关于企业人事档案信息化管理的思考

颜赛

摘要：所谓企业档案信息化，简单来说就是利用现有的信息技术以及网络将企业的档案信息资源进行有效储存、管理和使用，进而最大限度提高企业档案管理的效率和信息的使用程度，让企业的发展更加稳定、信息使用更加快捷，提升企业的经济效益。

关键词：企业;人事档案;信息化管理

引言

信息化时代，互联网是日常生活不可或缺的一部分。在科研、行政工作中，互联网代替传统模式，单位也在这方面投入很多人力、物力、财力。可在人事档案管理中，却未确定互联网的地位，人事档案管理还是采用传统的手工录入、数据统计模式。在信息化高速发展的当下，传统模式已经无法满足人事档案信息化管理。人事档案信息化管理能体现人事档案管理工作的专业价值，潜在优势，发展目标。

1企业人事档案管理存在的问题

1.1档案管理标准与规范不统一

对于很多大中型企业来说，档案管理的标准与要求有所差异，而且企业内部的档案管理标准体系也没有实现统一。另外，档案数据的格式和录入信息的内容不同，很容易使得数据发生错误甚至丢失。在档案信息化建设的过程中，除了需要更改和迁移历史数据之外，还要不断规划管理新建的数据，为此，要想尽快贯彻落实好数字化、信息化建设，就必须不断规范档案管理的标准。

1.2信息内容来源过于简单

目前来看，信息内容来源只依赖于人事档案，且信息内容也有着一定的局限性和雷同性，具体体现在以下几点：第一，档案的填写内容不能具体展示个人特点。第二，大多数的评价内容失去客观性和真实性，具有一定的抄袭问题，不能有效体现个人特征。第三，档案撰写内容篇幅具有一定的局限性，大多数职员的工作总结报告存在单一性，不能有效展示其具体的工作履历、个人荣誉等等，鉴于档案管理的保密性原则，当事人不能对自身档案进行及时查阅，这造成实际的档案内容缺乏完善性和系统性。

1.3存在安全隐患

当前很多单位在人事档案管理工作开展过程中都将信息技术作为重要手段加以运用，有效提升人事档案管理效率，并成为人事档案管理工作改革的重要支撑。但部分单位由于人事档案管理人员的信息技术能力水平有限，在人事档案管理工作开展过程中对于人事档案管理信息系统缺少有效维护，没有定期对信息系统进行杀毒和软件更新，很容易被黑客和不法分子攻击。此外，还有部分人事档案管理人员安全意识薄弱，导致部分有价值的档案被他人窃取，进而给当事人和单位造成不利影响。

2企业人事档案管理信息化建设的具体措施

2.1制定档案信息化建设的制度与方案，加强质量控制

对于档案信息化来说，其基础在于实现档案数据管理的标准化和规范化。如果没有统一的标准就不能整合与共享档案数据，实现档案信息建设。为此，企业在进行档案信息化建设的初期，就必须制定与之相关的标准和规范，才能真正从根本上解决档案数字化和信息化的缺陷。在制定档案信息化建设方案的过程中，必须严格遵守档案信息化建设的有关制度。制定好档案信息化建设方案，才能进一步推动企业档案信息化建设。

2.2强化信息技术应用的安全保障

人事档案信息事关当事人的合法权益和单位发展，必须对人事档案信息进行合理保护，将人事档案信息保护作为档案信息开发和利用的重要前提。在信息技术应用安全保障方面注重以下两方面工作。一是要通过技术手段提升人事档案信息的安全保障系数，单位要引进专门的技术人才加入到人事档案管理之中，通过专业技术对人事档案信息系统进行升级改造，并建立更为严密的防火墙，防止黑客和不法分子通过信息手段入侵。另一方面，要加大对人事档案管理人员的安全教育培训，让人事档案管理人员认识到人事档案信息安全的重要性，在人事档案信息管理和开发过程中有意识地进行管理和操作，避开安全陷阱，确保人事档案信息安全。

2.3培养专业的档案人才

在档案信息化建设的过程中，需要大量的复合型人才，不仅要求其有扎实的档案管理专业素养，还要熟练操作计算机技术，另外，还需要具备较强的英文阅读水平和翻译能力以及现代管理能力等。在培养专业的档案人才的过程中，企业一方面要引进具有计算机、管理能力和较强英文水平的高校人才来充实档案管理团队，还要定期、不定期对其进行专门的培训，并开展各种类型的检验活动，才能使得企业的用人制度越来越规范。另外，为了真正培养有才能的档案信息化人才，還需要建立健全企业的人才评价机制和竞争机制。

2.4提高人员素质

人事档案管理人员是管理工作开展的主体，其专业素养直接影响到人事档案管理工作的实效性。现阶段要以当前的岗位需求为前提制定专业化的培训计划，通过对人事档案管理人员的培训来强化人员知识体系与专业技能的更新，提升计算机操作和信息技术水平，满足信息时代下人事档案管理工作的基本需求。另外管理人员也要具备危机意识和学习意识，树立终身学习的理念，充分地认识到信息技术在工作开展中的重要性，借组网络平台获取学习资源，以此来适应当下激烈的市场竞争环境。除此之外，还应当强化管理人员的思想政治教育，在人事档案管理工作实际开展的过程中要明确自身的岗位职责，增强管理人员的职业精神，通过一系列政策法规和法律知识的学习增强法制意识。

结束语

综上所述，在人事档案管理工作开展的过程中，信息技术的应用不仅创新了管理方式，提高了管理效率，实现了管理工作的改革，并且充分提高人事档案信息资源的利用效率，实现了价值的最大化，为单位未来的发展提供了有效的保障。由于信息环境较为复杂，信息技术具有双面性，因而在实际应用中要保障人事档案资料的安全性，通过人员素养提升、政策体系完善等等一系列的措施强化人事档案管理的信息化建设，为单位持久健康发展提供更好地服务。

参考文献

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[2]王晓欢.人事档案信息化管理与服务工作探析[J].中国科技投资，2018（17）.

[3]魏书林.信息技术在人事档案管理中的运用浅析[J].才智，2019（02）.

通讯作者：汪海鸥——（1976.9——）女，硕士，副教授，研究方向：涉日建筑