档案信息化建设中的问题与建设路径初探

柳春红

摘要：如今互联网发展速度不断加快，信息化逐渐融入人们的生活，在这一背景下，原本的纸质文件慢慢被数字文件所取代。档案数字化越来越常见。原本档案资源具有各种不同的功能，但随着档案信息化的发展，可以将传统档案转化成数字化档案信息，通过信息化的方式进行存储并相互连接，各项管理也是通过计算机系统来进行，从而使档案信息库变得更加有序，在需要的时候及时将资源调出，真正做到资源共享。

关键词：档案信息化;问题;路径

信息技术从20世纪90年代逐渐普及，网络应用发展速度不断加快，档案信息化得到了很大的发展。在该时期，产生了很多电子文件，通过固有的管理方式无法对纸质档案文件进行较好的保护，档案必须要有足够的可靠性及原始性，不过这个时期档案书面文件被损毁的情况相对普遍，比较严重的甚至无法识读。2005年4月1日出台了相关的法律，使电子文件管理朝着独立化方向发展。2015年国家档案局发表了相关文件，这给档案信息化服务提供了良好的政策环境。档案信息化是一种新型的档案信息形态，将存储技术、计算机技术、多媒体技术、扫描技术、数据库技术、数字摄影技术等集于一体，查找资源比较便利，不容易遭到损害，是新时代背景下的互联网交互技术。

一、档案信息化概述

（一）档案信息化的概念

在国家档案建设管理部门做出规划背景下，档案信息化建设标准应运而生，将现代化信息技术运用到档案管理过程中，通过数字化技术对档案信息作出相应的整理，从而给查阅提供便利。原本档案整理模式最主要的是通过文件书面的形式装订成册，在需要信息的时候查找翻阅，而如今则是通过数字化对各种文件信息进行存储，在查找的时候更为便利，逐渐朝着社会化、规范化、网络化及数字化方向发展。档案信息化建设务必遵守以下三个原则：保障网络安全、文档一体化及双轨制。

（二）档案信息化的内容

1.档案信息的数字化

其含义是通过高速扫描、数据库及数据压缩等技术，把声像文件、纸质文件存储为电子档案，通过系统化的处理方式，形成有序的档案信息库。其主要原则包括以下几点：效益性、规范性及安全性原则。档案信息数字化内容主要包括以下两点：一是档案目录信息，二是档案全文信息，二者皆需要数字化。面临的困难包括：技术尚未达到比较成熟的程度，没有形成规模化、数字化问题。

2.档案网站建设

在公共信息服务网站以上，档案机构通常会设立一个站点，这便是档案网站。其通常是以主页的形式呈现，使用户能够享受有关的档案服务，并进行各项档案宣传活动。为了推动档案信息化建设，一定要做好档案网站的工作，它可以让档案部门与社会各界形成更加紧密的联系。如果档案网站建设发展比较顺利，之后的各项工作都能够从中获得便利，既可以让工作变得更加轻松，同时也能够节约时间。档案网站的功能主要包括以下几点：交流、服务及宣传。其内容则通常包括下述几方面：档案利用服务信息、档案工作信息、档案资源信息及档案机构信息。推动档案网站的发展，可以对档案工作形成助推作用。让中国档案管理工作朝着一体化、规范化方向发展。

（三）档案管理系统

该系统会让标准规范模板更加统一，从而使整个文件管理过程朝着更加规范化的方向发展;促使档案资源信息共享服务平台变得更加完善，推动编研发布、采集、借阅利用及移交接收等整个档案管理过程朝着信息化方向发展。与此同时，业务管理模式逐渐朝着服务化方向转变，并在此基础上发展数据流及业务流。正是在档案管理系统的作用下，使企事业单位的档案管理朝着现代化方向发展，档案管理系统从一方面来说，能够让用户对档案进行更好的管理，同时便于进行网络查询，从另一方面来说，可以和MIS信息管理系统及OA办公自动化结合，发挥更大的

作用。

二、档案信息化过程中存在的问题

（一）档案信息化程度不高

目前在进行档案收集的时候，大部分还是通过纸质来进行，缺乏足够的信息化建設水平。工程建设所录制的视频、声像及图片等档案，未能完全收集起来，工程项目周期档案记录也缺乏完整性，档案收集形式不够多样，与信息化档案建设不相符。同时也缺乏档案信息化建设意识，对档案信息化并未进行深入的了解。

