财政改革下事业单位财务档案管理工作刍议

李小静

摘 要：财务档案作为财务相关工作的一项重要组成，起到对单位内各项涉及经济往来的业务活动进行记录、保存的基本作用，实质上是重要的参考信息依据和行为证明来源。国家不断深化财政体制改革的时代大背景下，我国事业单位的财务管理工作面临的环境也在发生前所未有的变化。事业单位应以财政改革的政策方向为指导，结合本单位实际情况，客观分析现存问题并找准相应对策，不断优化财务档案管理工作。

关键词：财政改革;事业单位;财务档案管理;优化改革

引言：

在新时代财政改革不断深化推进的形势下，事业单位要根据自身的公益、非盈利等属性找准社会定位并完成公共服务供给任务，同时也要解决好自身可持续发展的问题。以财政拨款为主要运作资金来源的事业单位要重视财务管理工作，确保拨付的每一笔财政款项都能高效率地“取之于民、用之于民”。其中在财务档案管理这一具体的工作分支领域，事业单位就有必要及时发现和正视一些现存的问题，并采取积极实际行动做出改善和优化。

1 事业单位财务档案管理工作概述

1.1 财务档案管理工作的基本内涵

目前，我国事业单位开展财务档案管理工作主要依据《会计法》《会计档案管理办法》等法律法规文件来进行。具体工作主要包括：根据对事业单位日常涉及经济往来的活动中产生的财务信息进行审查，确保所形成财务档案的完整性、客观性、真实性;依据档案管理相关规范，对各项财务档案进行分类归档、立卷，提供利用服务。

1.2 财务档案管理工作的重要意义

正确认识财务档案管理工作对于事业单位整体运行发展的意义，是根据当前实际情况探寻改进措施的先决条件。首先，事业单位的财务档案管理工作的质量，会直接影响到该单位各项资金运作、利用的效率。以城市建设单位为例，这类事业单位的业务活动不仅涉及大笔数额的资金流动，并且业务质量高低直接事关工程项目安全性、可长期运作性等问题。其次，财务档案是事业单位对内部一系列涉及经济往来活动进行审核、分析、评价的客观参考信息来源。如果做不好财务档案的管理工作，当资金问题真正暴露时就会陷入“无据可循”的困境，形成徇私舞弊、运作低效的隐患。最后，事业单位作为公共服务机构，各项经济决策会产生相当大的社会影响效果。财务管理工作所形成的成果，正是事业单位进行经济决策、规划业务活动的主要参考依据之一。因此，财务档案管理的工作质量，实际上最终关系到的是某个区域内某项公共产品或公共服务供给能否充分满足人民群众需求，以及财政资源能否得到合理高效利用等问题。

2 我国事业单位财务管理工作中现存的若干问题

2.1 财务档案管理工作得不到充分落实

我国事业单位的财务档案管理工作，并没有得到应有的高度重视。部分事业单位虽然形式上存在着一套财务档案管理制度体系，但由于规则不够科学合理或是浮于表面不加落实等问题，并未对财务档案管理工作起到应有的作用。一些事业单位没有懂财务档案管理的工作者，导致财务档案随意堆放、文件遗失、分类混杂、调用外借程序不规范等问题。

2.2 财务档案管理工作的信息化水平偏低

《会计档案管理办法》对电子会计档案在保存、移交等事项上做出了相关明确规定，传统的财务档案管理模式已经越来越与之不适配。但目前财务档案的收集、整理仍然依循传统模式，主要依靠人工手段进行，难以避免遗漏、计算错误等问题;归档形式主要为纸质，信息化技术和多媒体技术利用不足，也对相关财务档案在今后的调取、利用效率提高形成了阻碍。

2.3 财务档案管理规范性较差

一些事业单位的财务档案形成、整理、保管等工作环节缺乏规范的工作制度，容易滋生管理混乱的问题。事业单位在调阅财务档案方面存在一些“人情变通”的情况，可能发生财务档案信息泄露、被不当利用等不良后果。财务档案的销毁也是档案管理工作的组成部分，但目前许多事业单位对此并不够熟悉，不能对“销毁”做出准确的鉴定，也缺乏相应的工作指挥和责任机制，导致一些本应被销毁处理的财务档案不断积压，占据了过多的工作资源。

