浅议大数据时代背景下人事档案对人才开发的作用

倪晶

（广州市南方人力资源评价中心有限公司，广东 广州 510000）

一、人事档案概述

（一）人事档案的内涵意义

人事档案是我国人事管理方面出台的一项重要制度，档案中详细记录了档案持有人的工作经历以及政治面貌、品德作风等内容，对于个人的转正定级、职称申报、办理养老保险等方面起到凭证、依据和参考的作用。从档案内容方面来看，人事档案相当于个人的全面信息介绍，其中包括了个人的大部分成长历程，在档案中重要的人生节点信息在档案中都会有明确的记录。具体包括个人的求学经历、在高校的成绩和专业技能学习情况、获得的奖惩情况、工作履历以及工作阶段的升职任免等情况。同时人事档案具有法律效益，档案中记录的信息都需要经过人事部门的考核和程序上的肯定，因此人事档案具有重要的使用和保存价值，加强人事档案管理至关重要。另外人事档案具备以下几方面特点，分别是全面性、现实性、真实性、动态性、流动性和机密性。因为档案具备的特点及法律效益，以及我国人事档案管理相关法律体系愈加完善，当前几乎所有的企业和事业单位在招收人才时，都会参考档案内容对人才的水平、职业素养、道德品质等进行考核。

（二）人事档案的服务途径

1.收集和完善人事档案的信息。

随着社会发展，人事档案的作用愈加广泛，随着国家政策的要求，人事档案与个人的职业发展及养老退休等关系愈加紧密，在对个人全面信息管理中发挥的作用愈加重要。同时档案信息内容不是一成不变的，随着个人的经历，档案中会逐渐添加各项信息内容，因此，加强档案信息收录和更新至关重要。在传统的经济体制中，社会就业机会相对较少，再加上大众的思想观念状况，人才流动现象相对较少，基于此，单位在开展信息收录和统计时相对方便容易，并不需要花费太多的时间和精力。随着经济体制进行改革，形成以市场为主导的经济体制，各行业经济发展活力得到激发，各领域逐渐扩展规模形成新的经营方式，市场的发展为人才提供了更多地选择机会，人才流动频率开始增加。到了大数据时代，人才的发展机遇数不胜数，职位或者单位变动情况十分常见，因此单位在统计人才信息时，难度增加，无法短时间内准确的记录获取真实信息，需要档案管理部门加强与其他部门的联系，如此才能有效地追踪个人信息变化。

2.人事档案信息数据精准查询。

随着人事档案相关管理政策逐渐完善，大部分单位在招聘、挖掘人才时都以档案信息为参考，尤其是国有企业和政府部门对档案信息的考核更加严格，基于此，在人才开发过程中起到关键作用的环节便是档案信息查询。由于人事档案具有机密性，所以需要按照相关规定进行查询。第一在查询档案信息时，需要出示有效证件或者有效工作文件。第二需要对前来查询档案数据的人员信息进行收集询问，做好记录，从而有效规避档案信息泄露风险。第三，确定来人是否具备获取相关信息的权限，并注意只提供涉及内容，无关信息不能予以提供，做好人员信息保密工作。第四准确核查待查询信息的机密程度，严格按照等级权限提供档案查询服务。

3.人事档案信息服务的个性化。

市场经济的发展，导致各行业中企业规模不断扩大，经营项目不断扩增，同时对人才的需求也呈现多元化变化，对人才的具体需求标准不同，招聘挖掘人才时着重考察的项目也自然存在差异，例如金融单位更注重人才的品德素养和专业技能熟练程度；公安部门对个人品质和职业经历等更为注重。不同的部门对人事档案信息内容关注的侧重点不同，但当前人事档案数据是按照相关的条目进行记录的，这导致相关单位很难个性化的调取查询所需的信息，因此为例更好地促进人才开发，应对当事人的档案信息进行重新加工和整理，从而为客户提供更具个性化的服务。

