干部人事电子档案的价值实现与有效利用

刘岁梅

摘  要：在当今社会现代化、智能化形势下，干部人事电子档案建设工作是一项必须开展的重要工作。本文主要从干部人事电子档案建设的必要性、价值实现、有效利用三个方面进行分析，探讨高校干部人事电子档案发展的路径。

关键词：电子档案;价值实现;有效利用;高校;制度建设

Abstract： In today's social modernization and intelligence situation， the construction of cadres and personnel electronic files is an important work that must be carried out. This article mainly analyzes the necessity， value realization， and effective use of the construction of electronic cadres and personnel files， and discusses the development path of electronic cadres and personnel files in colleges and universities.

Keywords： Electronic archives; Value realization; Effective use; Colleges and universities; System construction

目前，很多單位都开始着手开展电子档案建设工作，本文主要从干部人事电子档案建设的必要性，及其在高校师资队伍建设中的价值实现及有效利用三个方面进行分析，探讨高校干部人事电子档案发展的路径。

1 干部人事电子档案建设的必要性

1.1 贯彻落实干部档案信息化工作规划的需要。2018年11月中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》第二十六条指出：组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。

2019年2月，重庆市干部档案工作座谈会要求：“各地各单位要按照国家相关技术标准，结合实际制定干部人事档案数字化建设三年计划，2019年通过档案专项审核‘回头看，核准干部信息、补齐档案材料、规范整理档案，2020年建立党委（党组）管理中层干部数字档案，力争2021年全面建立数字档案。”

1.2 提高干部档案信息化工作水平的需要。干部人事电子档案建设是高校师资队伍建设的重要组成部分，建立数字档案系统是对干部考核体系、教师个人发展曲线的改革，是提高党的建设和组织、人事工作科学化水平的重要手段，是当前和今后一个时期干部人事档案工作的重要任务。[1]

1.3 提高干部人事档案服务能力的需要。2014年6月，为深化干部人事制度改革、整治选人用人不正之风，中央起草发布了《关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发〔2014〕9号），要求要创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化，不断提高管档工作水平。

2015年《关于专项审核工作调研督查情况的通报》充分利用现代化信息技术，提高管档用档水平、严防档案涂改造假。2016年3月，中共中央组织部印发了《2016—2020年全国组织系统信息化工作规划》的通知（组通字〔2016〕21号），要求大力推进干部人事档案数字化建设，不断扩大数字档案覆盖面，筑牢防止档案涂改造假的技术防线。

目前，很多高校都是多个校区同时存在，干部人事档案库房只能存放在某一个校区，在不同校区开展工作，有时会需要及时查阅某位教师的干部人事档案，但是迫于地方限制实现不了马上查阅，因而会导致工作的滞后性。[2]干部人事电子档案的建设可以有效解决高校因为多校区运营而引起的查档延时、耗时的实效性问题，在服务干部选拔、职级晋升、人才培养等工作方面，全面实现干部档案的数字化服务体系，有效拓展了干部人事档案的公共服务功能，顺应网络信息化发展的大趋势。[3]

2 干部人事电子档案的价值实现

2.1 转变角色，实现双向审核，打造开放式服务体系。纸质干部人事档案目前只能管档人查阅、审核档案，本人有查档需求的话，只能通过申请后经查档人进行间接查阅，不能直观地查阅本人人事档案中的内容，更不能确定自己档案中的信息是否正确，那么，如何在不违反档案管理政策的前提下，又能揭开纸质干部人事档案的这层神秘面纱，让本人有足够的知情权？可以通过干部人事电子档案双向审核的方式，让教师直接、直观地查阅自己的档案，进而充分体现干部人事档案的公共服务功能。即入职后本人将纸质干部人事档案递交给学校管档人，管档人经过审核档案、补充材料、装订成册、扫描、数字化转化、数据入库等工作流程后，将教师个人的干部人事档案通过数据库完整地呈现出来，教师个人可以通过局域网查阅自己的人事档案，如果他本人对于档案内容有质疑，可以联系管档人进行再次审核确认，通过这样双向审核的方式实现本人享有对自己干部人事档案的知情权、自查权，充分呈现干部人事档案的开放式公共服务功能，进一步脱稿其使用价值。

2.2 数据互通，打造学校教师队伍建设基础数据库。通过干部人事电子档案建设，建立高校人事信息数据库。每个教师的纸质干部人事档案内容通过系统软件全面地展示在数据库中，现在有些高校在教师队伍建设中，建立了很多各自独立的人事应用系统，面对这些信息孤岛，在做大数据分析的时候，会花大量的时间和精力，把这些各自独立的数据融合在一起再做分析，这样既耗时、耗力，又容易出错。将干部人事电子档案中的内容通过技术手段和学校的公开招聘系统、职称评审系统、继续教育学时评审系统、科研系统等人事系统实现数据互通，这样通过一定的技术手段将一个教师从进校到退休的职业生涯全程、立体、直观地呈现出来。可以从入口到出口为干部提拔、职称晋升、人才培养提供基础的数据分析，为学校教师队伍建设提供有效依据。可以真实、便捷、有效地描绘出教师个人的发展轨迹，描绘出整个学校师资队伍建设的现状及存在的问题。用大数据的方式为高校教师队伍建设指引方向。

