《档案管理学》教学实习视域下农业高校档案管理工作所存问题及对策研究——以青岛农业大学档案馆为例

王 珩

（青岛农业大学 山东·青岛 266109）

档案管理学是理论性和实践性很强的应用学科，要求学生通过实习，将所学专业知识与档案管理工作或办公室业务工作实际紧密结合，将专业知识转化为专业工作技能与能力，为毕业后从事档案工作或办公室工作奠定一个良好的基础。通过实习，让学生进一步了解社会，了解有关专业领域的现实情况，找出自己与社会需求之间的差距，明确今后努力的方向。

高校档案是指过去和现在的高等学校及其所属的单位和个人在从事教学、科研、教学管理和其他各项活动中直接形成的有保存价值的文字、图表和声像形式的历史记录。档案管理的内容如图1所示，主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用。

图1：高校档案馆档案管理流程图

1 青岛农业大学档案馆档案管理工作的现状

2010年4 月，青岛农业大学档案室更名为青岛农业大学档案馆。2014年进行了改造搬迁工作，档案馆的环境条件使档案保存、管理有了很大的提高和改善。

1.1 基础设施愈加完善

截至目前，档案馆的总建筑面积为608平方米，其中档案库房面积为518平方米，阅档室28平方米，办公室62平方米。库房内设置了档案柜、密集架等档案存储设施，并且配有空调、吸尘器、复印机、扫描仪、光盘刻录机、空气消毒机和除湿机等专用设备（如表1所示）来辅助档案的保管和管理工作。经过多年的发展和完善，青岛农业大学档案馆基础设施愈加完善，基本能满足档案管理工作的需求。

表1：青岛农业大学基础设施数量

1.2 出台多项规章制度

档案馆以《档案法》《山东省档案条例》《普通高等学校档案管理办法》等为基础，结合自己学校实际情况，陆续出台了多项规章制度。《青岛农业大学档案管理办法》是学校档案馆总的管理办法，里面规定了一些档案基本管理办法。对于学校而言，教学是重点，所以档案馆针对教学档案专门制定了《青岛农业大学教学档案管理办法》。在档案分类方面，青岛农业大学制定了《青岛农业大学档案实体分类方案》，有自己独特的分类方案。根据分类不同，档案资源载体不同，档案馆出具了严谨的档案规范，制定出《青岛农业大学党群、行政、教学、科研、产品、外事、出版、财会、声像、人事、学生档案等档案工作规范》。在档案保管、保密、借阅、统计、鉴定、转递等方面都制定了严格的规章制度。档案馆制定的一系列规章制度使档案的管理、分类、保存、使用等方面都有法可依，有章可循，档案管理工作越来越规范化。

1.3 数字化建设逐步推进

档案数字化建设是指利用网络信息技术，如数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案等信息资源进行管理以及为师生和社会提供服务，进而提高档案管理工作现代化水平，加速实现档案管理现代化的进程。目前，青岛农业大学档案馆的数字化建设已初具规模，但是发展水平较低。首先青岛农业大学数字化建设将案卷目录、归档文件目录输入计算机系统，建立了档案基本目录数据库，但是卷宗资料内容还没实现数字化，档案馆内的资料主要还是以文本的形式进行归档立卷保存，纸质还是主要的载体形式；其次，青岛农业大学依靠自身的校园网，实现了档案馆在线人工服务和自助服务，每年毕业生想查询自己的档案去向，就可以登录青岛农业大学档案馆机构，自主查询，大大减少了档案管理工作人员的工作量，也方便了学生查询，但是学生的学籍档案并没有实现数字化，若因学习深造、工作升职等原因需要提供学籍档案时，利用者还是需要去青岛农业大学档案馆内查询，网上并不能满足利用需要；最后青岛农业大学为加强档案馆的网络化、自动化管理，加速数字化建设，购进了“南大之星”档案管理软件。

1.4 档案馆工作人员结构

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。随着高校发展的需求，档案管理人员的专业技能要求越来越严格，熟练程度要越来越高。青岛农业大学档案馆经过多年的发展，管理人员的综合素质水平相对较高。如表2所示，馆内现有5名专职档案管理人员，其中女性有4名，男性有1名，女性管理人员占大多数；年龄都是35岁以上，其中45岁以上4人，年龄偏高；学历方面，平均水平较高，1名博士研究生，2名硕士研究生，2名本科生。馆内工作人员平均学历水平较高，但档案管理专业出身较少。

