内控视角下高校图书馆财务管理问题与对策

韦晓冰

（广西师范大学，广西 桂林541004）

财政部、教育部明确要求各高校应执行内部控制管理办法，提高学校资源的使用效率和综合服务水平。高校图书馆是高校教学科研的重要阵地，每一所高校每年都会拨付给本校图书馆相应的经费来保证图书馆的正常运作，高校图书馆应该怎样加强内控建设，建立安全、高效的财务管理机制，使得图书馆的经费能够得到充分合理的运用，从而为广大师生员工提供高质量的图书馆信息服务，保证高校教学科研工作的顺利开展，始终是一个值得深思的问题。

一、内部控制五要素基本理论

为了审查内部控制管理的完善性和有效性，一般人们会从五个要素来考量，它们是：①控制环境（control environment），即内控的基本规则和框架，包括各项规章制度，执行制度的工作人员的工作能力，管理层的管理理念和风格等等；②风险评估（risk assessment），指为了实现既定的工作目标，对相关的可能风险进行识别和分析；③控制活动（control activities），即工作实施相关的政策和程序；④信息与沟通（information and communication），指处理的信息既包括内部生成的数据，也有对经营决策有益的外部报告等；⑤监督（monitoring），即对正常的管理活动进行持续的有效监控。

内部控制作为现代管理的手段，这五个要素相互联系，相辅相成，形成一个相对稳定的动态结构，使得在管理活动的微观与宏观层面，适时与全程方面都可达到监督与控制的目的，从而实现效率与效益的原则。从内控的视角来审视高校图书馆的财务管理，将会使高校图书馆在财务管理工作中对规章制度的执行操作更加严谨规范，保证财务信息真实可靠，经济活动合法合规，国有资产能够得到更持久更有效率的保护。

二、当前我国高校图书馆财务管理中的问题

（一）财务管理模式陈旧

受制于传统管理理念及对内控认知的局限，我国高校图书馆长期以来实行的是“旱涝保收”财务管理模式，缺乏主动性、灵活性与参与性的市场经济意识及风险意识。高校图书馆目前的管理机制基本是分管校长领导下的馆长负责制，由馆长总体全面负责图书馆的运作，分管副馆长按分工负责管理图书馆内设的若干由部室主任负责的相关部门科室，各部门按照职责分别完成图书馆的日常各项具体工作。但目前高校图书馆的工作人员对内控相关知识相对欠缺，也缺乏足够的重视，使得高校图书馆的内控制度建设力度与执行力均显不足。

从内控系统的控制环境来看，我国高校图书馆的财务人员一般是办公室的兼职工作人员，基本工作就是按照学校财务处的基本业务流程来进行操作，自身不一定具备专业的会计知识，领导层的财务管理意识也比较淡薄。

高校图书馆财务管理主要体现为对预算经费的管理。高校拨给图书馆的经费主要是图书资料购置费和办公业务费。除此以外，也会根据图书馆的某些特殊工作需求增加一些专项的经费，如某师范大学图书馆因为刚刚搬迁至新的校区，需要对新校区图书馆进行持续美化提升，还特别需要对古籍的保护和搬迁，因此学校另外拨付了图书馆物业费、新馆维护提升及古籍库建设等专项经费。这里面，图书资料购置费占据了高校图书馆经费的主要部分，是高校图书馆为教学和科研服务的工作能够顺利开展的基石。

（二）预算管理中的问题

简单地说，高校图书馆的预算管理过程应该划分为三个阶段，包括编制、实施和验收。从内控视角来剖析这三个阶段，就会发现一些问题。

1.预算编制不够科学

由于内控信息沟通上不顺畅，学校财务处不可能对图书馆的业务相当了解，导致学校财务处编制的预算会计科目较为简略，不能准确科学地反映出当前高校图书馆的具体详细的工作项目内容。例如，某师范大学图书馆的图书馆资料购置费这一项目经费，长期沿用的是旧的会计科目——图书购置费，而实际上，这一项目大部分的经费是用于电子资源的购置，预算科目却没有进行改变，在会计记账上就会把电子资源的购置与纸质图书的购置记于同一科目，这样，势必会使财务核算产生偏差。另外，图书馆在上报预算计划时，一般是简单根据往年的预算基数，做些微调。这样的预算申报没有经过事前认证，灵活性与准确性不够，也没有进行风险评估，一旦在采购中出现价格上涨等不可控因素，将会出现实际财务收支与预算不符，影响经费的使用效率。

