废纸收购业务内部控制研究

张世忠 浙江金龙再生资源科技股份有限公司

引言

废纸是包装原纸企业的主要原料，约占总成本的70%。随着进口废纸于2020年全面停止，国内废纸采购全面转为生产商直接或间接向自然人收购为主，其约占整个废纸采购总量的90%。控制废纸收购成本已成为包装原纸企业获得竞争优势最基础、最有效的手段。同时我国废纸回收体系仍不健全，形成了收购个人——社区回收点——城镇打包站——投售户——生产商的较长回收链，包装原纸企业需要应对更大的内控风险，包括税务、成本增加、采购舞弊等。为此，包装原纸企业需要建立健全内部控制体系，控制废纸收购业务风险，促进企业健康发展。

一、存在的问题

（一）管理体制问题

造纸产业作为两高一剩行业，在环保排放、能耗指标、信贷支持、项目用地等方面都受到各级政府的严格控制、甚至被直接关停进行产业升级，如浙江富阳因环保、能耗等原因直接叫停全部造纸企业，涉及500多家、700余万吨产能。另一方面作为主要的包装用品，包装用纸产销量近5年来一直保持近2%的增长。导致包装用纸企业集中度持续提升，单户企业的废纸收购量随之增长，如单条箱板纸（包装用纸一种）生产线提升到30万吨产能。

但部分企业组织管理架构没有随着产销规模扩大而进行调整，存在严重的小马拉大车的现象，尤其在采购管理体制方面。①岗位分工不明确，权责不清晰，制度不健全。一人担任多个岗位，如即分管采购业务，又负责废纸检验业务，不相容职务未进行有效分离；以及基于人工成本考虑，由单人质检，没有进行双人同检和第三人随机复检，使得检验本身没有得到监督。②此外，为适应我国不完善的废纸回收体系，企业一般采用敞开式收购方式进行废纸采购，废纸随到随收，没有采购计划或以微信方式向投售发出采购邀请，不签订采购合同，且投售户众多，这都加剧了企业在废纸收购业务风险。

（二）过程控制问题

首先，检验标准和收购价格不公开。部分企业将检验标准和收购价格列入机密信息，不向供应商等公开，并以此作为企业控制采购成本的工具。检验人员根据采购负责人通知，对检验标准和收购价格进行随时调整，导致供应商无法对其投售的废纸进行扣水扣杂和利润预期，影响到供应商长期稳定供货积极性。另外，由于保密，企业内部的财务、内审也无法掌握经批准的采购价格及采购政策，从而没有对废纸购价进行复核和审计。

其次，检验方法不先进。对废纸的检验主要包括验质和验数两方面，其中验质又包括水分检测和杂质检测。一方面，部分企业水分检验仍以人工检测为主，由质检员在整车中选择3～5包散包后通过烘箱等检测，手工开具检验单，未能全检。另一方面，杂质检测需要散包，耗时费力，无法全检，需要随机进行抽检。部分企业没有科学抽样，由质检员抽取车辆指定部位或人为随便挑选废纸检验，出现了检验结果偏差较大，未能真实反映废纸收购品质。

再次，废纸库存管理随意。由于部分企业采用敞开式收购，计划不足及其他因素影响，极容易出现某一时段废纸收购暴增，从而导致库存管理压力，出现堆放杂乱，甚至随地堆放，既影响了库存管理，也带来消防隐患。不同批次废纸混合堆放，带来了混合投料使用，使得造成的生产损失无法向上追溯到具体批次及供应商，从而影响了供应商管理、增加生产成本和财务得率分析（即一吨纸消耗废纸吨数）。

（三）监督考核问题

第一，监督检查乏力。一方面是会计监督缺失。部分企业会计监督意识薄弱，财务规范仍停留在税务合规和一支笔时代。会计人员在办理支付结算时，主要看采购员是否签字、总经理是否批准，收购发票是否开具等，没有深入审核。此外，部分企业成本核算简易化，按废纸、成品大类进行成本核算，无法进行具体的废纸成本分析，未能及时发现废纸成本重大差异，如得率过高（即一吨纸消耗废纸吨数）、价格波动偏大等。另一方面是没有内部审计。部分企业对于在废纸采购过程中出现的问题，采用一事一议一督查，没有考虑建立内审部门进行长效监督检查。

第二，绩效文化空白。良好的绩效考核体系和全员廉洁文化教育是加强废纸采购业务内部控制不可或缺的。一方面，部分企业关键岗位（如采购或检验）人员采用了固定薪酬制，甚至是低薪制。或不进行考核，或考核指标没有与关键品质或业务指标挂钩，甚至出现以罚代考。废纸采购业务人员工作积极性严重不足，人员流动性大，对品质也漠不关心。另一方面，公司漠视廉洁教育。开展廉洁教育是企业预防腐败、营造正气的重要手段，尤其是面对天量采购资金的废纸采购业务。部分企业长期不开展廉洁教育，导致相关人员未能正确认知违法违纪行为及其后果，以及对个人造成的损害。