1.5 编研成果丰富

档案馆工作人员充分利用馆藏档案资源，先后编写了《青岛农业大学大事记》《青岛农业大学机构组织沿革》《青岛农业大学年鉴》《青岛农业大学校庆材料汇编》《校园精神文明建设文件汇编》《机构与人员一览表》《青岛农业大学全宗介绍》《校史简编》《各种数字汇编》等多种编研材料。档案馆丰富的编研成果对档案信息的利用起到了较大的推动作用。

2 青岛农业大学档案馆档案管理工作存在的问题

2.1 档案保管条件需继续改善

2.1.1 设备数量相对较少

实习中调查发现，档案馆内档案柜数量为75组，密集架为67组，随着高校招生规模的逐年增加，档案柜和密集架数量也需要逐渐增多，同时也需扩大库房面积。吸尘器、扫描仪和光盘刻录机都仅有一台，工作量较大或者机器出现故障时，会出现耽误工作的现象。

2.1.2 部分设备较为落后

档案保存需要特定范围的温湿度，实习中发现，档案馆有除湿机、空调、温度计和湿度计等设备，工作人员也进行日常的温度和湿度的监测工作。档案馆冬季较为干燥，馆内缺少增湿机。在防火方面，档案馆有传统的消防设备和防火卷帘，但防火装备自动化程度不高，灭火设备完全需要人工操作。由于档案库房处于一楼位置，并有电梯入口，档案馆安装有常规的监控装置和防盗门，如遇停电等事故时，仍存在一定的安全隐患。另外，档案馆缺少缩微拍照设备、字迹显示仪和缩微品阅读复制设备。随着档案的逐年增加，破损档案和字迹模糊档案也会逐渐出现，档案馆也缺少一些修复设备和人员。

2.2 规章制度的执行不严格

青岛农业大学档案馆管理制度较为完善，但是在制度执行能力和保障力度上还有所欠缺，实际运作中落实不到位。

档案馆根据工作的需要和实际操作过程中发现的问题依次制定了《青岛农业大学档案管理办法》《青岛农业大学教学档案管理办法》等一系列档案工作规章制度，并对档案管理的运行操作做了详细的说明和具体的分工。但是在档案管理的实际运作中，有的档案管理制度并没有很好地执行下来，一是专职工作人员少，并且档案管理专业人员较少，只能做一些常规性的工作，缺少档案管理的创新；另一方面是档案馆中有一部分是勤工助学的学生作为兼职人员，兼职人员缺乏对档案馆制度的深刻了解；最后，师生利用档案时，有的不注意保护档案资源，或者在无意中违反档案管理的规章制度。所以档案馆制度要执行落实到位，还需要全体师生的共同努力。

2.3 管理人员结构不合理

2.3.1 档案专业人员太少

学校档案馆配备的专职的档案管理员较少，尤其是缺乏精通档案专业管理的人员。档案馆中专职档案管理人员中毕业于档案专业院校的人数只占14.3%。所以，虽然现有档案管理人员的文化水平虽然较高，但真正掌握高校档案管理知识的人不是很多。青岛农业大学档案馆工作人员大多数没有经过专业的档案管理知识培训和实践，对于档案的收集、整理、归档、上架等的流程，仅仅根据青岛农业大学档案管理制度及以往的经验来操作，缺乏工作的创新性，档案管理的方式过于僵化。有些工作人员也因为对档案工作重要性认识不足，应及时收集的而没有收集上来，收集上来的有的只是将材料简单的放入档案盒中，没有科学的整理归档，这容易导致档案的错放和丢失，给学校档案馆的建设造成不必要的损失。

2.3.2 年龄总体偏大

由表2所知，35岁以下的档案管理人员一个也没有，而45岁以上的管理人员占80%，严重偏老龄化。年长者虽然严谨、稳妥，但是他们的思想较为固化，难以接受新的理念以及新的管理方式。另外年长者一般对信息技术知识较为缺乏，并且相比较年轻人来说，他们接收新知识的能力也较为一般，这不利于档案数字化的建设，甚至阻碍档案数字化进程的加速。

表2：档案馆工作人员结构

2.4 档案数字化建设程度不高

2.4.1 缺乏高素质的数字化人才

随着档案事业的急速发展，档案的数量与日俱增，各地区的档案馆现代化管理水平也越来越高，在数字经济时代，数字技术是发展的重要引擎，以数字化为基础的现代档案管理对档案馆的员工队伍也提出了更高的要求，档案管理工作人员不仅需要具有档案管理的专业知识，而且更需要掌握信息化技术的多学科专业知识人才。目前来看青岛农业大学档案馆比较缺少同时具备信息技术和档案管理的专业人才，致使档案数字化水平停滞不前，许多档案馆引入了较为先进的档案管理软件，但熟练应用的员工极少，导致档案馆的数字化建设举步维艰。