2.预算实施及验收过程内控不到位

高校图书馆预算实施及验收过程实际上也就是各部门的具体工作过程，长期以来，高校图书馆习惯于墨守成规，不愿意创新，项目实施过程中一般不进行成本核算和成本控制，不计算损益，只是按部就班地完成任务，各部门之间缺少联动。也就是说在内部控制活动中，由于信息与沟通上的欠缺，监督自然也不到位。例如，每年文献信息资源的采购是高校图书馆经费支出的主要部分，采购员严格按照学校规定的采购流程进行工作：招投标，签订重大合同，采购，验收。整套流程符合学校的报账要求，因此到学校财务处报账时能顺利完成。但是就图书馆内控来说，高校图书馆管理者是否对文献信息资源，即纸质图书馆和电子资源的采购设有详细科学的计划和审核机制呢?各层面是否出台有相应的规范性文件呢?采购的文献信息资源是否紧密结合大学生的需要，符合学校学科发展和重点建设专业的布局呢?答案是：这一切都需要加强改进。

又如，在各专项预算经费的实施过程中，虽然图书馆内部相关部门能按照财务处的基本要求做到专款专用，但是由于对可能存在的风险缺乏足够的识别与防范措施，可能会导致预算资金的使用效率受到影响，甚至影响到高校的声誉。具体表现在相关外协外包项目中，有可能会在合同签订中出现对高校不利的条款，有可能虚假报账，也有可能采购的商品质量与价格不匹配等。但是在内控建设不到位的情况下，高校图书馆工作人员按照原有的工作机制，在项目验收环节一般“睁一只眼，闭一只眼”，就可以完成任务了。

3.财务管理缺乏评价指标

高校图书馆财务工作以报账核算为主，轻视甚至基本没有进行增效管理。随着高等教育的蓬勃发展，高校图书馆的经济活动也会越来越多元化，表现在馆舍不断地扩增，馆藏文献资源不断地丰富，那么也将会给高校图书馆带来越来越多的财务风险，因此，高校图书馆财务管理务必要进行财务分析与财务决策。而进行分析与决策需要有一整套系统的评价指标，尽管高校财务处给图书馆提供了一些相关的分析指标，但目前这些指标基本流于形式，并不能科学系统完整地形成评价标准，从而影响了高校图书馆财务管理活动的成效。从内控要素来看，实质上就是控制活动存在不足。

三、高校图书馆财务管理优化对策

（一）明确内控理念，提升财务管理功能

在控制环境下，从管理者到所有馆员，都必须加强学习内控基本知识，明确内控制度的重要性，共同完善各项规章制度并加以严格有效地执行，努力维护财经纪律。提升财务管理的功能基本就在于能够增收节支，提高资金的使用效率，促进国有资产的保值增值，从而进一步提高高校图书馆的整体绩效。

控制活动中，根据高校图书馆业务活动的特点，对于内部控制的重要岗位要进行规范的分析和梳理，各岗位的权限与责任要明晰，岗位之间要相互监督相互制约，并与绩效考核、奖惩机制紧密联系。高校图书馆的财务管理活动也要围绕图书馆的日常业务活动来开展，对高校图书馆的经济活动进行预测、组织、协调、分析和控制。可见，在内部控制下，财务管理活动必定会涉及高校图书馆内部大部分乃至所有的部门及人员，与人员切身利益息息相关，需要各部门及人员的紧密联动。此时，财务管理要在资金、资产结构，财务流程上进行结构性优化，以达到系统整体性优化，保证管理活动的效能发挥。

