基层机关干部人事档案信息化建设问题研究

李红仪

摘要：大数据背景下，干部人事档案信息化建设是必然趋势，也是当前基层机关干部人事档案管理工作的重点之一。本文分析了干部人事档案信息化建设重要性、基层机关干部人事档案信息化建设普遍存在的问题，如档案基础管理水平参差不齐、管档人员专业和技术水平不高、软硬件配备不到位、信息备份与安全问题存在隐患等，并试图提出可行性应对策略。

关键词：基层机关;干部人事档案;信息化建设

干部人事档案是机关单位干部选拔任用、教育培养、监督管理工作的重要基础，是干部成长的历史记录材料。大数据背景下，干部人事档案信息化建设是必然趋势，也是当前基层机关干部人事档案管理工作的重点之一。作为新生事物，干部人事档案信息化建设普遍存在一定问题：信息化进展缓慢、管档人员业务水平不高、软硬件配备不到位、信息备份与安全问题存在隐患等。

一、干部人事档案信息化概述

干部人事档案信息化，是指在国家档案活动中全面应用现代信息技术对人事档案资源进行处理、管理和提供利用服务。[1] 具体到实践层面，体现为通过计算机、高清扫描仪、设备存储器与互联网等设备和技术，为各类档案数据收集、审核、存储、转递及日常查借阅利用等环节提供便利的管理过程[2]，是适应新时代发展的必然趋势。

二、干部人事档案信息化建设重要性

有利于干部人事档案保管和存储。数字化扫描后的干部人事档案可以实现线上查阅，大大减少了对纸质卷宗的频繁拆解、翻阅，便于纸质卷宗的保管存储。同时避免纸质卷宗随着时间久远而泛黄、破损给档案查借阅带来不便。

有利于提高组织人事工作效率和便利度。一是线上查借阅档案减少档案工作人员劳动量，无需频繁出入库房查找翻阅;二是实现上下级单位资源共享，通过权限设置、系统线上申请审批，部分业务可以无需到现场办理。

有利于为干部人事档案审核提供辅助分析。依托大数据比对，可以更准确地识别档案造假、逻辑矛盾等现象，通过运算、交互，甚至可以智能化改错，避免档案管理中一些低级问题的出现，[3]帮为日常档案审核、严把人选关口提供有用参考和借鉴。

三、基层机关推进干部人事档案信息化建设面临的问题

一是档案基础管理水平参差不齐，信息化进展效率低。自2015年要求对干部人事档案进行数字化建设以来，基层档案管理部门中仅有县级组织部门管理干部人事档案事项了部分数字化。[4]近年来，近年来，信息化工作广泛铺开，部分单位存在纸质档案管理尚不够规范情况下，急于开展信息化工作，反而导致重复劳动、效率不高。干部人事档案信息化工作程序复杂繁琐，需要逐卷逐页扫描并作技术处理，基础工作庞大。在扫描过程中发现纸质档案整理存在问题，需要停下来调整处理，导致数字化进程更加缓慢。比如，目录标注页数与实际扫描页数不一致，需要逐一比对核实;数字化后再补充早期缺失材料，或重新调整目录分类，需要按形成时间对其后材料重新编号并重新扫描。

二是管档人员专业和技术水平不高，信息化操作和管理存在难度。干部人事档案工作实操性、政策性强，需要稳定且专业的档案管理工作人员。不同与县市区等组织部设置专门管档部门，可以按照每千卷档案配备一名专职管档人员，基层机关档案管理工作一般归口组织人事部门，年轻档案工作人员往往身兼数职，其业务成长多是依靠边学边干和日常“传帮带”，缺乏系统性。年轻管档人员虽具备数字化操作技术水平，但日常档案管理基础经验不足、精力有限，信息化后的数据维护、材料审核补充等很难做到及时到位，且年轻管档人员岗位流动性高，信息化工作连续性难以保障，水平难以持续提升。老同志虽然在档案管理方面实操经验丰富、时间充沛、岗位相对固定，但信息化操作技术水平不足，数据维护管理也存在难度。加之基层单位组织人事部门工作内容繁杂，往往人手短缺，這些都给信息化推进带来挑战。

