新常态下我国数字档案资源建设的路径探析

文/陕西省西咸新区空港新城管理委员会 吴楠

最近几年，信息科学技术得到快速发展，我国档案资源从文字管理模式转化为数字信息技术管理形式，从而导致数字档案资源的建设速度越来越快。信息技术数字资源具备的记忆性、集成性、方便携带性等特点，得到越来越广的运用，成为带动国家信息资源快速发展的重要组成。新形势下，要加强数字档案资源建设，实现数字档案的高效发展。

一、数字档案资源建设的重要意义

当数字档案资源代替传统纸质档案技术的时候，档案事业发展将更加迅速。首先，数字档案建设相比于传统纸质档案技术更具便捷、快速的优势，在档案收集过程中，传统的纸质档案收集需要消耗大量的人力物力，而现代的数字档案资源，只需要互联网计算机即可完成，而且收集速度更加快速，更加便捷。其次，数字档案比传统纸质档案更加方便查找，在需要使用档案时，传统纸质档案资源需要很长时间才能查找出来。数字档案技术，可以应用查询的功能，快速找到需要使用的档案。数字档案对比传统纸质档案更加方便储存、携带、传输，传统纸质档案需要大量的空间来储存档案资源，不方便远距离交换档案信息，而现代数字档案，存储只需要硬盘即可，携带轻便，远距离传递只需要应用互联网技术就可以实时传输。因此，随着数字档案代替传统的纸质档案资源，使得我国档案建设速度更加快速，有利提高我国的综合国力，为实现中华民族伟大复兴作出贡献。

二、新常态下数字档案资源管理的不足

（一）档案数字化占比较低，全国档案数字化发展不平衡。档案数字化主要是对已经储存的档案进行数字化，目前我国档案资源进行数字化的程度比较低，而且全国数字化水平发展不均衡。目前我国东部发达区域应用档案数字化程度相对比较高，比如深圳市档案库档案已经达到了80%的档案转化率，而上海市已经达到了100%的转化率，而发展比较差的地区转化率只有30%左右。这就导致我国部分地区的数字化较低，而且全国发展水平不平衡，从而导致在未来发展中，数字档案建设未占据更多优势。

（二）数字档案资源收集不够规范。数字档案资源是数字档案发展壮大的重要支撑点，数字档案储存尚缺乏丰富优质的档案，就会使得此项技术落寞，无法充分体现研发数字档案的真正价值。根据我国目前的数字档案储存量来看，目前还存在一些问题：首先，每个区域的档案储存对数字化档案的鉴定与传统纸质档案数字化没有统一，没有遵循严格的标准，还有一部分没有认真执行档案数字化。其次，是档案收集不够规范，从而导致档案存储库里的数字档案质量有高有低，无法满足长期使用的要求。再次，数字档案资源在结构上出现问题，主要表现为政务类的档案比较多，但是经济和民生类的档案比较小，在类型中纸质档案比较多，而新媒体档案比较少。数字档案的结构上出现的问题可能直接影响今后对档案的使用率。最后，每个地方档案储存各管各的，没有从全局出发开展档案数字化建设，从而出现一些问题，就比如档案信息资源重复储存比较多，再就是档案出现同质化的情况比较多，从而浪费较多的人力、物力以及财力。

（三）数字技术发展目前存在一定不足。各种高新技术诞生后，档案管理部门能够与对应用户达到快速对话的水准，这使得档案资源更进一步。但是这样的技术连接存在一些不足，快速发展的科技对档案管理部门资金投入和储备相应专业人才带来了巨大的影响。现代高新技术的使用需要相应的互联网软件硬件预期相辅，计算机的数据、软件的采购以及档案数字化外包服务的进行都需要应用大量的人力物力。根据目前情况来看，一般基层的档案管理由于对档案数量的规定要求，想要使用国家的专项资金或者地方的支持比较困难，从而影响了当地数字档案发展水平。数字档案如果系统与技术更新得不到同步的话，会出现一些安全问题，从而导致信息技术被盗取的风险。再就是专业的档案数字化技术人才的缺少，使得数字档案日常维护运转受到限制，无法在日常维护建设当中得到更多提升。除此之外，每个地方的档案系统文件保存的方式不同，会给整合录入带来一定困难，使得每个地方之间的档案交流互动比较困难，无法实现数字档案统一化。

