高校人事档案管理问题及改进建议

邢洁

（河套学院，内蒙古 巴彦淖尔 015000）

随着近几年大数据时代的到来，而大数据也被应用在高校日常管理的方方面面，很多高校通过大数据的运用，提升了人事档案管理的效率。而目前，我国高校人事档案管理的变革，成为了高校目前最应该考虑的问题。

一、高校人事档案管理意义

（一）有利于提升高校人事档案管理工作效率

首先，高校通过人事档案管理，大大降低了教职工的工作时间，同时提高了教职工的工作效率。第二，高校通过人事档案管理的运用，能够大大的促进管理层以及相关人员观念的更新，使得高校在日新月异的时代趋势中，紧跟时代的潮流，避免造成高校管理理念落后这一情况的产生。同时，高校通过运用更加先进的管理理念，也能够提升高校的核心竞争力，从而在激烈的竞争中立于不败之地。高校通过人事档案管理，不仅可以使得到的人事档案相关信息更加具体化，详细化，还可以通过更加详细的信息对于高校的管理层的决策给出更加专业的建议。同时，可以把人事档案部门的职能升级，使得人事档案部门从信息的提供者变成高校决策的参与者，大大减少了高校决策出现失误的风险，从而有利于高校长远的发展。

（二）有利于提升高校内部之间的沟通效率

在通过人事档案管理，通过更加发达的高校内网可以为高校同级或者上下级之间的沟通与交流构建新的平台，节约沟通成本，从而有利于高校提高竞争力。第二，人事档案管理有利于高校对于教职工的不同反馈以及建议进行分析、归纳与整理，有利于高校的管理层及时了解底层教职工的想法，并且可以使得高校最新的政策或者思想更加快速地传达到底层教职工，有利于贯彻高校的最新思想，有利于高校的长远发展。

（三）有利于高校挖掘需要的人才

在21 世纪，人才变得越来越重要，对于一个高校的发展来说，人才是不可或缺的。在大数据时代之前。一个优秀的教职工往往需要人事档案管理部门长期的努力，这不仅耗费了大量的人力与物力，也耗费了高校大量的资金，从而不利于高校的发展与扩大。而在高校人事档案管理改革之后，高校人事档案管理部门在通过大数据的运用之后，可以通过大数据系统更快的筛选出高校所需求的人才。从而避免了招聘面试大量的非高校目标候选人，节约了高校的运营成本与人事档案管理部门教职工的工作时间，从而使得人事档案管理相关工作人员的时间可以利用在其他更有意义的事情上。第二，通过大数据也可以快速筛选出对于高校满意度以及优先级较高的优秀教职工，通过大数据就可以完成双向选择的过程，从而节约了双方选择的时间。高校也能够获得更多优质的人才，从而为高校的发展添砖加瓦。

（四）有利于高校教职工培训

如果高校人事档案管理部门能够与大数据相结合，通过大数据对于高校内部的所有教职工进行评估。不仅能够提升对于高校内部所有教职工的了解程度，还有利于高校教职工内部的培训。首先，通过大数据，高校可以更加了解教职工的优点与缺点，可以针对性的对教职工做出培训。从而扬长避短，使得每一位教职工都能在更适合自己的岗位工作，最大化的发挥自己的优点，提升工作效率，从而为高校获得更多的利润，有利于高校长久的发展。其次，高校通过大数据还可以了解到不同教职工的深层次需求。高校在了解到这些信息之后便可以满足教职工的深层需求，通过满足教职工的不同需求来提升教职工的获得感与满足感，同时提升了教职工的高校归属感，有利于高校教职工提升工作积极性，从而提高工作效率。

二、高校人事档案管理遇到的问题

（一）不重视大数据的应用

目前，在一些高校中，高校管理理念相对老旧，没有跟上时代进步的脚步，还没有意识到人事档案管理与大数据相结合的重要性。高校的日常运营中，过分的追求经济效益的最大化，而忽略了高校人事档案管理的进步，对也造成了高校在人事档案管理过程中对大数据的利用程度不足。相对于信息化建设较为完善的高校，高校的工作效率低下，教职工之间的沟通不畅，这也造成了高校的运营成本增加，从而使得高校在21 世纪的市场竞争中处于不利地位，影响了高校的发展。

（二）人事档案部门教职工专业素质参差不齐

在一些高校中，由于管理层对于人事档案管理不够重视，所以忽略了对人事档案管理相关人员的考核。这也造成了人事档案部门的教职工综合素质参差不齐的现象。如果高校的人事档案部门相关人员对于人事档案理论知识了解不够，自然也不能跟上时代的脚步，贯彻落实高校的大数据建设。而且教职工素质参差不齐也造成了即使高校完成了人事档案大数据改革的信息化建设，也会由于教职工的综合素质不足而造成不熟悉系统、工作效率低下等情况，这些情况不仅大大浪费了高校的资金，也不利于高校长久稳定的发展。第三，由于一些高校中教职工的综合素质不高，在工作中并不能清楚地认识到自己的职责与义务，从而在日常工作中造成了相互推诿责任等不利于工作效率提高的情况，也大大危及到了高校的日常运营。最后，由于人事档案管理相关部门人员综合素质参差不齐，自然也不能为高校提供更加完整详细的信息数据，不利于高校作出更加完善的决策。

