高职院校行政管理效能提升策略探究

陈叶香

摘要：高职院校的行政管理效能是确保院校常规工作能够稳定开展，提升院校教学效益与社会的重要基础。本文基于当前高职院校内普遍存在的行政效能提升需求的基础问题，从现状入手，提出相关能够促进高职院校行政管理效能提升的策略。

关键词：高职院校;行政管理;效能提升

一、前言

在当前的教育发展中，学校行政管理的开展是确保院校发挥出教育效用，培养人才作用的基本保障。行政管理涵盖着学校日常运转中的各项基本内容，既有着教学上的管理，也有着对于学生的管理，还提供着确保学校科研工作的顺利开展。高职院校当中聚拢了各个技术专业领域中的优秀教师人才，通过教学活动，培养一批批能够对社会发展发挥出积极作用的人才。可以说，学校行政管理的稳定性，是确保高职院校正常运转，发挥人才培育作用的基本保障。在学校行政管理之中，从事务性的管理到人员的管理，行政管理的内容也变得越来越复杂，相关行政管理人员不仅仅需要承担日益繁重的日常教学管理事务，确保学院、系部教学工作的稳定开展，还需要承担着日常常规工作之外的相关行政管理工作，如部分教务管理人员自身兼顾了院系办公室管理事务、常规的教学工作，这对于教务管理人员而言，带来了极为繁复与沉重的工作内容、事项与压力。又如院校的行政管理部门的工作分工不明确，跨部门合作的过程中，责任归属不清，导致不少大型工作都面临着开展的困难。

二、高职院校行政管理效能改进必要性

（一）高职院校内部行政管理的基本内容

高职院校作为教育领域的事业单位，其行政管理与事业单位的行政管理框架在本质上的相同的。所谓行政管理是在同一机关内部的人员管理，机关掌握工作人员的一般人事工作，保障单位内人员的待遇和资质，对人员进行考核，根据业务能力和表现进行奖惩晋升等。同时，行政管理还包括在事务性管理，按照高职院校的学校相关管理事务，开展行政管理。

从宏观上，高职院校的行政管理包括以下方面：

第一，对单位发展计划的制定。高职院校单位在教学管理与发展过程中，都有着其自身的目标，为了能够达成自身的目标，所以就需要高职院校内的相关行政管理部门能够制定明确的发展规划，以此确保发展目标的落实。

第二，对单位组织形式的调整。为了能够确保高职院校单位的正常稳健运行，就要求在行政管理部门发展过程中，能够对组织进行灵活地管理调整，尤其是要做到人员的绩效管理，借助于这种形式，能够确保高职院校单位内部组织的合理性以及人员的战斗力。

第三，对单位组织内部的协调。这一方面主要是指在高职院校单位的发展过程中，行政管理部门为了能够确保某一发展目标的落实以及相关政策法令的最终得到实施，而对相关部门或者相关人员所展开的一系列的协调工作。

第四，对内部组织的监督核查。为了能够保障单位发展目标的最终落实以及确保内部人员或者部门工作效能最终得以保障，就意味着在事业单位在行政工作的开展过程中，能够做到对人员或者相关部门的充分监督和核查，借助于这种形式，才能够确保人员或者部门工作的积极性。

从微观上，高职院校的行政管理包括以下方面：

第一，是學校常规的校务管理，主要是学校相关部门的基本工作与职责，如人事管理、财务管理、后勤管理、保卫管理等，主要是维持高职院校在具体运转中的相关基本管理性事务工作，是维持高职院校正常运转的重要管理工作。

第二，是高职院校赖以生存的学生事务管理，主要是面向学生的培养需求，针对常规的学生事务性工作进行管理，确保学生在校学习期间的相关正当需求得到满足，维持学生事务性工作的稳定开展。

第三，是高职院校的教学事务管理，主要是面向教师的教学活动，确保学校教学工作的正常开展。同时，也需要面向教师的相关科研工作开展相应的行政管理，提升高职院校的科研水平。

高职院校在职业教育体系当中有着重要的地位，开展有效的行政管理对于高职院校的发展有着重要的作用。

（二）高职院校行政管理效能提升的重要性

所谓行政管理效能，指的是在行政管理的过程中，行政投入与行政活动产出之间的比率，体现的是行政管理的工作效率，是行政管理的过程、效果、效率与效益的综合体现。在20世纪末以来，对于行政管理的相关研究与应用不断深化，行政管理效能也相应得到了行政管理的关注。最早的行政管理效能主要是在企业层面，继而延续到了政府机构与事业单位之中，而在教育管理领域开展行政管理，关注行政管理效能的提升，是在近年来才逐渐得到关注。

高职院校的行政管理效能，特指的是在高职院校的常规管理活动当中，其行政投入与行政产出之间的比值，涵盖了基本常规管理、教务管理、学生管理等方面的行政投入与产出比，是高职院校教育产出的重要管理效果，是衡量高职院校在教学上、学生培养上、社会效益上的综合体现。高职院校的行政管理效能与企事业单位的行政管理效能之间并没有本质的差异，核心依然是通过行政管理工作，在组织发展的过程中，通过相应的管理活动，维持各个工作之间的协同开展。

不过从当前的现状而言，目前，高职院校行政管理的价值已经得到了较为普遍的重视，但是也应该充分地认识到的是，行政管理工作是一项系统性以及科学化的过程中，而且，每一家高职院校单位都有自己的客观情况，因此要想实现对高职院校行政管理效能充分发挥，就需要不断加强对行政管理观念的创新。但是，从当前的客观情况来看，很多事高职院校行政管理观念还存在着明显的不足情况，可以概括为以下几个方面：