三、新常态下数字档案资源建设的路径策略

（一）完善创新档案库数字档案资源。所谓完善就是在以往的基础上在档案数量上更加全面覆盖，能够全方位收集档案信息，而创新就是在档案内容上得到创新，其中包括创新优化质量，提升储存档案数据的价值，让储存的档案数据更具特色，更真实。细化来说，就是把存储的档案采用委托外包的形式进行，把数字档案信息的存储工作外包给数字化服务公司。在委托外包公司时，对于档案信息的保密性，需要签订保密协议，从而保障数字档案信息的安全性。例如，政府的数字档案存量信息加工需要消耗大量的人力物力，因此一般情况下政府把这类工作外包给数字化服务公司，让企业完成，但因为档案信息具有一定保密性，因此在选择档案信息时需要签订保密协议，从而降低政府对此项工作的成本以及人力的消耗。在档案信息存储量增长时，要全面应用电子信息文档接收技术和归档工作。每个层次的档案管理部门要遵守职责，对收集管理工作尽职尽责，并且需要按照规定把所有与档案信息有关的资料上传到数字信息库。每个层级的档案管理库要建立相应的电子文档备案中心，快速准确地收集电子文件，再就是要具备离线接收的技术，保障信息能够脱机备份，从而确保电子档案的安全性。还要把政府信息资源管理库、各行各业的数据库以及个人网站上的档案管理库进行线上连接，从而全方位收集线上档案资源，进一步丰富数字档案库的储备。此外，要对数字档案库的收集端口尽可能地扩大全方位覆盖，提高对公众生活、学习等相关的档案资源收集，再就是提高多媒体互联网等技术的档案信息收集工作，充分利用现代媒体给档案工作带来帮助，从而提升档案管理部门与档案应用者之间的互动关系。加强地方性档案资源，重点是少数民族地区的档案资源收集工作。总而言之，能够完善创新档案库的资源，给社会发展带来帮助。

（二）建立健全数字档案资源规范化系统。规范化资源系统的建立健全主要是从三方面进行：分别是对标准规范化的层次进行提高，对现有标准的更新工作和修订标准规范的国际化之间的兼容性。首先，对数字化档案标准规范化的设计，我国的数字档案规划标准建设应当放眼未来，也要从根本出发，稳定发展。规范数字化档案标准框架系统，还有数字档案业务的标准以及应用技术的标准和管理标准，规范档案收集、储存、管理以及利用等环节。也就是说，要建立健全数字档案标准规范系统，要先对国家提出的相应标准制度进行健全完善，从而规范信息数字化档案资源。其次，更新创新目前现有的标准规范，目前数字化档案资源的标准设定和信息技术的发展已经形成了差距，大部分标准无法满足现代发展的需求。这就需要对现代标准进行更新，对现有标准进行修改，根据信息技术发展的情况增添相关标准。数字档案规定需要具备一定灵活性，充分发挥出现代互联网信息技术，用发展的眼光看待事物，在一定范围保持扩展创新。提高与国际标准的兼容性，从人类文化资源共享的角度来看，那些加密的、已公开的数字档案资源是人类的财富，所以，在数字档案资源标准制定过程上，要考虑国际标准，这样才能促进我国数字档案资源建设健康发展。

（三）整理合并数字档案资源。数字档案资源的合并，不变更档案资源物理归属，而是把档案信息的内容进行关联。信息技术的发展为整合带来了多种途径，能够让档案网站进行关联，建立网站档案管理群组，为分配的档案网站提供统一的查询入口或是搜索方式。还可以建立档案目录中心，能够查询复杂的档案信息，在目录中心快速查找其位置。再就是联合每个地区的数字档案库，建立区域性或是全国性的数字档案资源管理库，整理合并数字档案资源，为今后的服务提供统一准确的档案信息资源。

四、结语

归根结底，随着我国科学技术的快速发展，信息技术在档案资源的管理建设中应用越来越多，从而快速推动了档案管理技术的发展。但在现实中的应用存在一些不足，主要是区域之间的差异，信息未得到统一。从目前的数字档案资源管理建设来看，要想实现档案资源高效管理，就要从资源合并入手，进一步丰富现有的档案资源，让档案管理更具规范化，加强新型技术的应用以及人才的培养，从而让数字档案资源建设发展更快更好。