探析事业单位档案管理信息化建设中的问题及对策

辛向阳

（本溪日报社，辽宁 本溪 117000）

一、事业单位档案管理信息化的意义

（一）提升信息资源的使用效率

事业单位在档案管理方面加强对档案信息管理工作的重视程度，随着民生、文化、社会经济的发展，事业单位需要处理的业务逐渐增多，会在工作中产生大量的资料，需要建立档案，完成信息编辑与管理的任务。随着时间的推移，事业单位档案量逐渐增多，如果凭借现有的人力难以完成档案信息管理任务，针对这种情况需要快速调整工作模式，增加信息技术在档案管理中的应用程度，使用信息技术可以提高事业单位在档案管理方面的水平，强化其在档案收集、整理、分类、分析与导出等方面的能力，延长档案的使用年限，还能最大程度的利用有限空间，在完成档案管理各类任务同时，降低工作花费的成本。

在档案信息化建设过程中，应该发现电子档案具备诸多优势，与传统纸质档案相比更易保存，可以长时间存放，不用担心档案出现破损的问题。电力档案可以降低档案后续管理工作花费的成本，纸质档案不仅容易破损，同时在借阅过程中也容易出现遗失或损毁等情况。纸质档案因为资源呈现方式的原因，使用率低下，难以满足内部工作人员对档案信息阅览使用方面的需求。

电子档案可以降低档案管理在存放空间与维护方面的成本，延长档案保存时间，比如报社在工作中出现大量的报道与相关素材，此类内容可能对日后工作的开展有巨大的价值，提高内部信息的保存时间，可以为工作人员调取信息提供便捷条件。

（二）提升事业单位的服务质量

事业单位过往采用纸质档案管理方法，在档案管理期间花费大量的财力、物力、人力，同时会占用不少的时间。然而，在查询资料时不能围绕查询内容快速得到需要的资料，从纸质档案中查询关键信息存在较大的难题，经过大量繁琐的操作才可以得到需要的信息。以往很多事业单位在档案管理工作方面，安排大量的工作人员，负责档案收集、整理、核查与后续维护等工作，一旦人为失误会出现数据错误、内容失真或是档案遗失等问题，难以为事业单位开展工作提供帮助。在信息化档案管理建设过程中，使用技术手段可以实现电子化管理，建立电子档案快速查询信息，找到有用的内容。档案编制期间，使用信息技术可以同步录入数据，按照标准规范操作，引导档案信息管理工作朝一体化、标准化的方向发展。

在档案管理期间使用信息技术，按照档案存档需求建立信息管理平台，操控计算机便可以快速完成档案信息的整理任务。工作人员查询数据，档案管理人员只需要上机操作，便可以按照对方提供的关键信息快速找到文档，提高文档调取工作的便捷性。利用构建的信息化档案管理平台，可以实现信息资源共享，在得到单位领导同意后，便可以获得授权，可以在权限范围内使用档案信息，利用档案中的数据完成工作。事业单位在档案信息电子化管理的过程中，还专门设置了打印机，工作需要纸质档案时，便可以快速打印对方需要的资料，能够快速完成交互动作，节约使用者与管理者的时间。

二、事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案管理信息化人才匮乏

事业单位在发展中应该清楚信息化建设的必要性，在今后工作中会出现大量的工作信息，事业单位如果仍采用以往纸质管理的方法，直接增加档案管理人员的工作量。文档保存、管理与材料维护均需要花费不少的成本，随着资料数量的增加，还会增加档案管理工作的难度。事业单位应该快速调整工作观念，积极推进档案信息化管理工作，但是该项工作对档案管理人员在上机操控方面有较高的要求。研究我国大部分事业单位，存在工作人员老龄化的问题，单位内部人员年龄普遍偏大，接受信息事物的能力孱弱，面对信息化系统建设与管理方面的工作，会出现手忙脚乱的情况，不能良好的应用现代设备与技术完成档案管理任务。事业单位在发展中没有积极的推进档案管理信息化建设工作，出现业务能力偏低的情况。档案信息化管理工作，在录取标准与培训活动设置方面的工作情况不佳。

事业单位应该随着自身发展，不断吸纳青年才俊，优化自身的人力资源架构，但是由于其在人才聘用方面的制度不健全，没有招收到企业需要的档案管理人才。事业单位也没有良好的推进专业培训活动，档案管理人员在自身惰性下，没有积极的学习新出现的管理方法与信息控制技术，不能推动档案管理信息化建设工作。档案管理人员对信息化技术使用能力偏低，难以满足工作实际需求，最终形成恶性循环，难以提高单位档案资料的实用价值。

（二）没有稳定的管理平台

事业单位在档案管理改革过程中，推动其朝信息化方向发展，需要为其建立信息化平台，收集档案管理数据，完成档案资料整理与归档的工作。事业单位档案管理信息平台仍在建设初期，建设进程迟缓且没有展现出信息化平台在信息处理方面的优势，难以推动高效的进行。我国大部分事业单位设置的平台，在信息存储量与安全性方面均存在一定的问题，在关键要素没有达到规定指标的前提下，导致事业单位的系统不能相互衔接，降低档案信息管理水平。在互联网高速发展的过程中，事业单位没有结合自身实际情况调整档案管理信息化建设方向，抓住发展机会，所以在档案信息管理方面不具备良好的抗风险能力。