第一，一些高职院校在行政管理过程中，存在着僵化地套用现成的行政管理体系的情况。当前，随着管理学的日益成熟，各种管理理念也得以不断涌现，正是在这一背景下，一些高职院校开始套用较为成熟的管理体系。这虽然对于一些高职院校的行政管理能力提升，但是也不可能避免出现了生搬硬套、水土不服等情况。特别是高职院校自身存在一定程度的特殊性，常规企事业单位的行政管理理论并不能够完全地套用在高职院校之中。如果高职院校未能够完全地适应自身的单位特殊性，简单地开展行政管理的相关改进，便有可能造成高职院校行政管理不能够流畅地开展，导致效能下降的问题。要想实现更为理想化的高职院校行政管理高效能，就应该做到更为简练、更为精细化的管理措施。但是从客观上来看，高职院校存在着其自身运行发展的特殊性，一方面，它需要和一般的单位一样，积极地投身于教学事务之中，另一方面，它也需要为学生负责，同时也有着常规的日常管理工作。这就在一定增加了高职院校行政管理的复杂性，也正是因此，高职院校单位在展开行政管理工作的过程中，简单地套用常规行政方法并不能够有效地发挥出应有的高效能。

第二，一些高职院校单位在发展过程中，还存在因为专业化的行政管理人员匮乏的现象，所以在行政管理改革领域还出现了改革手段较为僵化的情况，甚至出现了行政管理工作开展力度不足，因循守旧的现象。在这种情况下，理想化的行政管理效能就难以实现。

第三，行政管理人员管理上存在不足，导致行政管理效能的下降。高职院校的行政管理有赖于不同岗位上的行政管理人员才能够顺利开展，确保常规工作、教务、学生事务的稳定。事实上，目前的高职院校行政管理只，相关岗位工作内容主要是呈现出“繁重”、“杂乱”、“责任归属紊乱”、“文书类工作要求多，时间紧、任务重”等具体的问题。学校行政管理工作的内容极为多元，不仅仅需要在日常的教务管理上面向教师与学生提供相应的教务服务工作，如课程的临时调换课、学生的课程选课等，常规性的日常教务工作已经占据了教务管理人员大量的工作时间。也有着面向校内外其他部门，开展综合性的管理工作等。如在教学事务的教务工作中，行政管理人员需要同时面向教师与学生，常规性的教务服务工作占据了行政管理人员大量的时间，特别是不少时候还会面临着许多突发性行政工作需要处理，例如师生临时性的教务服务需求，这种不在原有工作计划内的行政工作却是行政管理人员的本职工作，需要行政管理人员给予相应的处理。这种情况下，由于高职院校内部的对于行政管理人员的岗位分工与具体工作没有形成完善的体系，在内容繁杂的行政事务工作中，相关人员需要同时承担着不同模块的工作，例如负责考务的教务管理人员往往同时也负责学生的选课、教师的调停课工作;负责整体教学计划、教务组织、协调的教务管理人员还同时承担着院系教师的非常规性服务工作;负责考务工作的管理人員往往也需要负责学生的学籍管理;部分教务管理人员自身还兼任了专任教师的工作，不仅仅需要开展常规的教务管理工作，还要进行日常课程的备课授课内容。负责学生事务工作的管理人员，同时还需要肩负其他的常规性行政管理工作。在这种交叉管理的工作之中，高职院校的行政管理效能也受到了影响。

三、高职院校行政管理效能提升策略

（一）根据自身特点采取针对性改革措施

为了提升高职院校的行政管理效能，一方面高职院校自身应当结合自身的客观情况，对自身内部的行政管理发展需求，对在高职院校内部进行相应的行政管理改革。高职院校需要采取实事求是的态度，借此可以让自己的改革更为适合自身的发展需求，从而让全新行政管理制度能够更好地契合社会的发展。高职院校的行政管理改革应该和自身常规管理、教学管理、学生管理的特点上进行挂钩，根据不同的行政管理工作的特点，对现有的具体工作进行改进。高职院校的行政管理效能提升，需要从工具性手段上进行改革，而在改进自身行政管理流程与手段的基础上，精简工作流程，采用线上协同的工作模式，借助于数字化手段进行全面与深化的行政管理，使得行政管理的效果能够得到有效的发展。

（二）完善人员配置的支持

在积极展开行政管理效能提升的改革过程中，还需要积极地引入行政管理领域的专业化人才。目前，很多高职院校虽然已经认识到了行政管理改革的必要性，但是在具体的改革实践过程中，往往还存在着因为人才匮乏而无法实现灵活改革的情况，使得行政管理效能得不到有效提升。针对于这一客观情况，高职院校单位在发展过程中，应该积极引入行政管理领域的专业化人才，通过对相关人才的引入，能够在很大程度上强化高职院校的行政管理改革效率，由此为提升行政管理效能提供有效的人力支持，为行政管理效率的提升奠定更为坚实的基础。

（三）开展行政管理工作的有效分工

在高职院校的行政管理效能提升之中，行政管理工作的有效分工是促进效能提升的重要保障。就目前的情况来看，高职院校的日常行政管理之中，依然存在着较为突出的分工繁杂的问题，这需要学校、二级学院、系部针对当前的行政管理与服务工作内容进行相应的岗位工作分化，细化不同的岗位工作内容，降低行政管理人员所同时负责的事务性工作。

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