二、大数据时代背景为人才开发工作带来的利弊

（一）带来的益处

大数据时代的发展，为人事档案的管理等工作带来极大的便利，例如高科技技术研究理论和成果的应用，帮助构建数字化人事档案；大数据技术的应用，促进档案信息内容共享，提高了信息的利用率；电子存档的保存记录，便于信息查找，开放式的档案信息管理模式，为人才流动提供便利，信息平台技术的支持，帮助人员可以在短时间内完成人事档案交接和转存等。另外人事档案在大数据技术帮助下，在人才开发中发挥了更大的作用，帮助企业准确、迅速地将人员信息整理出来，便于往档案上添加资料。

（二）带来的弊端

大数据技术在为档案管理和人才开发带来便利的同时，也引发了一定的弊端，其中最为显著的便是信息安全问题。电子档案的普及，便于人们查找相关信息，但也带来了不可控的安全风险。现阶段网络防护工作仍处于研究阶段，无法确保全方位的信息安全，在受到病毒等恶意攻击时，会出现信息泄露或者丢失现象，另外也存在遗忘或者数据录入错误现象，这都为人事档案信息安全造成了影响。基于技术带来的弊端，在应用大数据等技术时，对相关操作人员的专业技能和职业素养等有更高的要求，但结合实际情况来看，人事档案管理人才缺口严重。

三、大数据时代背景下人事档案对人才开发的作用

人事档案在传统的管理模式中，通常只对本单位或者上级部门提供服务，在更新时，也以本单位人员为主，主要是对人才在本单位期间的德政勤绩廉状况进行记录，属于封闭式的管理形式，此种方式收集的档案信息存在不完整现象，使得档案信息无法得到充分利用，阻碍了档案共享目标的实现，而这是计划经济体制下的独有产物，对人才流动和人才配置造成严重的负面影响。在社会高速发展状况下，当前处于市场经济体制，同时科学技术得到大力发展，科技力量帮助企业拓展了新的发展领域，也导致人力资源市场的需求标准发生了变化。结合当前的大数据时代背景，创新型、技能多样化人才是关注重点。市场体制下，各行业之间竞争趋于白热化，为了确保自身在激烈的竞争中占据更大优势，采用多元化的方式吸纳人才。在此种背景下，人事档案信息相关要求发生改变，对其数据的完整性和真实性作出了严格的规定。另外人事档案发挥的作用越来越大，逐渐形成了社会全民化趋势，同时档案的作用得到更多企业的认识，调动、查阅档案成为常见任务，因此采用开放式档案管理制度是必然趋势。结合大数据时代要求，人事档案实现数字化、信息化管理是发展重点，现阶段大部分人事档案内容已经实现网络化管理，相关部门充分借助网络构建网上档案信息数据库，不仅有效实现信息共享也提高了信息利用率。同时网上档案数据库的建立对于流动人员而言有更大的帮助。最后人事档案信息逐渐公开化对于人才开发也极为有利，人事档案对个人信息记录较为全面，对于各企业而言，在选拔人才时可提供更为准确可靠的依据，进而保证人才选拔质量。

四、人事档案在人才开发活动中的具体应用

企业的发展离不开人才的帮助，为了更好地扩展自身经营业务项目，企业需要结合自身发展经营情况，制定人才吸纳计划，然后采用多种渠道挖掘人才，并结合公司发展战略需求对人才进行培训，在上述过程中，人事档案发挥了重要作用，因此合理运用人事档案对单位的人才开发工作有重要作用。

（一）人才招聘

招聘是企业合理挖掘人才的重要措施之一，尤其是国有企业和国家政府部门等机构在招聘人员时，人事档案都是重要的考核依据，查阅档案也是选拔筛选人才的基础工作。通常情况下，求职者通过多方面渠道了解招聘单位的基础信息和招聘要求，以及对招聘岗位设置的要求，然后对照自身条件判断相符程度，并决定是否参与应聘，从而在海量招聘信息中找到与自身情况最符合的工作岗位，更好地展示自身才华，在岗位中作出成就。在当前大数据技术广泛应用的时期，网络招聘平台数不胜数，为求职者提供了更为方便快捷的求职信息获取通道，同时招聘单位也可以从招聘平台快速了解求职者的基础信息，然后准确进行定位选择，与最为相符的人员开展交流，从而节省招聘时间。筛选出合适人选后，企业单位的档案管理部门会收集人才的档案资料，依据人事档案对人才的个人信息进行确认以及核实求职者的经历，从而更好地为招聘录取提供支持。