（二）改善信息沟通与监督，加强风险管理

高校图书馆应配备具有会计学、财务管理学专业背景的专职财务管理人员，不但要进行日常的报账工作，还要进行财务预算、分析和核算工作。报账员、出纳员、资产管理员各司其职，不得兼管。在校内，图书馆财务管理人员应及时地跟学校财务处与各职能部门进行沟通，对于一些不合时宜的会计科目、报账流程，需进行合法合理的调整与优化，并且也要将学校财务处的规章、制度、法纪要求及时准确地传达到馆内，达到上下层面的信息沟通渠道通透顺畅，同时也要做好馆内横向的信息沟通。具体如下：

1.明确预算编制目标

高校图书馆财务管理人员在高校财务处要求上报预算编制时，不能简单地按照以往的“上年基数+本年调整”的办法进行经费预算的简单编制，而应该采取“零基预算法”，汇报主管领导，积极与馆内各部门进行联动，结合各部门的实际工作，同时各部门也要深入调查研究，紧密结合本高校教学科研的动态来制订工作计划，财务管理人员利用大量的各种会计、统计等相关的核算资料进行分析、比对、综合，测算经费需求，进行风险评估，编制预算目标方案。这些工作需要依托高校图书馆良好的内部控制环境，如权责分明的组织机构、积极向上的单位文化，以及信息在内控环境中的高效沟通。

2.监督预算实施验收

预算经费一旦下达，预算的实施与验收过程就贯穿着高校图书馆的整个经营管理活动。高校图书馆应建立健全管理制度，包括对项目实施情况的审查，对项目开支及实施进度的监督等。财务人员需把预算收支跟人力、物力、先进技术等多种因素进行全方位的比对、核算，定期审查或不定期抽查与项目相关的重要材料，如可行性研究报告、合同审签单、项目审批报告等，围绕资金效益、成本控制两大方面，按月季年进行滚动预算分析和监督，及时发现问题，及时改进，及时降低、分担、规避可能存在的风险，提高效率。为了能够真实地揭示资金运动的走向，保证成本核算的准确性，报账时，必须严格核查原始凭证，要求内容真实准确，账目清晰，相关的证明材料必须留存备档。

预算的实施与验收是要由相关的不同岗位和不同部门协同配合、相互监督来完成的。比如，资源建设部采访员负责采购文献信息资源，编目人员负责验收，核对随书清单，文献流通部统计借阅量信息从而审核文献资源采购的质量，各部门主任共同监督预算实施的进度，财务报账员审核原始凭证，资产管理员进行资产入库的登记。财务管理活动统筹协调各项工作，及时核对账目，清点核查图书馆的馆藏文献及固定资产设备，避免出现国有资产流失的风险，确保预算经费的高效率运用，为读者提供更优质的服务，提高学校的教学科研水平。

（三）构建高校图书馆财务评价指标体系

根据高校图书馆财务管理活动的特点，内控活动需要遵循效益性、权威性、整体动态完善的原则构建一套财务评价指标，从而能够反映出高校图书馆的财务综合实力以及绩效水平。

财务综合实力的指标主要是指能反映经费来源及规模的指标，一般是高校拨款及高校图书馆创收收入；财务绩效指标反映出高校图书馆的经济效益和社会效益，如图书借阅率，电子资源使用率、生均图书占有量、固定资产比重等。在内控活动中恰当地运用财务分析的技术方法，结合评价指标，为高校图书馆的经费使用效益情况提供有力的数据支撑。

四、结语

高校图书馆财务管理作为高校财务管理和图书馆管理的重要组成部分，对实现国有资金与资产的经济效益和社会效益最大化具有举足轻重的作用。我国高校图书馆必须按照财政部、教育部的要求，改变过去旧的财务管理模式，严格制定并执行内部控制管理手段，将内部控制五要素贯穿于财务管理活动中，时刻审视财务管理的经济性、严谨性和风险性，从而更好地为高校图书馆读者服务，促进高校图书馆的可持续性发展，为高等学校的教学科研水平的提高做出应有的贡献。