（三）档案信息保管方式不合理

档案管理会间接的影响到事业单位各类工作，应该清楚档案管理工作的执行情况，在电子档案大范围普及的过程中，需要快速调整纸质档案管理模式，将信息化技术在档案管理中的价值展现出来。事业单位使用电子档案的同时，还会利用纸质档案记录重要的工作信息，将纸质档案作为备份。结合调研得到的数据，事业单位推进档案信息化建设，没有找到合理的方式管理重要信息，对该类信息的安全造成不小威胁。事业单位没有随着档案信息化建设同步打造健全的管理制度，所以才会出现纸质档案管理与电子档案管理制度不协同的现象，致使很多档案损毁、遗失。档案信息一旦遗失，会直接影响企业活动的开展，对事业单位发展造成不小的冲击。

三、事业单位档案管理信息化建设问题的解决对策

（一）开展档案管理人员招聘与培训活动

事业单位应该调整过往的人才聘用制度，招收档案管理对口的专业人才。按照单位对档案管理提出的各类要求，设置人才需要掌握的技能、拥有的职业品质，将各类聘用条件转变为具备考核效用的指标。利用精确、全面的考察指标可以提高人才选拔与聘用工作的合理性，让新员工拥有完成档案管理工作的能力，壮大事业单位档案管理人才队伍，可以更好的完成单位内部在档案管理的工作任务。

在事业单位中档案管理人员全权负责档案管理工作，也是推动单位档案朝信息化发展的推动者，档案管理人员专业能力会直接影响到单位档案信息化建设效果。事业单位档案管理工作为良好的进行，需要快速建立专业的人才队伍，事业单位应该重视档案管理人员招聘与培训等工作，安排事业单位的档案人员参与培训活动，学习档案信息化建设需要掌握的知识与技术，增加对该领域内容的掌握程度，可以在工作中利用专业技能知识，解决实际问题。档案管理人员应该认识到工作的重要性，应该掌握档案管理信息化建设在不同阶段的工作要点，可以有针对的推进工作。

在人才培养过程中，应该提高工作人员参与培训活动的积极性，在开展培训活动的同时引入绩效考核。档案管理人员在培训活动中的表现均会作为考核的指标，将其自身薪资和职称与考核成绩联系在一起，增加档案管理人员参与培训活动的积极性。合理的设置培训活动，加强培训活动的管理力度，可以发挥培训活动在培训对象管理方面的教育效果。事业单位会定期开展培训活动，主旨是提高档案管理人员的专业能力，促使工作人员可以接触到该领域出现的新技术、新知识，可以利用掌握的技术完成档案信息化建设任务。

（二）在档案信息管理方面引入新技术、新设备

事业单位档案管理人员需要紧跟时代发展的脚步，为进一步提高自身在档案管理方面的能力，必须加强对档案信息收集、管理等工作的控制力度，在档案信息库中录入信息，强化档案信息库在数据管理方面的能力，事业单位需要给予档案管理部门一定的支持，满足档案管理部门更换设备的要求。档案管理信息平台的构建。需要软件基础设施与硬件基础设施，在此基础上才能挖掘信息技术的最大价值，确保档案信息管理工作可以高效、安全的进行。事业单位管理层需要分析档案管理部门反馈的信息，实际调查档案管理平台的运行情况，提供资金方面的支持。在充裕的资金下，按照档案管理信息建设需求，购置新型设备，使用先进的管理技术，更好的开展档案管理工作，为档案信息化建设提供基石，确保事业单位信息收集与分析方面的能力，可以满足内部人员工作需要，在档案信息化建设过程中为事业单位工作提供支撑。

（三）完善档案信息化管理制度

档案信息化管理制度直接影响到档案管理工作，应该按照事业单位在档案管理方面的需求，发现档案管理存在的漏洞，健全档案信息管理制度，完成纸质档案与电子档案的协同工作。完善档案管理制度内容后，应该保证管理制度可以落实到具体工作中，应该建立监管部门，监管档案信息管理制度的执行情况。动态追踪档案部门在信息技术方面的使用情况，及时发现工作存在的问题并给出解决方案，可以快速处理管理制度漏洞。另外，还会使用一岗双责制度加强监管力度，规范档案管理人员的行为，将信息技术在档案管理中的价值展现出来。

比如，事业单位离职交接制度不健全。档案管理人员负责档案采集、管理等工作，每个人员负责的工作存在一定的差异。如果出现人事变动或者人员离职的情况，需要保证离职交接工作可以良好的进行。出国深造、更换岗位、生病、怀孕等，均可能出现离职交接的情况，交接工作极为重要，关乎后续工作能否顺利的开展。当下发现事业单位因为离职交接制度内容不健全，没有按照完善的流程交接工作，可能出现重要档案没有备案的情况。事业单位应该在完善档案信息化管理制度的过程中，解决相关问题，加强对内部档案人员离职交接工作的关注度，制定健全、有效的制度，确保档案交接工作可以有章可循，在制度保障下良好的进行，不会影响到档案管理工作。事业单位可以学习先进单位的做法，本溪日报社档案信息化建设期间，在档案工作人员离职方面，制定详细、健全的流程，离职人员离开岗位前需要说明原因，留下联系方式，完成档案交接工作。如果后续本溪日报社发现档案内容不完整，可以联系到离职人员，解决相关问题。

四、结语

综上所述，事业单位在档案信息化建设中仍然存在一些问题，致使档案信息的价值不能良好的展现出来，为单位各类工作提供服务。事业单位决策、战略方案设计均离不开档案信息。因此，事业单位应该给予档案管理信息化建设足够的关注，应该随着工作的开展完善管理制度与日常章程，确保档案管理信息化建设可以良好的推进，为事业单位工作的开展提供助力。