（二）档案信息化的平台建设水平较低

如今档案信息化主要是通过新媒体及互联网等媒介进行，许多建设单位及档案管理部门还在“摸着石头过河”，信息化平台建设尚存在不足之处，不管是开发利用、人机交互，亦或是在线指导、远程监督，都具有大量问题。在整个档案行业中，移动客户端的发展速度并不快。从整体来说，企业硬件设备相对缺乏，对于信息化及数字化的有关设备，不愿意投入资金来进行购买，这从某种程度上来说，对工程档案信息化发展产生了一定的制约

作用。

（三）档案的信息化建设人员素质不高

档案信息化建设中缺乏高质量的优秀人才，建设企业的档案管理人员流动大，专业性人才缺乏，年轻人对档案工作重视不足，觉得档案工作不可以充分发挥其发展潜力。档案管理工作人员缺乏标准的学习培训，对信息化管理档案缺乏充足的了解，促使信息化档案管理建设不能非常好地应用推广，依靠传统模式管理档案，已经无法满足当前的档案工作需要。许多公司的档案管理还滞留在手工制作管理环节，不能满足信息化管理的新

规定。

三、档案信息化建设问题的解决方法

（一）重视档案信息化建设

第一，推动信息化标准朝着更加规范的方向发展。档案管理部门应该按规矩办事，根据国家所制定的各项标准规范开展工作，无论是档案整理录入、整理模板还是验收标准，都要进行统一，并真正贯彻落实，不可有丝毫松懈。第二，要进行更加有效的监督指导。工程建设的整个过程都要进行相关的监督及指导，对于档案信息化所具有的各项优点，要积极开展宣传活动，可采取进入工地指导、培训等方式，推动档案信息化建设工作的发展。让工作人员具有强烈的工程档案信息化意识，知晓其优势并进行充分的利用。第三，企业要贯彻落实有关规范。企业是工程项目的重要参与者，对于档案信息化建设的各项标准规范，应该进行严格的落实。

（二）建設档案信息化平台

从信息化的角度来说，信息化平台建设有着非常重要的意义，要想让平台变得更加完善，首先应该明确服务对象的需求。第一，档案管理部门应该不断加大力度，推动交互式网络平台的建设，从而使档案信息化变得更加简单。通过信息化平台，档案管理部门可以及时监督各项资料的真实性，对此做出相应的审核。第二，建设单位同样要发挥主动性，积极参与到信息化平台建设过程中，对平台的各项工作，安排专门的人员跟进，从而真正做到档案信息化发展。比如视频、图纸等资料，建设单位要尽快上传，从而给档案管理部门留足审核时间，如果文件与规范不相符，要及时告知，等到工程师顺利结束后将相关纸质文件进行保存。

（三）培育档案信息化人才

人才建设是完成信息化管理档案建设的有力保障，档案信息化管理必须懂工程专业知识又懂档案专业，与此同时还需要具有电子信息技术的专业人才。首先，做好档案管理人员的业务培训。组织档案管理人员学习新政策、最前沿基础理论、专业技能等，持续开阔职工视野，做好档案管理。其次，按时进行公司档案管理人员的学习培训。以集中化开班、公司具体指导、网上咨询等方式、多种渠道进行学习培训，让公司更全方位地把握档案管理标准。比如：邀约档案领域的权威专家和有关技术性人员向档案管理人员开展讲课，根据有关案例解读存档方法。高度重视人才的培养、人性化服务，让优秀人才保留下来，防止员工流失导致工作

间断。

四、结束语

如今信息化发展速度不断加快，在当前的时代背景下，信息化已经融入人们的生活，在许多不同的行业都得到了发展。不断加大工作力度，促使企业档案朝着信息化方向发展，这与本国信息化战略目标相符，同时也能让现代用户的需求得到更好的满足。企业档案信息化建设需要时间来慢慢完善，不可能很轻易就取得成功。历经几十年的发展，我国企业档案信息化建设确实取得了进步，收获了一定的成效，但跟其他行业相比之下，企业档案信息化建设起步较晚。就目前情况来看，还面临着大量问题，需要在实践中不断完善。为了推动企业档案信息化的发展，我们应该做到以下几点：培养具有较强专业性的企业档案人才、对企业档案信息化建设进行统一的管理、让企业档案信息化具有更强的安全保障、促使企业档案信息化基础条件的完善、树立良好的企业档案信息化观念。唯有如此，才可以让企业档案信息化建设实现跨越式发展。

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