三是软硬件配备不到位，存在“化而不用”现象。干部人事档案信息化的前提是研发配备专门的信息化系统，配备符合要求的计算机、扫描仪、存储设备及保密网络等。一方面，部分基层机关由于经费、办公场地、硬件环境限制，有的未研发专门的档案信息化系统，有的借助第三方统一完成数字化扫描，但自己单位网络配置等受限，导致无法运行信息系统，更别提日常使用维护。长此以往，造成后续散材料继续积压，化而不用，流于形式。另一方面，同一地区内，不同区市、不同单位信息化系统存在壁垒。大家所使用的信息系统可能相对独立，各自封闭运行，无法互相兼容。干部跨地区调动时，干部档案信息系统也无法实现线上同步调转，导致资源分散、重复劳动等现象。

四是信息备份与安全问题存在隐患等。人事档案信息化一定要确保案信息绝对安全。其一，信息化过程中的信息安全。数字化过程需要将整本档案拆解、逐页扫描，过程中要保证采集数据完整准确，保证纸质档案流转安全，尤其是经手人员较多情况下，更是不容忽视的关键问题。其二，信息化后的信息安全。数字化扫描后，要使用专门电脑、接入保密网络、使用专用系统、做好专门备份，数字化信息存储和利用都需要有专门制度规范、流程设计保证各个环节的信息安全，确保不发生数据泄露、丢失等问题。目前基层机关都有确保档案安全的意识，但由于软硬件配备、技术操作等多重原因，专业化的安全管理还需要强化。

四、基层机关干部人事档案信息化建设策略探讨

一是加强信息化建设整体规划。根据工作需要和信息技术发展状况，在顶层层面加强人事档案信息化建设规划：统一数据采集标准;研发完善信息化系统，打破信息跨地区、跨部门资源共享壁垒，实现与干部任免、工资、调配等操作系统衔接，减少重复劳动;加强档案室建设和软硬件投入，着力改善基层干部档案保管和使用环境，推进干部档案管理规范化建设。

二是夯实档案日常管理基础。规范日常审核和散材料收集管理，避免出现材料积压、滞留和缺少后补情况;在日常工作中，规范入档材料填写，加强档案整理、准确进行目录分类，避免出现后期类别调整、扫描工作重复劳动等，提高档案信息化推进效率和水平。

三是加强管档人员队伍建设。一方面，建立多元化干部人事档案教育培养体系，强化管档人员专业能力建设，培养既懂得信息技术、又精通档案管理的复合型管档人员。另一方面，保障管档人员配备数量，健全激励机制，实现作风过硬、业务精湛。

四是保障人事档案信息绝对安全。在信息化推进过程中，始终把档案信息安全放在首要地位，强化管档人员责任意识和保密意识，加强保密技术保障。健全数字化管理规章制度，严格落实保密规定，把好各个环节和关口，降低信息化管理风险。

总之，干部人事档案信息化建设是项宏观系统工程，虽是大势所趋，却不是一蹴而就的。基层机关在推进干部人事档案信息化建设过程中，会面临多种问题和挑战，需要不断完善顶层规划及横向合作，切实推进信息化实践，使得干部人事档案作用能够充分发挥，促进基层组织人事工作优化，提高政府效能。

参考文献：

[1]张莉莉.浅析农林科研单位干部人事档案管理信息化建设[J].辽宁农业科学.2020（4）：72-73.

[2] 颜雅雯.浅谈干部人事档案信息化工作[J].档案天地.2021（5）：54-55.

[3] 杨瑞萍. 信息化时代干部人事档案管理工作策略探讨[J].人事管理.2020（9）：160-161.

[4]牟维敏.基层干部人事档案管理中存在的问题及发展建议[J].兰台内外.2021（19）：28-30.