（三）高校人事档案管理机制落后

目前在互联网时代下，很多高校虽然已经对于人事档案管理有了相当的重视，开始实行人事档案管理的建设。但是，在很多高校中，高校的管理机制相当落后，尤其是在21 世纪，由于激烈的市场竞争，人才的流动性大大增加，这也对人事档案管理提出了更大的挑战。而且大多数高校落后的管理机制使得高校并不能够在短时间内迅速的完成人事档案管理的大数据建设与革新，建立全新的人事档案管理机制。同时，在很多高校中，并没有明确的教职工培训制度，从而也并不能够组成一只有相当专业素质的人事档案团队，在这样的情况下，如果盲目的进行高校人事档案管理建设，那么只能是适得其反。

三、高校人事档案管理改革的策略

（一）促进高校管理理念的更新

高校要想进行人事档案管理改革，首先就是要促进自身管理理念的更新。在21世纪这样一个信息化网络时代，高校应该跟上时代发展的脚步，及时的更新自身的高校管理思维。首先，高校的管理者需要对高校自身的情况有充足的了解，同时加强对人事档案管理革新的重视程度，确保高校在时代发展的浪潮中不掉队。其次，高校管理者需要更新自身管理理念，正确的管理理念不仅能够提升教职工的工作积极性，提升教职工的工作效率，也能够为高校减少很多不必要的运营成本，从而增加了的竞争力。最后，通过更加先进的高校管理理念，也能够明确不同部门职员的职责划分。使得教职工更加清楚自己的职责范围，从而进一步增加工作效率，有利于高校的长远发展。所以，促进高校管理理念的更新是高校人事档案管理大数据化改革的基础。

（二）通过教职工培训，增强教职工专业素质

在互联网时代来临之后，在高校的人事档案管理中，拥有一个综合素质较高，专业性强的团队十分重要，一个专业团队不仅能够使得人事档案工作更加高效的展开，而且由于教职工的综合素质提高，对于信息化的接受能力与程度也更高，从而也有利于大数据背景下高校人事档案管理改革的推进。所以在高校人事档案管理的过程中，高校应该更加注重自身教职工的培养。加强教职工培训，提高教职工的理论知识与对计算机网络系统的了解，从而使得高校人事档案管理大数据改革更加高效的推进。

（三）更新高校管理模式

在互联网背景下，高校的管理模式变得越来越重要。许多高校的管理模式已经相当陈旧，不再适用于新时代背景下的高校人事档案管理。如果高校不能在大数据时代及时更新自身的人事档案管理模式，那么结果只能是由于跟不上时代的脚步而被时代淘汰。所以，这就要求高校管理者在高校日常管理中及时更新自身的管理模式，尤其是提升对于高校信息化与大数据建设的重视程度。高校要更新管理模式，首先，高校管理者应该根据高校自身的发展情况，建立更加先进的管理制度。在新的管理模式中，高校管理者在制度中应该明确并且细化教职工的工作目标，通过创新的管理机制，使得教职工的工作目标具体到每天。这也就使得教职工清楚自身每天的工作量，从而合理安排工作与休息时间，由此大大提升了教职工的工作效率。

（四）完善高校网络系统

第一，完善的网络系统是实现高校大数据背景下人事档案管理改革的基础，通过高校的信息化，可以实现大数据信息在不同部门之间的流动与共享，使得各个部门都可以通过大数据来为高校的相关决策提出专业意见，从而实现高校决策系统的建立，使得高校决策失误减少，有利于高校的发展。第二，还能够使得不同部门之间的信息鸿沟减少。通过大数据网络，可以实现不同的高校，或者同一高校中的高校与不同部门之间的人事档案信息的更好的交流。这样可以使高校招聘到所需专业人才的时间与资金消耗降到最低，从而使得高校有限的资金可以利用到更多的领域中，有利于高校的扩张。第三，通过完善高校大数据网络系统，可以大幅度提升高校的资金安全。如果高校能够完善自身的网络系统，那么就可以通过网上在线支付的方式对于人事档案管理的相关支出进行支付，从而减少了在交易过程中的资金风险。总之，通过人事档案管理的建设，大幅度提高了高校的资金安全以及工作效率，从而大大提升了高校的竞争力。

（五）完善教职工激励机制

要想提高高校人事档案管理相关部门的工作水平，首先就是要完善教职工激励机制。因为高校的人事档案管理部门需要与高校各个不同部门相互沟通，这也对相关人事档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。那就需要高校在人事档案管理人员开始工作之前，签订相关的工作协议，明确不同人事档案管理部门人员的相关权利，职责，从而减少推卸责任，越权操作等违规行为的出现。此外，高校还需要建立明确的奖惩制度，并且建立相关完善的考核制度，并且将考核制度与人事档案管理人员的工资挂钩。如果人事档案管理部门的工作人员能够完成协议中的工作内容，那么高校便可以给予相关的奖励，鼓励人事档案管理的工作人员继续努力工作。相反，如果人事档案管理人员不能顺利的完成协议中的工作内容，甚至违法相关工作规定，那么该要对该工作人员进行相关的惩罚，比如扣除绩效工资等等。以此来规范工作人员的相关行为，减少高校不必要的损失，确保高校长期稳定的发展。

四、结语

总而言之，人事档案管理在高校中占据着越来越重要的地位，高校需要紧跟时代脚步，进行人事档案管理改革。通过改革，不仅能够大大增加高校教职工的工作效率，降低沟通成本，也有利于通过大数据进行高校教职工内部培训，提升教职工专业素质，最重要的是能够通过变革促进高校管理意识的更新。然而，目前许多高校在人事档案管理改革中依然面临着许多问题，比如：高校管理机制落后、教职工素质参差不齐等等。所以，高校要通过更新管理模式、加强教职工培训、完善教职工激励机制来推动人事档案管理的变革。