浅析档案管理与大数据的安全融合

王燕青

【摘要】：在我国科学技术不断发展的背景下，各个行业在實际发展过程中都开始运用一些先进性科学技术，这对行业生产效率的提升有着很大的帮助。在这个过程中，相应的机关事业单位也开始在档案管理中与大数据进行安全融合，这可以在提升档案管理整体水平的同时，进一步简化机关事业单位的工作复杂性。基于此，本文在阐述大数据对档案管理所产生的影响同时，对大数据背景下档案管理所存在的问题也进行了分析，并总结了档案管理与大数据的安全融合策略，以期可以为机关事业单位档案管理工作的开展提供一定积极建议。

【关键词】：档案管理;大数据;安全融合

引言

现阶段，在网络经济时代到来后，我国各机关事业单位的发展也受到了大数据背景的影响，而机关事业单位的档案管理工作在实际的开展过程中也面临着大数据背景的影响。为此，机关事业单位就要对其现状进行分析，后续加强大数据与档案管理的融合，进而提高档案管理的整体水平。

一、大数据对档案管理产生的影响

实际上，大数据时代的到来对机关事业单位的影响分为两方面，一方面是有利影响，这主要体现在大部分机关事业单位由于人员的调换等原因，档案管理工作的强度比较大，而相应的工作人员自身的工作复杂性也比较大，在这个过程中如果相应的工作人员重视大数据背景下各项先进性技术的运用，这会在一定程度上提升档案管理的准确性，而且先进性设备的运用可以将数量较大的信息量进行收集与处理，这在一定程度上降低了相关工作人员的工作强度，同时还可以增强档案管理工作的安全性，这可以提高档案管理工作的整体质量。但大数据时代的来临也给相应的机关事业单位的档案管理带来了一定的挑战，这主要体现在大部分机关事业单位的机制已经形成，一旦运用大数据来进行档案管理工作，机关事业单位以往的机制就需要进行改革，这无疑对机关事业单位的后续发展给予了一定的压力。与此同时，大数据背景下档案管理也更加注重网络化、精确化，这使得档案管理工作人员的能力要求有了一定程度提升。最后，由于网络化的缘故，许多的个人信息、机关事业单位数据等都会变成电子数据，这会使个人信息、机关事业单位档案管理的相关数据安全性的得不到保证，同时信息数据的更新速度非常快，这也对机关事业单位的硬件设备提出了很大的挑战。

二、大数据时代背景下档案管理存在的问题

1.管理精度较低

在机关事业单位逐渐开始重视档案管理与大数据安全融合的同时，在实际工作开展过程中，一系列的问题也开始显现出来，其中比较突出的问题即档案管理的精度比较低。这主要是因为一部分机关事业单位尽管已经开始重视了大数据与档案管理的安全融合，但在实际的工作开展过程中并未对自身档案管理工作现状进行分析，在实际工作开展过程中没有结合实际。在以往机关事业单位的档案管理工作中，由于档案管理涉及到人员档案、规划档案、财务档案、工作档案等多个内容，而且这些档案大部分都是纸质版，在工作人员实际的档案信息收集过程中存在着信息量较大的问题，而相应的工作人员常常是要求在较短的时间里完成这些信息的收集，这无疑加大了工作人员的工作复杂性，加之工作人员自身的精力有限，在实际的工作过程中很容易出现错漏问题，这降低了档案管理工作的精度，这对后续工作的开展有着很大的不利影响。

2.管理效率较低

在机关事业单位的运行中，大部分机关事业单位在每年都会有新进员工档案的处理，同时也还存在一些调动员工档案的处理，在短时间内常常会生成大量的档案，而相应的档案管理人员快速对档案内容进行梳理，才可以确保整个档案管理工作流程的有序性。但在相关工作人员的实际工作过程中，由于数量庞大，且受到传统档案管理工作流程的影响，在以往的档案管理工作中一般需要进行档案收集，后续还需要进行档案的审核与录入，在完成后则进行档案存放与档案信息展示，在这个过程中往往需要多个手续，这需要耗费工作人员大量的时间进行档案查找，这不仅增加了工作人员的工作量，同时也造成档案管理效率低下的现象，这也降低了档案的应用质量。