2.4.2 技术不成熟

随着社会发展档案馆从传统向数字化的转变越来越快，逐渐用计算机技术代替了传统档案的管理方法。但现在档案的数字技术还不成熟，还存在较多的问题。比如：档案的保密工作，传统的档案管理的首要任务是安全保护，但电子环境中档案安全保护的任务除了防止泄密以外，还需要防止数字信息的丢失、不可用和失真。由于磁性和光学载体存储密度高，仅仅一张磁盘或光盘的丢失可能意味着成千上万份档案的丢失。另一方面是网络的快速和便捷在为师生利用档案提供方便的同时，也为泄密、修改和删除等非法利用提供了方便。档案的数字化依赖高新技术的支持，数字化的档案需要信息共享、需要网络传递和海量的存储，这需要强大的技术支持，目前青岛农业大学档案馆内暂时缺少这样的信息技术人员。

2.4.3 缺少资金支撑

近年来，高校师生越来越认识到档案的重要性，高校档案馆愈加完善，但由于档案的信息化功能，不能直接产生经济效益和成果，在学校的资金投入方面，档案馆建设的投入和教学、科研相比力度要小得多。档案馆的数字化建设需要大量的人、财、物的投入，这些条件不能得到满足，档案馆的数字化建设程度难以得到保证。

2.5 档案资源未得到充分开发利用

档案管理的最终目的是为了更好的开发利用。教学实习中发现档案馆的档案信息未得到充分的开发利用。一方面由于当今获取信息的便捷性和师生对档案馆储存信息的不了解，较少主动去档案馆查阅信息；另一方面考虑到一些档案信息的保密性，目前青岛农业大学档案馆还不对外开放，这在一定程度上也限制了档案信息的利用范围。

3 解决青岛农业大学档案馆档案管理问题的对策

3.1 加大资金投入，完善档案馆硬件设施

更新和完善档案馆硬件设施，是档案得到良好保存的必备条件。一完善安全防范设施设备。包括入侵报警系统、视频监控系统、自动消防报警和消防联动系统、自动灭火系统、应急照明系统等。二完善档案防护设施设备。包括温湿度调控设备、机械通风设备和档案消毒杀虫设备。三增加传统保护技术设备。包括仿真复制、修复和装裱设备。

3.2 加强依法治档、增强师生规范用档意识

档案是高校发展的记录和见证，对档案进行良好的管理是推动自身发展、提高科研能力的重要内容。高校档案管理工作如何适应新的挑战和机遇,更好地服务于高校各项工作，是新时期高校档案馆所面对的新任务、新课题。档案管理人员要加强对档案管理工作的认识，严格贯彻和落实好档案馆的各项规章制度，及时督促各个学院及行政部门按时对每个学期的档案资料进行归档上交，对于不按时上交档案的部门和存在问题的档案及时的联系档案整理人员。同时，通过各种媒介宣传档案管理的各项制度，让师生能够详细准确地了解档案管理制度和条例，依法规范用档。设立“档案开放日”，让更多的师生了解的档案，形成“我为档案，档案为我”的良好氛围。

3.3 提高专业管理水平，加强队伍建设

档案管理要求管理人员具有良好的专业素养和责任意识，针对青岛农业大学档案管理人员具体情况，需要适当思维灵活、年轻有活力的工作人员。另外，档案管理人员的招聘过程要科学化，聘任有高的素质和专业水平的档案管理人员。最后，为了更好执行学校档案的管理制度，胜任高校档案管理工作，青岛农业大学应根据国家对高校档案管理的要求，定期对管理人员培训，使他们及时接触先进的管理理论、手段和方法，提高档案管理效率。

3.4 加速推进档案信息的数字化

利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。青岛农业大学档案馆目前已完成档案目录信息的数字化，但还没有完成档案信息的全部数字化，包括把纸张、照片、声像档案等全部转化为数字化信息还有许多工作要做。

3.5 加大宣传，拓展档案利用途径

为了拓展档案利用途径，最大程度发挥档案的利用价值，扩大档案工作的影响，档案馆应加大档案的宣传工作。档案馆通过举办档案展览或在档案馆内设立长期的展览室，并且为让查阅者一进入档案馆就对档案的种类和如何查阅有一个基本的了解，档案馆应设立陈列柜，详细介绍档案馆的珍贵资料、档案的基本分类和借阅流程等，更方便师生的利用。