二、导致的风险

（一）舞弊风险

企业废纸收购涉及合同签订、采购定价、过磅称量、品质检验、货款支付等流程，环节较多，相关责任人权力重大。一方面，废纸投售户众多、经营灵活，为追求个人利益最大化，较容易发生商业贿赂、以次充好、掺杂泥沙等舞弊行为，腐化相关人员、损害企业利益。另一方面，由于相关人员待遇偏低而经手采购废纸额巨大，同时缺乏监督和教育等，极易引发废纸收购流程中相关责任人利用权力，发生内部串通舞弊行为，与公司进行不公正交易、虚假交易或公然索贿等，如高价收购废纸、虚计过磅重量、抬高检验等级、虚假品质检验、隐瞒高额损耗等行为。这些舞弊行为的发生，严重损害了公司利益和企业形象。

（二）税务风险

利用废纸造纸是再生资源综合利用的一种，相关企业可以享受资源综合利用产品增值税即征即退50%的优惠政策。但根据税法规定，如企业因违反税法受到处罚超过1万元的，则停止享受该优惠政策。因此合法经营、依法纳税是废纸利用企业的高压线。①企业采购行为的不规范，会计记录失真或不完整以及“四流不一”——即发票流、单据流、资金额、货物流等，都有可能被税务处罚。②采购中的舞弊行为，也会导致虚假采购、虚增成本、少交税费而受到税务处罚。税务处罚一旦超过1万元的就会导致公司丧失增值税即征即退资格，以及高新技术企业所得税优惠资质，从而给企业带来重大损失，甚至停产停业。

（三）成本增加风险

废纸成本约占包装原纸成本的70%，在技术工艺相似的条件下，谁控制住废纸供应成本，谁就取得了领先的成本优势。一方面，废纸采购过程中内部控制缺失，会导致废纸采购品质下降，或价格上升，或库存过高，或影响员工士气等，从而增加公司经营成本。①废纸质量下降，会增加吨纸得率，从而直接增加吨纸成本。②废纸质量下降，也会增加吨纸生产工时、电耗、工费等，间接增加吨纸成本。③采购计划缺失，会增加废纸库存，增加资金成本。另一方面，舞弊行为的发生，也会显著影响到其他员工对公司发展和自我发展的信心，致使丧失工作热情，消极怠工，导致工作效率低下，从而增加了公司综合经营成本。

三、解决的策略

（一）健全废纸采购管理体系

企业应重视废纸采购管理体系的规范性建设，健全各部门职责和岗位分工。①明确不相容岗位分离。根据废纸收购业务过程，分别设置计划、采购、过磅、质检、仓储、结算、支付、核算及成本分析等岗位，并配备有信息化基础的操作人员，实行不相容岗位分离制度。尤其是采购计划和采购审批人员，采购和质检人员要分离，减少不必要的一人多岗。②应开展定期轮岗制度。企业应对采购、检验、分析等关键岗位定期轮岗，以消除对职业的怠倦感、增加对风险的警惕性，增强对舞弊行为的防范。同时，企业还可以对采购、检验等岗位实施年度强制休假制度，进行例行性检查。③实施计划采购。企业应根据生产计划，编制月度分日废纸采购计划。采购部门应按采购计划进行采购量控制，通知投售户合理供货，保持合理库存，减少库存资金占用和场地占用。④开展投售户管理。企业应完善投售户档案和评价体系，定期开展资信评级。同时应与投售户签订标准技术合同，以明确双方权利与义务。标准技术合同应在律师指导下制订，明确约定废纸收购过程中的检验、过磅、结算、订单通知、质量赔偿等。

（二）建设废纸采购信息管理系统

企业应加大信息化投入，通过信息系统实现数据采集和结算自动化，监控采购作业，防范人为干预或差错。①采购废纸电子称重系统。企业应自建大重量电子称重系统，所有采购车辆均进出厂区均应过磅，并通过电子大屏公示过磅结果，接受对方监督。②在此基础上开发废纸结算系统，自动采集过磅数据，生成过磅码单。采购计划人员应在系统内定期维护经批准的公开采购价格表，并提交财务人员复核。质检人员在系统内录入质检单。结算人员根据过磅码单、价格表、质检单下推生成废纸采购结算单，并提交相关人员审批，办理开票或支付申请。③建立适时监控网络。在地磅、磅房、废纸堆场或仓库、检验场所及送检过程等设立高清摄像机，适时录音录像，监控作业人员的行为，防止舞弊和分析作业效能，录像资料应存储到专门机房并进行灾备。此外，还可以读取车牌信息同步录入到结算系统以实现结算自动化。④开发数据接口，联通ERP。实现采购数据与ERP互通，减少数据手工操作和人为传递，可以有效防止数据失真。开发数据接口，ERP直接采集废纸结算系统的中过磅结算数据，自动生产采购入库单。

