高校文书档案规范化管理探析

王向敏

摘 要：高校文书档案的规范化管理对于学校的长足发展具有重要意义，文章对高校文书档案的基本内容和组成进行了分析，提出当前高校文书档案的管理存在三大问题：即文书档案基础工作不到位、信息资源开发工作不深入、档案专业管理队伍不健全。基于此，建议从三个角度着手推进文书档案的规范化管理，一是完善文书档案管理制度体系，二是推进文书档案资源开发工作，三是组建文书档案专业管理队伍。

关键词：高校;文书档案;规范化

高校是培养人才的重要基地，高校文书档案真实记载和反映了学校招生、科研、教务、学工等各种实践活动，具有较强的保存价值。科学、规范管理文书档案，能够推动高校的长足有序发展，互联网+时代，高校文书档案的管理呈现出新的变化，新形势下，如何立足高校发展的需求和档案管理工作的实际，实现文书档案的规范化管理值得探究。

1 高校文书档案的内容分析

高校文书档案主要产生于学校各种事务活动，如教学、科研、学工、后勤等，对学校教学、科研、后勤、人事等各类管理活动具有重要的参考价值。根据2008年教育部第27号令《高等学校档案管理办法》将高校档案划分为党群、行政、学生及教学等十一大类，从载体形式分，高校档案主要分为纸质、电子、照片、录音录像、实物等。而高校文书档案主要为学校对内对外开展交往活动形成的各类文件，如学校接收的来自上级单位、不相隶属机关的业务往来文件，学校各种重大事项的发文等。

高校文书档案的管理需遵循《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称国家档案局8号令），将文书档案的保管期限划分为永久、定期两大类，定期又细分为30年、10年，而具体的保管时间主要以文书档案保管期限表的具体规定为参照。高校文书档案的整理主要遵循《归档文件整理规则》，包括件的构成、件内顺序排列、三类基本的分类方法、档号的编制规则、档案的装订要求、归档章的基本样式，等等。可以说，高校文书档案的规范化管理需要从多个角度着手。

2 高校文书档案管理的问题分析

2.1 文书档案基础工作不到位

档案工作一般分为八大环节，此处所提到的基础性工作主要指档案的收集、整理、鉴定、保管、检索及统计六个环节。此处重点阐述文书档案收集、整理、保管三个方面存在的问题。

一是收集工作问题。高校的职能部门和二级学院众多，这就导致档案分布相对分散，收集工作难度大。高校各二级机构的档案工作一般由缺乏必要档案专业知识的行政人员兼任，这就导致文件归档不规范、不及时的问题。特别是随着高校OA系统的普遍使用，电子文件大量增加，在线即时归档将逐步成为主流，如何转变工作思路更好地满足线上收集工作的需求值得探究。二是整理工作问题。从具体流程来看，高校文书档案的整理包括两个阶段，文书处理部门参照学校相关的整理制度对相关文件进行初步整理，移交给档案部门后，档案专职人员进行深度整理。在实际工作中，较少有高校文书形成或处理部门对相关文件进行系统整理，移交的档案存在排序不准、文件缺失、文件重份等多种问题。三是保管工作问题。高校的职能部门和二级学院较多，档案管理工作一般由行政人员兼任，一些档案分散于领导或行政人员手中，没有及时归档。此外，很多二级机构并未设置专门的档案保管室，硬件设施达不到档案长久保管的相关要求。

2.2 信息资源开发工作不深入

文书档案的信息资源开发主要是指档案的编辑与研究工作、档案利用工作。但目前信息资源开发的程度还不够，档案的价值并未最大限度发挥。

一方面，档案编研工作进展缓慢。一是缺乏专业的编研团队。档案编研是档案资源开发的重要方式，此项工作专业性较强，需要组织专业队伍，开发人员需具备一定的洞察力，能够准确了解高校用户的实际需求，还需具备一定的科研能力，准确选题、选材、编写并推广运用。但从目前的实际情况来看，部分高校仍缺乏专业的队伍。二是重视程度不够。相比于教学、科研等核心业务工作，部分高校领导对档案工作重视程度还有待提升，档案工作缺乏良好的绩效考评机制，档案从业人员的积极性并未得到最大程度的挖掘。

另一方面，档案利用手段不够智能。档案利用是体现档案价值的重要工作，传统的利用方式主要为到馆实地利用，随着信息技术在档案领域的广泛利用，线上利用也逐渐成为档案利用的重要方式，这极大地提升了档案利用的效率。但由于很多高校档案数字化建设的进程比较缓慢，档案利用仍停留在目录检索层面，尚不能实现档案的全文检索。此外，部分高校并未设置线上平台，档案利用仍停留在采取传统的到馆利用方式，档案利用的效率受到影响。

