略论社会公益活动档案管理内容的特征

文/青岛市黄岛区民政局 刘辉

随着社会文明的持续发展，社会各领域对于公益活动的组织和参与越来越踊跃和规范。环境治理、垃圾分类、老年服务、戒毒、残障服务、儿童服务、青少年服务、妇女服务等各类社会公益活动实践产生了广泛的影响。很多具体工作机构中，专门增设了设置了社会活动的档案管理工作内容，组织档案管理人员将社会公益活动中形成的文件，按照一定的原则和要求进行收集、鉴定、装订、编页、分类、排列、编号、编目、装盒、上架等，使之规范化、条理化，便于对社会重大事件发生时期的社会公益活动的记录、整理、存档、查阅，社会公益活动档案成为档案管理工作的重要分支，越来越受到重视，做好社会公益活动档案管理工作对任何工作单位机构来讲都具有重要意义。完善的社会公益活动管理，对社会历史、人文环境整体的发展决策起到重要的作用，其特征和意义随着当下社会发展的语境逐渐凸显出来。

一、社会公益活动档案管理的内容特征

（一）社会公益活动档案管理内容具有基础性。社会公益活动档案来源于真实的社会公益实践，记录了人们在特定的环境和历史时期与自然环境的作用关系，是人类精神文明领域发展的真实写照，在社会公益活动中积累和留存的档案，记录了人类在特定的历史环境条件下同社会完美适应并促进改良的宝贵的经验，可以为社会建设提供重要的依据和参考资料。从社会公益档案管理内容本质上说, 对社会公益活动的真实记录、整理，实质是在传授特定历史阶段人类社会对应环境所做的经验探索，可以帮助各类档案用户群体获取所需信息，并进一步提高档案用户群体发现、辨别和获取信息的能力,从而间接提高档案用户群体的学习和研究能力。除了可以提高人类活动的基础知识与技术之外，社会公益档案管理工作具有强烈的政治信念与道德价值观，因此社会公益档案管理既具有所有档案管理本质的一般性，也有其他类型的档案管理所不具备的独特本质内涵。此外，社会公益活动档案是社会机构或工作机构各种行政管理和业务工作的查考凭据，社会公益活动档案是由机关、团体和社会组织在社会活动中形成的文件材料转化而来的，是公务活动的记录，反映了机关和社会组织活动的完整情况。是行政和管理机关工作中不可缺少的辅助工具，是处理业务和履行职能的参照素材，是熟悉机关工作的情况、规划决策、处理事务依据的真实资料，具有与人事档案、工作档案等同样的基础性。

（二）社会公益活动档案管理内容具有时效性。

社会公益活动和社会环境重大事件语境紧密关联，机关和事业单位对所参与的社会公益活动档案材料要及时整理，确保公益活动的真实客观。及时记录、整理、存放公益活动调研和进行的工作，才能形成在特定环境下的参考价值。比如，新型冠状病毒始发时期，很多机关事业单位积极进行公益宣传，调动和组织志愿者参与抗击新型冠状病毒等公益活动，这些组织方式借鉴了“非典”时期的集中防御举措，并作出与时俱进的相应改进调整，调整借鉴的有效性，很大程度取决于“非典”时期社会公益活动档案记录的即时性。因此，掌握社会公益活动档案的时效规律，正确判断、整理社会公益活动档案，适时提供利用，以免因错过最佳的开发利用时机而丧失档案的部分或全部价值。

（三）社会公益活动档案管理内容具有交叉性。社会公益活动内容涉及到法治、经济、环境保护、医学等各个领域，使得社会公益活动档案的管理与其他档案工作错综交叉，也使得社会公益活动档案管理工作内容变得复杂，对社会公益活动档案管理人员的技能和素质要求相应具有多元性。社会公益活动档案管理是工作管理中重要的分支内容，工作人员是影响公益活动档案管理工作水平的关键因素，管理工作人员的整体水平和素质可以直接影响社会公益活动档案的管理面貌和价值。社会公益活动档案管理的交叉性特征，决定了管理人员要具备广泛的社会人文知识背景，具备现代化的管理技能和观念，既能够做到社会活动人文意义的清晰整理、发掘，又能够使档案管理工作向数字化大数据合理运用，既可以应对面对面的传统形式服务的档案管理；也可以根据大数据环境条件进行针对性的资料搜集整理，包括在重大的社会公益活动中对重点用户、特定用户的特定需求提供积极、主动、规范的材料支持，甚至还可以开展个性化跟踪档案服务，使档案管理工作可以满足时代的发展，提高档案管理工作标准化和规范化的水平。