3.管理方法落后

在大数据背景下，机关事业单位在档案管理工作中还面临的问题即管理方法比较落后，这主要是由于大部分机关事业单位中的档案管理工作的重视程度不高，相应的领导人在档案管理工作中依旧还是要求工作人员延用以往的管理方法，但这种管理方法比较落后，难以满足现今档案管理工作量逐渐增大的要求。在实际的档案管理工作中，一些机关事业单位并没有监理专用的档案电子管理系统，在实际的管理过程中还是需要工作人员手动输入档案简要信息，在后续的档案查找过程中由于信息没有得到及时更新，这会导致档案管理的准确性较低，同时也难以保证工作人员开展大批量档案管理工作的效果，这直接限制了档案管理系统的进一步发展。

三、档案管理与大数据安全融合的策略

1.硬件系统建设

在大数据背景下，各个行业在发展过程中对各类先进性技术措施也进行了广泛性运用，这在一定程度上提升了机关事业单位的生产效率，随着机关事业单位的人员数量不断增加，其在档案管理方面所面对的压力也在逐渐加剧，这对机关事业单位档案管理工作的开展提出了更高的要求。针对这一情况，相应的机关事业单位要确保档案管理工作的有效性，就需要对大数据背景下档案管理所面对的影响进行分析，采取合理、有效的策略予以应对，在实际的档案管理工作中加强硬件系统建设，监理专用的信息化系统，同时还要更新各类办公电脑，要实现对档案的自主收集，这可以完善档案管理工作，也可以实现档案管理与大数据的安全融合。

2.软件系统建设

为了确保大数据与档案管理的安全融合，相应的机关事业单位就需要及时转变以往的思想观念，在实际的运行过程中正确分析大数据背景下档案管理工作所面临的挑战，立足于实际来进行档案管理工作体系改革，以此才可以更好地应对大数据背景所带来的一系列影响，同时还要加强软件系统建设，要积极引进各类先进化技术，其中包括融合云存储技术、应用去中心化技术等，保证档案管理的科学性和准确性。在具体的实践中，相关部门要对档案管理存在的问题进行分析，后续利用信息化系统中的软件自动复制该档案，并将其存储到档案管理系统中，同时要对各类档案的标号进行关键词设置，这可以简化档案查找工作，也可以完成对各类数据的收集，进而让相关人员应用档案有效完成相关工作。

3.安全防护配置

在大数据背景下，档案管理过程中大部分信息都成为数据，在对这些数据进行处理的过程中，如果相应的工作人员没有采取合理、有效的方法，这将会直接影响到档案管理工作的精确性。在机关事业单位的运行中，要保证档案管理工作的有效开展，维护档案管理系统的稳定性，防止档案管理系统受到攻击，相应的档案管理人员在实际工作中就要加强安全防护系统的运用，在具体工作中要落实建立档案存储过程中的安全防护系统，可以通过设置防火墙来提高档案的管理安全性，同时还要利用大数据技术来完成对数据的整合工作，最终提交完整档案。

结语

总之，为了确保机关事业单位的稳定性发展，相关单位就需要重视档案管理与大数据的融合，在实际工作过程中要重视对大数据背景下的各项技术进行分析，以此来提升档案管理工作的整体效率，为机关事业单位相关工作的开展提供一定帮助。

参考文献

[1]郑太敏.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技经济导刊，2019（11）：232.

[2]高慧艳.试析事业单位档案管理工作的新思路[J].办公务，2019（05）：86.

[3]刘福华.大数据时代背景下机关事业单位档案管理模式探讨[J].才智，2019（06）：206.

重庆市长寿区人民医院 重庆 401220