2.3 档案专业人员队伍不健全

一是缺乏专业知识背景。档案管理工作专业性强，需要人员具备专业知识背景，但从高校档案从业人员的专业背景来看，毕业于档案学专业或相关专业的人员较少;既未经过系统的理论学习，也缺乏必要的业务培训的人员较多。二是缺乏系统学习的机会。当前，高校OA办公系统逐步推广和使用，档案管理从“双套制”向“单套制”转变，区块链技术的推广，高校文书档案管理人员需要通过学习、培训来不断更新观念，与时俱进。

3 高校文书档案规范化管理策略探析

3.1 完善文书档案管理制度体系

为规范档案工作，国家档案局出台系列法规和标准。对于高校文书档案而言，首先要遵循《中华人民共和国档案法》（以下简称《檔案法》），这是全国各领域档案工作最基本的遵循。其次要遵循教育部发布《高等学校档案管理办法》，办法的具体内容具有针对性，符合高校档案工作的实际情况和需求。再次参照文书档案系列标准，如国家档案局8号令、《归档文件整理规则》、《机关档案管理规定》等。此外，还包括国家档案局颁布的电子档案规范化管理的系列标准，如《电子档案移交与接收办法》《电子公文归档管理暂行办法》。构建完善的制度体系，为档案工作的开展提供保障。有效划分本校文书档案的归档范围、选择合适的复合式分类方法、规范开展文书档案的系统整理工作、做好电子文件的归档工作。

3.2 参照标准规范档案业务流程

前文已经阐述高校档案规范化管理的系列标准规范，此处对具体的要求进行阐述，从归档的范围和形式来看，参照《高等学校档案管理办法》高校檔案划分为十一大类，包括纸质、电子等各种载体形式。从归档时间来看，不同的部门其归档时间有所差别。而从档案整理的角度来看，参照《归档文件整理规则》，文书档案的规范化整理要求更为详细，譬如，分类标准，根据高校档案工作实际，高校档案管理一般采用年度—机构（问题）—保管期限的三级分类法;再如，归档章的基本构成和盖章位置，归档章由六个基本要素构成，加盖于首页上端的空白位置并将六大要素补充完整;再如，归档文件目录同样具有基本格式，包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数及备注九大要素。

3.3 推进文书档案资源开发工作

一是针对高校各业务工作开展编研工作。教学、科研、社会服务是高校三大核心工作，在具体的业务工作中形成了大量的文书档案。当前，本科院校“双一流”、高职院校“双高计划”正如火如荼开展，档案机构可以结合业务工作开展的实际需求开展专题汇编、文件汇编等工作，辅助领导决策。二是借助重大节日契机开展档案宣传工作。档案工作是一项相对“低调”的工作，需要通过各种宣传来扩大其影响范围和程度。档案机构可以考虑利用重大节日契机利用馆藏资源策划系列专题展览，譬如，2021年建党100周年的纪念展，全面回顾学校在党委领导下发展壮大的心路历程;在6·9国际档案日、9月10日教师节、10月1日国庆节等重大日子策划相关的专题展览。三是逐步推动文书档案信息化工作。一方面，逐步推进高校文书档案的数字化工作，将纸质文献转化为电子文件。另一方面，购买或设计档案管理系统并与高校各业务系统实现有效对接，构建各种数据资源库，组建高校档案大数据中心，利用数据挖掘、数据分析等技术，掌握高校教职工的信息需求并开展针对性服务。

3.4 组建文书档案专业管理队伍

一是完善激励机制。缺乏有效的激励机制不利于调动档案专业人员的积极性，根据《高等学校档案管理办法》的规定：“高校专职档案工作人员列入学校事业编制”“高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇”。办法对档案专职人员的待遇和职称晋升做出了明确的要求，但事实上，此条款的落实情况不佳，部分高校中档案从业人员的利益没有得到充分保障。高校需进一步完善激励机制，对专兼职档案管理人员进行年度工作考核，评选先进，调动其积极性。此外，畅通档案人员的行政和职称晋升通道，让档案人员有期待、有奔头。

二是完善队伍结构。可以从两个方面入手，一方面在人才引进阶段，注重引入具有档案学专业背景的人才，关注人才的专业能力和信息能力，以适应当前档案信息化管理的发展需求。另一方面在人才培养方面，注重档案专业人员的业务培训与继续教育，鼓励档案管理人员积极参与档案行业内举办的各类培训和交流，特别是针对高校文书档案管理的专题培训，着力提升档案管理人员的业务水平和能力。此外，高校档案机构开设针对校内兼职档案人员的业务培训，确保各二级机构档案管理工作的规范性。

参考文献：

[1]李萍.浅议高校文书档案工作的规范化管理[J].情报杂志，2009（28）：267—268.

[2]陈高润.浅议高校文书档案工作的规范化管理[J].办公室业务，2014（7）：184—185.

[3]沈运兰.关于高校文书档案管理规范化的思考[J].才智，2014（11）：71.

（作者单位：山西农业大学）