（四）社会公益活动档案管理内容具有共享性。社会公益活动档案管理的共享性体现在能在各方面发挥更多效益，所形成的社会公益活动成果档案，不仅仅为本单位作为档案资料所用，对外部的甚至对于整个社会环境所需的公益活动资料和信息档案也起到了相当可观的作用，而且档案管理中会自觉将内部、外部有用的各种载体的成果都收集起来，相互补充，被人们更好地利用，从这个角度上看，社会公益活动档案管理人员社会角色的内涵更加丰富了，一方面是对单位机构参与社会公益活动的真实记录留存，同时完善的社会公益活动档案管理扮演“社会文化的管理”和“社会精神财富的保管”的角色，随着社会对公益活动建设的不断完善，各工作机构会更加注重对社会公益活动档案的优化管理，使其具有的共享性资源得到有效利用。

二、了解社会公益活动档案管理内容特征的意义

（一）促进整个档案管理系统的文化建设。了解社会公益活动档案管理内容特征，可以促进整个档案管理系统的文化建设。社会公益活动体现着一个工作机构积极参与社会公益活动的意愿和力度，没有直接的业绩和经济效益呈现，推动的是社会精神领域，完善单位的公益组织能力，因此不仅传承良好的社会风尚，还承载真实的社会文化资源，为社会文化建设提供重要的文史资料。社会公益活动档案文化建设还为档案管理事业的发展创造良好的环境。一方面，社会公益活动档案可以为档案管理的文化建设提供客观真实的历史资料；另一方面，还可以把规范形成的社会公益活动档案作为参考，汲取在社会公益活动档案中总结的宝贵经验，从而完善整个档案管理系统的文化建设，随着整个档案管理系统文化建设的不断完善，工作机构会更加注重对社会公益活动档案的优化管理，两者之间具有紧密的联系，互为影响、相辅相成。

（二）促进实践与理论相结合的档案管理发展模式。了解社会公益活动档案内容特征，可以根据当下的社会语境和实际工作要求，从档案管理实践层面和理论层面提出针对性的对策和建议，以期能够帮助具体的参与机构根据具体的社会历史语境落实具体的社会公益活动实践，使社会公益活动资源向社会资源意义的层面有效转化，体现社会公益档案的社会价值，促使社会公益活动档案管理逐渐向规范、成熟的范式发展。明确社会公益活动档案内容特征和发展现状，可以更精准地了解社会公益活动档案管理在整个档案管理系统中所扮演的角色和分支地位。社会公益活动档案是记录某一特定时期人们对社会公益活动参与和探索的行为与智慧的结晶，将会传承悠久的社会文化遗产，在现代社会环境中，其更是有待开发、传播，促进新时代社会公益活动资源的创新性转化，实现这种规律良性转化，必须顺应档案价值实现的一般规律，要和具体的实践案例体验相结合，采取有效机制实现社会公益活动良性影响面向社会的传播，为“实践与理论相结合”的探索模式提供借鉴实例，辅助整个档案管理系统和谐有序发展，在加强社会公益活动档案管理的同时，实现社会公益活动影响在社会文化建设中的辅助作用，真正实现社会公益活动档案资源价值的开发。

（三）为档案管理系统中的专项档案管理研究提供理论依据。了解社会公益活动档案内容特征，可以对我国现阶段社会公益活动档案管理的有关问题进行专项系统梳理和研究，为新时期整个档案管理系统的多元、立体、全面发展提供理论依据。社会公益活动档案内容对参与社会公益活动中的各项实施条件进行了探讨，结合相关实践案例进行记录说明，其本身的内容特征将档案管理的创新性开发作为档案管理价值实现途径的逻辑起点，对于全面实现和认识档案资源管理系统在发展社会文化、传播社会价值方面具有理论指导的现实意义。同时，为档案管理系统中的各类专项档案管理研究提供了理论依据。

三、结语

社会公益活动档案记录和承载了在特定的历史环境下人类同自然、社会所进行的历史活动，为社会文化建设、文明发展提供了重要的资料，随着社会的不断发展和进步，社会公益活动档案管理工作突飞猛进发展，在当下社会环境的需求下，各种由此产生的社会公益活动档案管理呈现出独特的性质，社会公益活动档案管理系统和设施水平、人才机制等都需要完善和提高，了解社会公益活动档案管理的工作特征，对于档案管理工作人员树立可持续的和与社会语境相匹配的正确的管理意识具有重要意义；在快速发展的社会，社会公益活动档案管理系统和设施水平、人才机制等都需要完善和提高，管理手段和方式需要与时俱进地创新和进步，对社会公益活动档案管理工作特征的了解，可以开拓对应性的工作方式，提高对社会公益活动管理敏锐的洞察力和自身的管理能力，创造科学先进的社会公益活动档案管理体系，促进整体档案管理工作的进步。