的岗位、部门和人员较多，需要耗费大量精力来统计、整理。信息共享程度较低，一些高校人事信息管理系统的统一性低，信息数据分散在多个部门，且各部门在信息收集中使用不同的数据格式、统计口径，难以实现高效的信息共享。

2.2基本构建

在构建人事信息管理系统中，要将其总体设计与高校行政、管理目标和发展方向结合起来，开发符合本校特色的系统。对于旧系统可以仅仅保留数据库内容，也可将其挂到新系统。重组划分已有数据，根据实际需要加以扩充。基础数据进一步优化，减少冗余信息，做到系统结构简洁、扩充性强。设计中还可采用软件构件设计，提高开发效率、增强软件适应性。

在系统总体设计中采取B/S和C/S结构结合的方式，C/S模式将应用划分为两部分，服务器负责数据管理、客户机执行用户交互。其数据操纵、事务处理能力强。B/S模式则在校园网络支持下，则为异机、异网统一界面开放性提供基础。加设单独数据服务器，可以加强数据安全保障。

在人事信息管理系统中，包含几大模块，分别为人事管理、薪资管理、培训管理、绩效考核等。具有以下几方面特点：一是可实现信息共享，高效进行跨库统计、查询，充分利用原吸引数据，并节省成本、加快开发效率。二，提供与相关办公软件和工具的连接，方便功能扩充、界面统一，可以灵活使用文档编辑等。三，实现人性化管理，系统可提前通知教师重要活动，比如职称评定等，方便其早做准备。四，基于网络数据平台集中进行数据管理，确保信息安全性，减少对客户端的维护。五，具有较高程度的模块化，可扩充性好，数据添加便利，解决了信息不足、资源重复浪费等问题。

3.人事信息管理系统在高校人力资源管理中的实际应用

3.1机构管理

机构管理指的是高校按照工作任务、工作目标，依据员工工作性质、职务等将其组合起来，形成层次分明、结构合理的管理组织。利用人事信息管理系统，则可自动生成组织结构图和数据汇总等，归档管理各项信息，为高层决策提供依据。同时协调处理各组织结构间关系，比如校长可通过人事信息系统处理收集反馈信息等。

3.2基本信息管理

人事信息管理系统设计数据库的目的，就是收集管理员工基本信息，包括个人信息、考勤信息等。掌握这些信息，管理人员可轻松开展查询和管理工作，依据对员工的全方位了解做出科学任用决策。

3.3岗位管理

岗位设置是为了完成某项任务而设立的，人事信息管理系统通过收集各岗位职级、职责等信息，汇总岗位人数和内部岗位结构，便于清晰了解学校的组织运行情况，并作出决策。比如在通过对岗位信息的分析设计招聘决策，着眼于未来打造高素质教师队伍，实现因事设岗，提高学校整体教学水平。

3.4薪资管理

薪资管理是激励员工的一项重要手段，通过体系内部置入公式，人事信息管理即可灵活定义员工薪资类别、标准和结构，为管理人员审核、复查薪资提供依据。人力资源管理部门在薪资管理中，需注意员工薪资是与其职位评价挂钩的，通过分析员工工作要求和职位贡献率等科学评价其职位，并合理调整薪资，也可使员工确定其工作方向。

3.5培训管理

高校人力资源管理部门利用人事信息管理系，可以高效掌握员工工作情况，分析其是否需要培训，并向决策部门递交结果、做出培训决策。同时依据培训决策，了解培训机构资质、内容和课程设置等，网上报名、网上培训。最后归档整理培训考核报告等，保证培训效果。

结束语：

人事信息管理系统是包含了现代通信、计算机技术、管理学与系统学的综合系统，可以更方便高效完成信息收集、传输、加工与更新维护，统一实现高校人力资源管理，帮助高校建设规范化人力资源管理体系，实现长远发展。（基金项目：2020年度广西高校中青年教师科研基础能力提升项目“基于卓越绩效的高校人资资源管理模式设计及应用研究”，项目编号：2020KY44027。）

參考文献：

[1]刘小叶.人事信息管理系统在高校人力资源管理中的应用分析[J].人力资源，2019，（12）：21.

[2]刘悦.浅论高校人事信息系统的建设与应用[J].人力资源管理，2017，（12）：371-372.

[3]方堃.人事信息管理系统在高校人力资源管理中的应用分析[J].信息系统工程，2019，（5）：61.

柳州铁道职业技术学院 广西柳州