3 财政改革背景下优化事业单位财务档案管理工作的对策

3.1 强化对财务档案管理工作的重视度

事业单位通常更重视财务会计工作中直接与本单位经济活动密切挂钩的管理、决策等事项，而对财务档案管理工作缺乏足够重视。事实上，事业单位的财务档案管理工作能够起到对各项经济活动资料信息进行整理，为科学决策形成提供重要参考依据以及发现和防范经济活动风险等重要作用。各事业单位的领导层必须充分认识到这一规律，对财务档案管理工作之重要性形成更深刻认识，遵循财政改革的政策方向，对本单位的财务档案管理工作给予更多重视和支持。

3.2 加快财务档案管理工作体系的信息化建设

3.2.1 信息化系统硬件建设。有足够经济条件的事业单位应尽快积极引入信息化的财务档案管理系统，取代传统的人工管理模式。在这一过程中，要注意确保财务档案管理人员与相关网络技术人员之间的信息、意见沟通流畅度。财务档案管理人员对于管理工作目标、成效的需求，要能够有效传递到网络技术人员一侧，让网络技术人员在进行信息化系统程序设计时，能最大限度地符合管理人员的工作方式、流程要求、工作习惯等。

3.2.2 重视相关人才的引进和培养工作。事业单位可采取“内部竞聘”等手段，调动激发现有员工的积极性，促使在职的财务档案管理人员提高自身对信息化管理技术的应用水平。此外，也应重视财务档案管理员工的信息化技能学习与培养，通过开展定期培训，邀请业内专家、资深人士来讲座，或是外派学习交流、轮训学习等手段，加快工作队伍对信息化建设大趋势的适应速度。

3.3 提高财务档案管理工作的规范性

3.3.1 财务档案的产生方面，事业单位的日常经济活动必然会形成各种原始会计凭证。一是要重点强调及时性，即及时地对这些凭证开展管理工作，包括整理、保存、签章等，防止因拖延而在日后可能造成的凭证相互交叉等问题。二是建档过程的科学分类，在核对完财务档案内容后，要依据既定工作准则将其严格分类，以便于接下来的保管工作和日后的调阅。

3.3.2 财务档案的保管方面，要严格执行将相应档案于规定时间内交付指定保管地方的相关规定。对于按规定可临时保管的部分财务资料要专设保存地方，而超出了临时保管周期的，则必须及时移交给事业单位的档案室，防止因违规滞留财务档案而造成的信息遗失、泄露等风险。以城建工程项目财务档案为例，这些资料能从侧面反映一项业务工程具体运作过程的重要信息，在条件充足的情况下，可采取将其进行云备份的方式确保关键性档案不丢失。

3.3.3 财务档案的提供利用方面，财务档案是对事业单位经济活动的内容记载，具有高度的机密性。因此，一是要严守档案调出工作流程，尤其不能在手续齐全性或是对象合规性等问题上“讲人情”、松口子。二是财务档案调用的审批制度优化，必须保证财务档案的取用、归还都有清晰记录，以此对借出执行人和调阅者都形成充分的监督约束效果。

結语

财政改革的新形势下，事业单位要想有效提高业务质量，实现既定的社会公益价值，同时促进本单位持续稳定发展，就必须高度重视财务档案的管理工作。要在充分调研的基础上找准本单位财务档案管理工作现存的问题、弊端，并拿出足够的改革决心和资源支持，促进其优化提质。

参考文献：

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[2]鲁奕.新时期事业单位财务档案信息安全保密管理的创新探讨[J].经济管理文摘，2020（18）：159—160.

[3]王秋.基层事业单位财务档案管理体会[J].才智，2020（18）：227.

（作者单位：湛江市城市基本建设档案馆）