（三）严格废纸收购过程管理

企业应该结合工艺流程，对废纸收购业务过程进行重点严管。①对检验标准和收购价格双公开。双公开有利于采购活动的公开监督，也有益于供应商初检和送货安排，从而提升废纸品质的稳定性、收购量的可控性和收购价的合理性。故企业应在过磅房等公示检验标准和价格，还可在微信公众号推送。②随机抽检和自动化检验。检验抽样的合理性决定了检验结果的可靠性，为防止人为干预或弥补判断力不足，企业应采用电脑随机抽检。对于待检车辆进行对抽选中废纸包解包和甩包，进行水分人工复检和杂质检验。此外，企业还应配备自动化水分检测仪，在过磅同时进行水分全检。③盲检和复检。由于废纸采购量巨大，一般企业废纸品种仅不到10种，单一品种的年采购额高达数亿元，检验舞弊会带来巨大损失。为此企业应进行盲检，由仓储部门并根据电脑选样结果送检，送检时仅提供批次号，不提供厂商标识。企业还应不定期指定专人进行随机复检。④实施批号管理。批次号不仅可用于盲检，可以用于指导仓储部门进行物料管理，将同批同质同种的废纸集中堆放，即可加强废纸盘点，也可防止串料使用，从而提高验数监督和提升成品质量。

（四）绩效考核和廉洁教育

针对废纸收购业务，企业应在内外部开展绩效考核和廉洁教育，激励投售户和相关人员规范业务操作、提升废纸品质，实现预防职业犯罪和节耗降本增利。①提高关键岗位待遇。过低的薪酬待遇会导致较低的舞弊成本或辞职成本，因此企业应高薪养廉，较大幅度提高采购、检验人员的工资待遇，以与其工作性质相匹配。较高的待遇有助于吸引更高专业能力和职业素养的人员从事废纸采购和检验工作，增强其企业内部地位，减少相关人员的流动性，也有助于后续的绩效考核。②以得率为中心进行绩效考核。“得率”具有客观、综合、简便的特点，辅以价格、库存量等其他指标，形成KPI体系，可以激励员工努力开发稳定货源、采购优质废纸、落实采购计划、降低生产成本。③对投售户激励。根据资信评价结果，企业对投售户予以正激励或负激励，如提升采购比例或减少采购份额等。④常态化开展廉洁教育，倡导廉洁文化，形成廉洁氛围。企业除了通过集中学习、编写手册、违法警示、撰写心得等形式进行廉洁教育外，还应与投售户签订采购廉洁协议、与员工签订廉洁从业承诺书等，提高其廉洁自律意识和违规舞弊成本。

（五）实施会计监督和内部审计

会计监督和内部审计是废纸收购业务监督的重要手段，企业应完善财务和内部审计职能，积极开展公开监督检查。①严格财务支付审核。企业应制定并严格执行废纸结算审核标准，认真比对采购计划、收购发票、过磅单、结算单、质检单、入库单和供应商送货单等，钩稽数量、时间和品质等级。校验收购发票与收购报价表，检查报价有效性。以实现“四流一致”，防范税务风险和舞弊风险。②加强财务分析。财务部门应每天按产线分品种计算不同克重成品纸的废纸得率，并与标准用量进行比较分析。如出现重大得率或结构偏差的，还应进行批次分析。此外，还应进行价格趋势分析，其他企业比较分析，以及质检水分和杂质分析、生产废渣分析，对废纸收购价格、质量、数量进行全方面监督。③定期或不定期进行存货盘点。财务部门至少每月对废纸盘点一次，对库存的废纸按批次分别盘点，核对库存，查明差异原因。④开展内部审计。企业应建立独立内审部门或配备专职内审人员，明确审计职责和范围，定期或不定期开展内部审计，检查、发现、纠正废纸收购业务中存在内控问题。

结语

综上所述，企业在废纸收购业务中存在一些内部控制问题，原因是其体系不健全、过程控制弱以及监督不力等，企业应积极应对和实施内部控制，通过建立健全采购管理体系、建设信息化、严格过程管理、开展绩效考核和廉洁教育以及实施会计监督和内部审计等，防范或降低舞弊、税务和成本增加等风险，促进企业健康持续发展。