探究人事档案管理数字化策略

金阳

摘 要：人事档案管理工作较为复杂，其是单位选拔任用干部的重要依据。随着社会的快速发展，信息技术在各行各业得到了广泛的应用。很多管理方式和方法都实现了电子化、信息化。在新的时期下，认识档案管理数字化，可以进一步提升管理质量与效率，同时减少人力的投入，有效提升档案管理质量，构建更加完善的管理体系。本文对新时期下人事档案管理的特点以及数字化管理策略进行分析，希望为相关从业者的研究提供理论支持。

关键词：人事档案;档案管理;信息化

无论是在单位中还是在企业中，人事档案都是对干部、员工等进行评鉴、监督、管理、提拔等流程的重要参考依据。人事档案是我国社会发展中所形成的重要档案资料，在新的时期下，需要进一步明确信息化档案管理模式的重要性，在其中引入现代化的管理理念以及手段，提升管理质量。

一、人事档案信息化建设的优势

（一）有效保护原档案

人事档案管理信息化建设，可以充分的保护原档案。纸质档案在保存过程中会由于出现意外等而损毁或者缺失。信息化的档案可以通过特殊介质对其进行保存，确保相关档案免受破坏，同时数字版的人事档案资源可以对其进行加密，使得其安全性更高，有效的避免由于长期处理过程而产生的纸张损坏、字迹模糊等现象，并且也可以节省人力和物力，在资源共享档案查阅过程中更为高效。

（二）统一管理标准

实现人事档案管理信息化建设可以进一步规范相关工作的标准，尤其是可以借助信息化的模式构建多维立体的管理模式。上下级之间以及各个部门之间的人事档案在交接过程可以更为高效，实现了信息资源的无缝使用。对于档案的查阅转递以及检查等都可以更为高效，使得人事档案管理工作更具规范性和高效性。

（三）提高管理效率

借助信息系统可以构建方便快捷的使用界面，档案管理过程也可以更加便捷。比如可以解决传统档案管理中碎片化所碎化的管理方式，同时也可以做到档案及时归档、及时使用、及时共享、及时对其进行更新，确保人事档案的实时性，进一步提升档案的规范化管理水平。

二、人事档案信息化建设策略

对于人事的任免往往会结合个体的工作经历、奖惩情况以及相关规定来综合考量，该过程就需要确保人事档案信息提供信息的完整性与真实性，尤其是当下竞争越来越激烈，因此需要确保各种信息的真实性，通过档案反映一个人的能力是非常重要的。单位会对个人进行评价，人事考核以及任免该过程也需要档案作为基础信息进行参考，尤其是当下一些单位用人制度在不断完善，虽然不能将一个人的一生都与人事档案挂钩，但是人事档案是作为参考的重要依据，使得档案的管理人员在开展各项决策时具有一定的针对性，能够结合单位的实际状况以及外部的发展环境综合考虑，为单位的发展带来更大的效益。

（一）健全管理机制

人事档案信息化建设仍然存在一些问题，会由于档案的特殊性以及档案管理系统的特殊需求，使得档案信息化体系构建具备一定的复杂性。因此人事档案信息化建设需要进一步健全管理机制，要严格约束有关文件资源的使用。可以根据人事档案信息化建设的现状来制定相关细则，如《人事档案信息化管理岗位职责》，《人事档案信息化场地管理办法》，《人事档案信息化保密协议》，《外包人员保密承诺书》等，需要通过管理机制作为保障来确保人事档案在信息化构建以及后续应用过程中都有相应的保障程序，并且在落实过程中需要做到严格的监督，让档案管理工作更为高效、有序，同时也可以真正发挥人事档案的信息化价值，使得资源共享更为高效。

（二）完善管理流程

人事档案信息化建设要完善的管理流程，需要按照国家技术标准来规范操作。信息化的建设需要借助硬件以及软件支持，因此在操作过程中需要按照标准规范来进行细化各个细节。如扫描纸质文档时，需要做好保密工作，将传统的纸质档案转化为图像和文本时，需要严格按照规范来构建目录，在扫描过程中需要做好细化、安全管理等步骤，确保档案在信息化的过程中既具备安全性，也保持完整性和准确性，使得电子档案与纸质档案完全一致、高效可用。借助新的技术手段可以更好的实现档案资源的共享，这样除了档案管理人员以外，其他需要对档案资源进行查阅的人如果具备权限，就可以登录网站对信息进行调取，这样既给用户带来了方便快捷的体验，同时也减少了工作人员琐碎的工作步骤，不需要通过传统的方式来对信息进行检查、收集，可以提升档案资源的服务质量和效率。在进行资源共享时，应当重视其信息的安全性和保密性，只可以在具有权限的平台上打开使用。档案信息共享是当前单位人事档案发展的大趋势。随着科学技术的发展，人与人之间的距离不断缩小，这使信息共享成为一种大的趋势。在单位中人事变动越来越频繁，相关的档案管理也越来越复杂，通过档案信息共享可以为人员流动提供更大的便利。从整体的方面来看，能够让单位之间的信息进行共享，不同地区、不同部门的人事调动可以更加便捷，即使是很远的单位，也可以直接通过档案信息共享的方式实现相关工作落实，有效的利用各种人事檔案资源提高档案管理效率。

（三）提高管理意识

人事档案管理信息化建设需要进一步提升管理人员的核心素养。信息技术的快速发展使得其已经被广泛应用到各个行业，信息技术应用的过程中需要相关人员具备信息化的操作意识。如果一些管理人员以老旧的工作方法开展管理，对信息技术持有排斥的态度，那么相关工作在落实过程中将会面对很多阻力。通过对其进行培训，使其能够更好的应对复杂的人事档案管理工作，并且在开展各项工作时具有一定的针对性。档案管理工作比较严谨，且工作量比较大，这需要档案管理人员有更加谨慎的行为，具备更高的专业技术水平以及职业道德素养，在信息化等各项工作中具备保守档案的完整性、秘密性的理念，更好地推动单位人事档案管理工作的落实。需要档案管理人员熟悉电子文档的构建和使用方法，同时在管理过程中也需要结合电子档案状态特征来对管理人员进行培训。管理人员需要掌握安全防护手段和计算机系统知识，要构建一批专业能力强、政治素养高、作风正派的档案管理人员。需要加强其专业知识的培训，这不仅包括计算机网络信息安全等方面的培训，也需要其具备安全意识以及职业道德观念，更好的利用现代化手段来开展管理工作，同时也可以遵守职业道德，在开展工作时具有更强的原则性，使得相关工作的开展更为高效。

三、结束语

对于当下的人事档案数字化管理工作来说，其是一项非常复杂且系统性的工作，其中需要投入大量的人力和财力。需要针对其中所包含的诸多问题予以重视，明确人事档案在建设过程中的重要意义。在面对困难时采取积极的措施予以应对。借助信息化的人事档案，进一步帮助单位或者企业实现资源的调配，提升档案管理工作的实效性，充分发挥人力资源对于企业发展的真正价值。

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