2.3 依托电子档案和智慧校园平台，建立“智慧档案”。干部人事电子档案建设是建设信息化、智慧化校园的大势所需。随着我国各地相继提出“智慧城市”和“智慧政府”的发展战略，各个校园也推出“智慧校园”建设，网络信息化作为“智慧校园”的重要组成部分，如何充分利用现有信息化技术进一步提升组织、人事工作的信息化水平，我认为“智慧档案”的建设将是重中之重。智慧档案是在电子化档案建设的基础上，整合利用物联网、云计算、互联网等信息技术，以实现档案信息智能感知、获取、传输、处理、服务的工作模式，是档案信息化建設发展的高级形态，也是干部人事档案数字化发展的必然结果。[4]

在实现各类人事系统数据互通的基础上，建立教师队伍建设基础数据库，通过大数据挖掘技术将此数据库和学校教学、管理等档案信息的其他数据库进行连接后，提取、选择事关教师本人的有效信息，再进行整合分析，形成新的数据库，通过信息技术手段将此数据库和智慧校园贯通连接后，教师个人通过指纹或人脸识别技术，便捷地登录智慧校园平台，使用语音识别功能就能方便、快捷地查阅出自己需要的档案信息。

3 干部人事电子档案的有效利用

3.1 以软件应用为保障，确保技术运行稳定、安全。目前大部分高校使用的干部人事电子档案系统，它采用先进的.Net平台技术，技术稳定成熟，结合干部人事档案具体业务需求而构建统一架构的干部人事档案信息管理平台。该系统支持定制开发，并支持原有档案管理系统的升级及备份档案数据安全整体迁移，可使用云计算、全文检索等先进技术结合组织人事系统具体档案应用进行量身定制的特色开发应用，实现组织人事部门干部人事档案的集中统一管理和利用。

2019年12月12日，根据《中共重庆市委组织部关于认真做好新任市管干部纸质档案和数字档案报送工作的通知》（渝委组〔2019〕138 号）文件精神，没有实现干部人事档案数字化的单位，使用该系统《干部数字档案采集软件》规范制作数字档案，以确保新任市管干部数字档案的质量。

本系统基本涵盖了组织人事系统的干部人事档案管理工作范围，业务覆盖面广，技术稳定成熟，风险可控。上线后可大大提高教职工个人查阅档案、转递档案的时效性和准确性，有效整合信息资源，实现组织人事工作在人事档案信息方面的互通共享，实现干部人事档案信息资源统一收集、管理、保存及利用。

3.2 以纸质档案为基础，确保干部人事档案数据库数据的准确性。干部人事电子档案建设工作是建立在干部人事纸质档案规范化管理的基础上，因此如何保障纸质档案的规范性、准确性、完整性，将是实现干部人事电子档案建设的源头保障，作为学校干部人事档案的管档人，应该从一个教师入校前干部人事档案的转递、审核、补充材料等方面做好基础性工作，从“三龄两历一身份”的审核到每一份复印件的审核，再到每一份材料的装订等方面，来把握细节的准确性，保证每一份材料的真实性、准确性、及时性，保证每一本档案的规范性、真实性、有效性，这样才能从源头确保干部人事档案的数据的准确性，为干部人事档案数据库做好基础保障。

3.3 以制度为抓手，积极推进干部人事电子档案的规范化管理。档案工作的制度化建设是整个干部人事档案工作的重中之重，目前关于干部人事档案制度的建设主要是围绕纸质档案的管理来进行制定的，主要包括材料收集制定、材料鉴别、归档制度、转递制度、检查核对统计制度等几个方面。相对于干部人事档案信息化建设这方面的制度有些高校是笼统而言，没有细化。

2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议通过了新修订的档案法，国家主席习近平签署第47号主席令予以公布，自2021年1月1日起正式施行，这是我国档案法治建设过程中一个新的里程碑，对我国档案事业的发展产生重大而深远的影响。档案法的第五章专门对档案信息化建设做出了全面阐述。因此高校在实施干部人事电子档案后，应该从设备设置、管理，信息的编写、输出，数据维护、应用，数据的保密性等方面进行制度建设，避免信息化建设中的档案信息泄露的情况发生，确保干部人事电子档案项目安全、稳定、有效运营，维护干部人事档案工作的严肃性。

参考文献：

[1]赵小芬.干部档案管理信息系统建设探索[J].办公室业务，2020年第14期.

[2]曹玉兰.论高校档案数字化中的风险与应对措施[J].档案管理，2017年第2期.

[3]程婧.高校基建档案数字化流程与探索[J].档案管理，2019年第2期.

[4]许美娟.互联网+”时代高职院校智慧档案建设[J].办公自动化，2020年第17期.

（作者单位：重庆广播电视大学 来稿日期：2021-06-20）