资产设备编号的管理规范及解决方案

赵 玲，白志成，谭 鑫，陆 璐，陈一麟

（中国人民解放军火箭军工程大学，陕西西安 710025）

1 设备编号管理的现状及存在的问题

在学校正在进行智慧校园建设的大背景下，资产管理单位考虑到硬件服务器超出使用年限，数据库版本太低，教学仪器设备管理系统不能满足现在资产管理的需要，计划将原有的教学仪器设备管理系统进行更新换代。在建设全新的资产管理系统的同时，对设备自动编码系统进行需求设计，发现原有的设备编号不能很好地满足实际需要，于是先对设备编号进行规范编码。考虑到旧系统中的资产设备信息需要导入新的资产管理系统中，以及原设备编号如何能与新设备编号统一的问题，本文旨在解决设备编号编码、原设备编号与新设备编号匹配这两个问题。

2 新设备编号的编制目的、适用范围及适用责任

（1）编制目的：建立规范的设备分类编码标准，使设备分类编码有据可依，规范统一。

（2）规定适用范围：本规程适用于本单位内所有装备资产和教学资产的相关设备的编号。

（3）适用责任：设施设备室工程师：负责组织本规程的起草、审核、修订、培训、执行及监督工作；文件管理员：负责本文件的保存、归档、复制、分类、变更、回收及销毁；资产验收员：负责本规程的执行；各单位使用责任人：负责本规程的执行。

3 设备编号通常遵循的基本原则

原设备编号，如WXXA0001，它不仅在编码方式上过于简化，不能充分体现出设备的基本属性，而且在资产管理制度规范性上也没有形成成文的编码命名规范，造成管理上不科学、制度上不完善的现象。本文旨在建立完善的资产信息化管理系统的同时，进一步对设备编号进行规范编码，出台相应的制度文件。

编号有一定的基本原则，具体如下：

（1）系统性：编码组织应该具有一定的系统性，便于分类和识别。

（2）通用性：编码的结构要简单明了，位数少。

（3）实用性：编码要便于使用，容易记忆。

（4）扩展性：编码要便于追加，且追加后不会引起体系的混乱。

（5）效率性：编码要易于计算和处理，且处理的效率较高。

（6）成套性：成套给出制定的编码规范，以便于管理和维护。

（7）唯一性：一个资产设备编号在单位范围内唯一标识一个资产设备对象（物理个体）。

（8）稳定性：资产设备编号要相对稳定，一旦赋予，在满足唯一性的前提下，不得更改。一旦该设备报废、变卖和转出，该编号也随之作废。

（9）可扩充性：资产设备编号的结构应有足够的容量，以适应不断扩充的赋码需要。

（10）可操作性：资产代码的结构、赋码方法应便于赋码操作。

（11）可分类性：设备分类是设备管理的基础工作。统计、分析设备的构成情况和性能，可以更好地实行分级管理和重点维修。

（12）可识别性：设备编号主要体现设备所在部门、设备类型编号和设备的序号。

（13）可管理性：设备编号必须与设备一一对应。设备编号由设施设备室工程师统一编定。任何人不得擅自修改。使用部门负责对本部门设备的标签进行核对、管理。发现标签脱落应及时通知设施设备室工程师，以保证设备编号与设备的唯一对应。

4 资产设备编号结构及编码方法

4.1 资产设备编号结构（图1）

图1 资产设备编号结构

4.2 编码方法

资产设备编号结构如图1所示，由五部分组成，共14位，从左至右依次为：子单位简称（取三位首字母）+分类编号简称（取前两位数字）+购置年份（取后两位）+特殊属性标识（例如合同软件固定资产SFC）+流水号（XXXX）。各个部分含义的详细说明如下：

（1）子单位简称：各个学院、处、中心均采用中文首字母的前三位即可。

（2）分类编号简称：取分类编号的前两位。以《高等学校固定资产分类及编码（第三版）》为主，软件类的以《固定资产分类与代码》GB/T 14885—2010 和《无形资产分类与代码》GB/T 35416—2017 为准。软件固定资产用《固定资产分类与代码》GB/T 14885—2010 中的“20”，软件无形资产用《无形资产分类与代码》GB/T 35416—2017 中的“60”，其他固定资产用《高等学校固定资产分类及编码（第三版）》中的从“01”至“16”其中的对应分类编号简称即可。

（3）购置年份码：取购置年份的后两位，如2020 年，取“20”即可。

（4）特殊属性标识：特殊属性标识是根据本单位现有纳入管理的资产，用资产属性的英文首字母对其进行区别分类。总结了五类属性，分别是固定、无形、合同、硬件和软件。详细标识见表1、表2。

表1 特殊属性标识

表2 资产属性标识

（5）流水号：按照赋码时间先后顺序生成，在其他标识基础上唯一标识资产的物理个体，代码范围为0001—9999，并对各分类资产进行分别标识，原则上不会冲突，既保证了分类上的一致性，也便于分开统计，尤其对于软件资产的统计也非常方便。

5 设备编码方法的应用举例及好处

（1）举例说明。某单位WXX 于2020 年购买了一套合同软件固定资产设备，流水号是0001，则相应的资产设备编码是WXX2020SFC0001。

（2）该编码方法的好处：新设备编号WXX2020SFC0001 相对于原设备编号WXXA0001,在形式上主要增加了分类编号、购置年份、特殊属性标识3 部分，带来的好处有：新的编码规则更能充分体现资产设备的属性特点，增加资产设备的可辨识度，便于分类管理。例如软件类的资产设备编号，其标签通常与载体的设备标签紧挨着粘贴，使用责任人或者管理人员在资产清查时一眼就能看出该载体上的软件资产购于什么年份，属于哪一类的软件资产。

6 原设备编号导入新系统中产生问题的解决方案

对旧的教学仪器设备管理系统，“原设备编号”导入新系统中进行整合的解决方案如下：

在资产管理系统中增加“原设备编号”字段，旧系统中的字段信息和备注信息与新的资产管理系统中的字段信息进行匹配，如果有相同的字段信息自动导入新资产管理系统的字段信息中，不同的字段信息在新资产管理系统中体现在字段“备注”中。自动编码系统是嵌入到资产管理系统中，在资产录入时，系统会根据所填的除备注以外的字段信息，自动提取相关的信息自动生成设备编号。由于原设备编号中缺少的特殊属性标识的三位，无法从旧系统的字段信息中获取，故人为规定统一使用字母“AAA”代替。在新的资产管理系统上填写完所有字段信息后，最后在设备编号旁点击“自动生成”按钮即可。这种自动编码系统的好处在于所有字段信息都是资产录入时一次性填写，设备编号自动生成的。旧系统上是靠查找编码本，手动填写设备编号，而新的资产管理系统的自动编码系统大大减少了由于人为操作带来的失误，简化了流程，更智能化。

7 参考的设备分类号

整个新的资产管理系统中嵌入的自动编码系统采用了三套设备分类代码标准，分别是《固定资产分类与代码》《无形资产分类与代码》和《高等学校固定资产分类及编码（第三版）》。表3、表4 和表5 给出了需要使用的代码分类号。

表3 固定资产分类与代码（软件类）

表4 无形资产分类与代码（软件类）

表5 高等学校固定资产分类及编码（第三版）

8 总结

在研究资产管理系统的需求设计时，发现原有资产设备编号的编码方式有些不完善，于是想到要更新编码方式，使得新的设备编号能更直观地反映资产设备的类型、购买时间、基本属性。今后资产管理单位在进行资产清查时，或者其他单位在查找本单位自己的资产设备时都能从资产标签的设备编号中轻松地获得基本信息。