新时代不动产登记档案规范化管理

毕丽艳

（乳山市自然资源局,山东 乳山 264500）

引言：

不动产登记档案作为原始性证明材料，其中所记录的纸质文字、数据图表等信息内容，不仅关系着权利人的合法权益，也对各项业务开展提供着重要支持，在当前形势下，将各项信息数据进行整合，完善档案信息数据库有利于提升档案的利用效率，为档案管理工作提供便利。通过档案规范化管理也能为大众提供更为优质的服务，增强各部门之间的协调性，实现资源信息共享，进而为档案管理创新改革提供更有利的现实依据。

一、新时代不动产登记档案规范化管理的重要意义

结合不动产登记的价值来看，可以为全国范围内不动产交易市场行程构建产权基础，与此同时，也能够适当挖掘不动产登记中所蕴藏的衍生价值，而进行规范化的不动产登记档案管理能够在为不动产权提供依据的基础上减少纠纷事件发生概率，进一步为大众提供优质服务。在新时代实行不动产档案规范化管理既是相关部门的工作职责，也是物权确认的一个重要依据，可以为登记业务办理提供便利，也是权利人证明自身权益的一项重要法律凭证[1]。综合来看，不动产登记档案在住房保障、户籍管理等各个方面发挥着不可替代的作用。不动产登记档案既包括不动产物权原始信息，也涵盖不动产登记簿以及登记材料等相关信息内容，其档案信息是不动产登记工作的一个重要基础，实现规范化的档案管理可以为不动产登记工作提供便利和支持，有效保障相关权利人的合法权益，也提升了不动产登记工作的效率。

二、新时代不动产登记档案规范化管理中存在的问题

（一）协调管理力度弱

结合以往不动产登记档案管理来看，工作人员档案管理意识、配套设施以及协调管理力度等问题阻碍了档案规范化管理，针对不动产登记档案来说，在法律基础上明确物权所有者合法权益，但是在实际工作当中，部分企事业单位缺少相应的管理制度，各部门之间的协调能力弱，使得档案管理没有形成规范化制度化的工作流程。在当前网络时代，档案数字化信息化管理是时代发展的必然趋势，但是受到资金以及技术等因素限制，部分相关部门基础设施建设慢，设备也没有及时进行更新换代，面对众多的不动产档案信息，单凭人工以及传统的设备仪器，同样不利于档案规范化管理。

（二）档案信息不完善

针对不动产档案登记管理工作来说，需要记录完善的不动产登记信息，工作专业性强，人员任职要求较高，但是由于部分因素导致，在工作交接时缺乏完善的交接过程，不动产登记档案在备案移交等过程中易出现纰漏，也会给后续档案利用带来影响。结合不动产领域来看，住建、国土、农林业等涉及范围较广，业务分类也相对复杂，所以在整合各项信息资源时也存在较大难度，档案多部门存放的现状无法为实际工作提供便利[2]。此外，不动产材料的不完整，数据缺乏准确率也给档案管理带来了极大难度，不仅危害权利人的权益，相关职能部门信用也会受到较大影响。所以在实际档案管理工作当中，相关工作人员要对土地性质、房屋用途等各方面信息进行有效记录，确保档案的准确性以及完整性，为建立和完善档案数据信息库提供支持。

（三）管理制度不健全

不动产登记档案涉及信息众多，包括日常各项业务中的档案资料，也包括来自农林部门、房管部门等处移交的信息资料，在面对庞大的档案信息资源库时需要按照规章制度来进一步明确职责与工作部署。但是结合现实来看，不动产登记档案管理工作的主要职能部门为自然资源和规划部门，虽然解决现代化城镇建设中住房拆迁安置以及房地产交易等问题。但综合来看，其档案管理涉及众多部门，部分职能部门机制不健全，资料信息收集力度弱，也缺乏全面的监督管理，以至于给不动产登记档案管理带来了消极影响，所以在当前形势下，加强统筹管理力度，完善档案管理格局是实现档案管理规范化的一个重要前提条件，需要结合档案管理现状来进一步完善和改进。

（四）信息共享水平低

不动产登记档案工作的涉及范围广，也具有较强的灵活性，在房地产事业繁荣发展阶段，不动产交易数量以及次数的增速过快，权属变更也成为了常态化现象，所以这就需要档案管理工作能够具备一定的实效性，也要确保档案信息的完整性与真实性。但是结合实际工作来看，交易次数多，信息变更不及时的现象偶有存在，极易导致产权纠纷等问题，所以这就需要各部门之间能够加强协作，实现信息资源共享，相关工作人员要结合国家当前的相关政策来明确工作目标，及时调整工作方向，在实际工作当中，也要不断提升个人档案管理意识，运用技术手段来提升档案管理工作效率。

（五）数字化管理水平低

在当前时代背景下，借助于信息技术大大提升了不动产登记档案管理的效率，但是也给档案管理中的各个环节带来了相应的挑战，各工作环节得以精简，但是在档案信息登记完成后缺少有效的对接与整理，档案利用效率没有得到有效提升。业务部门在完成登记后并没有与档案管理部门达成进一步合作，存在业务与档案管理相脱节的状态，在推行以及落实“无纸化办公”过程当中，电子信息档案的归档与整理还需要进一步规范，同时在纸质档案向电子档案转化的过程中也需要加大流程的监管力度，将不再适用的档案信息及时剔除，也要加大档案信息的完善力度，如此才能够进一步达成规范化的管理目标。