（二）人才培养

企业在发展过程中，会结合自身的发展需要，组织相关人员参与培训，提高员工的技能水平。例如在人员实际开展工作前的岗前培训，通过多种方式等让员工对岗位工作任务有更为直观地认识，对企业实际组成和部门结构等有一定的了解，这些内容可以帮助员工尽快融入集体，有效开展工作。另外市场发展中，企业之间的竞争日益剧烈，为了提高自身的核心竞争力，企业也会定期组织员工开展技能培训，尤其是当前处于大数据时代，新技术层出不穷，大数据被广泛应用到多个领域，比如财务、电子凭证等方面几乎都涉及大数据技术，因此开展培训教育有实际意义。随着社会的发展，培训方式呈现多元化发展，除了实地培训、实操培训外，还包括各种网上培训课程、网校教育等，培训内容几乎涵盖各行各业所需知识，通过这些方式，对实现人才德、智、体全面发展有重要作用。现今多种培训方式中，例如网课、培训班等可以出具有效的结业证明，这些信息都属于人事档案资料内容，可以将其添加到个人档案中，对于个人日后发展有很好的辅助效果。

（三）人才使用

人才使用过程中，企业的人力资源管理部门会对人员的档案信息进行管理，负责记录员工在本单位阶段的具体岗位、工作成绩、绩效考核、继续教育信息等多种内容的收录及管理，并根据这些信息内容对员工的能力和工作态度作出具体评价，因此人事档案是加强企业内部管控的有力手段。在企业中，完善的人才管理制度建立是人才开发的必要条件，其中档案管理制度是重要组成部分。企业多数都是通过实际调查和科学考核综合来对员工进行客观评定，同时根据结果不断调整人员组成结构，还可根据员工的实际情况进行岗位调整，将培养的人才安排在最合适的位置上，从而确保企业岗位人尽其才，为企业的发展作出真正的效用。尽可能地为企业节约人力资源成本，实现企业可持续发展。

（四）人才测评

企业吸纳人才后会通过实际情况判断人才是否符合企业的发展需求。因此企业通常都会制定科学、合理的绩效评定考核制度，并将其与员工的薪资待遇等相挂钩，从而加强员工的工作积极性。所谓的人才测评考核的具体对象不是抽象的人，而是个体的内在素质及其表现出来的绩效，通常分为人才测量和人才评价两个部分，通过综合评定结果对员工与企业的契合度进行判断，帮助企业加强对人才的深度了解，如今随着科学技术的研究进步，部分企业已经通过大数据技术进行人才分析，科学、客观地对员工的职位价值进行评定，从而在技术手段支持下，充分挖掘人才的潜在价值，为企业实现经济最大化奠定基础。

（五）职业规划

随着社会发展，市场经济体制为企业提供了更多地发展机遇，也为人才带来了多样化的选择渠道，较传统经济体制而言，人才有更多的方式和途径发挥自身的价值。例如网络营销、网上直播等新经济形式为人才带来了多样化的职业发展，同时也为员工的职业规划带来新的活力，而人事档案的不断完善，为员工的职业发展、自我未来规划提供有力帮助。

五、结语

综上所述，当前大数据时代背景下，充分发挥人事档案的作用对人才开发活动有极大地帮助，随着科技的发展，人事档案管理方式越发先进，同时也存在更多的安全问题，因此加强档案管理制度完善，加强档案信息化建设为企业人才选拔提供有力支持，另外档案信息化建设，实现了人才信息全覆盖，对促进社会发展有非凡意义。