三、新时代不动产登记档案规范化管理策略分析

（一）加强协调管理力度

新时代实现不动产登记档案规范化管理应当加强各部门协调管理力度，依据档案管理工作部署来划分权责，将各类分散档案及时进行整理和归档，构建和完善档案信息数据库[3]。同时，相关人员也要认识到档案编研工作在当前的价值意义，要逐步拓宽工作思路，提升档案资源的利用效率，实现静态档案信息资源动态化的管理以及运用。通过馆内外多方合作，来丰富不动产登记档案内容，在统筹管理下，让档案管理朝着信息化智能化的方向转变，进一步提升档案管理的工作效率和质量，与此同时，也能为大众提供更为便捷的服务，将档案编研成果运用到各项业务当中，在为其提供有力的参考依据时也能够体现档案资源的实际价值。

（二）完善档案管理信息

新时代实现不动产登记档案规范化管理应当保持档案信息的实效性，不断完善档案信息资源，这就要求相关工作人员能够具备现代化档案管理理念，保持工作态度以及工作方式的先进性。在已有的档案管理系统中逐步完善不动产登记电子档案管理模块，实现自动化储备以及智能化管理，要根据实际情况来完善档案移交、查阅等相关制度，将各类信息进行有效整合，在档案管理系统基础上来提升档案的利用价值。与此同时，也要加大相关工作人员的培训力度，让他们能够以现代化的工作意识来胜任岗位要求，以专业的素养为大众提供优质服务，让不动产登记档案管理工作能够符合当前时代的发展要求。

（三）健全档案管理制度

新时代实现不动产登记档案规范化管理应当健全档案管理制度，为档案管理工作实现规范化科学化管理提供制度保障，明确档案分类标准依据实际情况来形成档案管理规范化流程。在具体工作当中，要依据《中华人民共和国档案法》、《不动产登记暂行条例》等相关法律法规来完善相关制度，按照明确的制度规范来开展日常工作[4]。与此同时，不动产登记档案管理工作也要实现动态灵活的管理方式，以此来进一步保障大众的合法权益，实现档案管理与业务管理的无缝对接，依据业务活动的变化调整来实时更新相关档案内容。对于各部门所涉及到的档案信息要统一规划部署，落实相关权责，也要逐步强化工作人员、产权人、档案管理人员的现代化档案意识，实现良性沟通，以此来为档案资源完善和利用提供支持，也为档案规划化管理奠定良好基础。

（四）提升工作人员素质

新时代实现不动产登记档案规范化管理应当不断提升档案管理人员综合素质，工作人员作为档案管理的执行者，其管理能力以及水平直接影响着档案管理的实际效果，所以当前要构建一支专业能力强，既具备档案管理能力又明确业务流程的人才队伍。在日常工作当中，要逐步提升工作人员的政治素养以及文化素养，贯彻落实为人民服务的工作理念，明确档案管理工作相关法律规定，及时把握当前国内外档案管理工作动态，吸收借鉴先进的档案管理经验，也要不断创新档案管理意识以及管理技术，不断提升个人管理水平。与此同时，也要加强档案管理人员的培训力度，人才作为推动档案事业发展的推动力，需要相关企事业单位为其提供一个广阔的发展空间，在培训当中，要融入管理学、档案管理学、科技档案管理学等专业内容，也要将当前档案管理的相关政策落实其中，帮助档案管理人员巩固档案管理基础，提升其综合素质，为后期工作环节打下良好基础。

（五）实现数字化管理

新时代实现不动产登记档案规范化管理应当顺应时代发展趋势，实现数字化档案管理，档案管理部门应当有效利用大数据、云存储等技术，优化档案信息资源，也能够实现智能化的管理方式。在具体工作当中，要将传统纸质档案进行数字化整理，通过OCR 识别技术来进行图像到文字的转化，实现档案的全文检索，在不动产登记档案管理系统基础上，对接档案管理系统与业务系统，借助于大数据思维来进行档案的管理与利用。与此同时，也要不断引进信息化人才，加大人才的培养力度，让他们能够参与到不动产登记档案数字化管理这项系统工程当中，不断提升人才的信息应用技术、档案管理水平以及职业素养。在日常环节开展信息技术、服务理念、档案管理等各个方面的培训工作，通过追踪反馈平台来及时掌握人才的成长进度，以此来适应当前不动产登记档案管理工作中的新要求，也能应对档案管理工作中的各类变化。

四、结论：

综上所述，新时代实现档案规范化管理应总结以往工作环节的重点问题，以此为依据来逐步完善和创新，要在工作中加强各部门之间的协调力度，进一步实现资源共享，逐步完善档案资源信息。与此同时，也要依据国家当前现行的档案管理条例来健全档案管理制度，通过职业素养高、专业技能高、管理意识强的人才队伍来为档案规范化管理提供保障，也在信息技术的支持下实现数字化智能化的档案管理方向，以此来为档案事业创新发展创造优势条件。