A公司非常规物资采购内部审计案例探究

邵钟倩 江山欧派门业股份有限公司

一、案例情况

A公司为制造企业，采购部下设开拓部、管理部。开拓部负责采购商务部分，管理部负责统筹管理及内部监督。A公司对于非常规物资的设定为除生产材料之外的一切物资。

针对非常规物资采购，A公司采购部制定有规章制度，采购流程如下：需求部门寻找至少2家供应商，确定技术参数→需求部门内部审核后的提交采购需求(附技术参数及估算价)至采购部，同时提交前期寻找的供应商名单及联系方式→开拓部联系供应商进行商务谈判→公司董事长进行定标审批，形成价格审批表→开拓部签订合同→供应商送货→需求部门验收后将验收单提交开拓部→开拓部提及付款流程。

A公司架构中虽然设置有专业部门，但对于非常规物资采购并未限定主管业务部门。

二、审计案例选择

审计发现A公司在非常规物资采购的流程及审核权限设置上存在风险隐患，遂以专业程度较高的电力工程作为非常规物资采购的抽查对象开展专项审计。

三、异常线索发现

审计从合同审批流程中提炼电力工程项目，对数据进行初步分析、对比，发现存在明显异常点如下：

(一)比价单位长期未变，存在明显陪标嫌疑

审查发现A公司历年来设备桥接及电缆敷设项目的合作单位均为胜利电力科技有限公司(以下简称胜利公司)，但胜利公司并非独家供应商，每次合作均通过2家供应商比价的方式。经统计，2015年—2020年期间A公司与胜利公司共发生43起合作，每次参与比价的单位均为景气电力工程公司(以下简称景气公司)，6年来景气公司从不缺席报价，却也从未中标。

(二)供应商资质异常

胜利公司的企业名称及经营范围中显示其为电力科技主营范畴的行业，对于是否具备电力工程资格，审计人员产生怀疑。于是，审计人员对胜利公司的电力资质开展审查，发现涉及电力工程应配备的《承装(修、试)电力设施许可证》《建筑业企业资质证书》《安全生产许可证》3个资质证书均为伪造，胜利公司涉及无资质经营。

(三)陪标单位资信标资料异常

审计人员对陪标的景气公司也进行资质审查，发现景气公司资质合规，但审计人员进一步调查存档的资信标资料，发现景气公司印章存在伪造。比如营业执照复印件上有一个复印后的黑色印章，在上面还盖有证明与原件相符的红色印章，但该红色印章并没有复印件黑色原始印章显示的序列码，两者不相符。怀疑系胜利公司通过伪造景气公司印章在相关资料复印件上盖章，作为景气公司每次报价的依据，人为制造2家供应商参与报价的合规场景。

(四)报价单基础信息不完整

电力工程合规报价单的基础信息应包含：报价单位、报价日期、单台设备电缆及金属线槽规格、工程量、单价明细、项目工程量汇总表，以及详细明细构成的报价明细表。但审计人员发现，胜利公司报价单上仅陈列材料费用40万元，安装费用10万元，辅助材料4万元，管理费3万元等，以粗放价格进行报价，并无法区分单项不同规格材料的单价信息。同时，大部分项目单台设备电缆及金属线槽规格、工程量均未提供。采购部在无单价的基础上进行比价议价，比价议价形同虚设。

四、开展审计程序

根据上述异常点，审计人员对A公司历年来所有电力工程项目的全面的数据还原、汇总、分析，结合现场工程量实测，同步市场上各大供应商市价信息搜集，最终还原了虚报工程量及金额。

(一)数据还原、汇总、分析

审计人员整理合同基础信息，汇总项目基本情况表。同时，根据报价资料梳理单项工程的工程量及材料规格，提供下一步现场实测。

(二)现场实测

因电力图纸缺失，无法确认电路走向。审计人员邀请专业设备机修工，对每台机器控制箱打开查看，明确连接的动力柜以及电缆规格，再根据现场金属线槽搭建情况进一步画出现场每台设备的电路走向，测算电缆及金属线槽实际工程量。

因专业人员的加入，审计人员还发现了胜利公司在电缆的使用上存在规格大幅降级，比如报价时承诺31.5kw封边机是用YJV4*50+1*35的电缆，但现场发现使用的是YJV5*10电缆，降4级。经查，胜利公司通过两种方式达到超额盈利的目的：第一，在报价时高抬规格，以质量过剩的方式虚高报价；第二，在现场使用能维持设备正常运转规格的材料，以降级使用的方式赚取材料价差。审计实测时，对每台设备真实使用的材料规格也进行了数据还原。

(三)市面询价

审计人员以43个合同对应的报价日期，寻找市面上其他同样规格的电缆及金属桥架供应商进行追溯时点询价。因追溯期间太长，无法完全取得全部时点的报价数据。审计人员再次通过股票网站相关信息，分析电缆中铜价、金属线槽中钢材历年价格走势，得出均为逐年上涨趋势。以此推断，电缆及金属线槽的价格也呈上涨趋势。于是，审计人员以缺失的报价时点最近的节点最高金额作为价格还原，乘以现场测算后的实际耗用量(算上合理损耗率)，得出最终的合理报价。

综上，以最终的合理报价与合同中材料部分的单项金额进行比对，差额部分即A公司的损失金额。

五、审查结果

经审查，胜利公司在与A公司合作的6年期间，多报电缆工程量32 856米，多报金属线槽工程量11 553米。同时，现场使用的材料规格与报价时承诺的材料规格存在大幅度的降级。因虚报工程量、降级使用材料，以及不合规报价，导致仅电缆和金属线槽部分给A公司造成损失金额744万元，高达电缆和金属线槽部分合同价的64%，给公司造成了巨大的资金损失。除此之外，胜利公司还存在无资质经营，伪造陪标单位印章及报价资料，给A公司带来严重的行政处罚风险。

六、导致问题产生的原因分析

经查，最初引入胜利公司系A公司某高层亲属推荐，高层仅示意同等条件下胜利公司可优先考虑，但执行人员曲解概念，大开绿色通道，全程形式审批。导致6年来胜利公司空手套白狼，赚得盆满钵满，甚至越发胆大气盛，在小车间搬迁项目中以百万高价有恃无恐地伸手要钱。除高层这一诱发因素外，A公司相关人员未切实履行自身岗位职责也存在无法推卸的责任，但归根究底更多的问题在于A公司内部采购流程及审核权限设置。

(一)规章制度制定方面

1.采购部以签发制度为“保护伞”，关键环节权利旁落，导致公司利益受损

A公司采购部采购流程设定中，将供应商名单及联系方式、工程量现场实测、与供应商的初步询价3个关键环节交由需求部门负责。在供应渠道、工程量、最初报价均由需求部门全程包揽的情况下，采购部作为第二级接收部门，并未发挥其在供应渠道、价格2个方面的绝对专业权威。反而以签发制度大打“擦边球”，推脱自身岗位职责，认定需求部门应对供应商真实性及最初报价负责。以至于无人审核的情况下问题频发，公司利益受损。

2.电力工程管理制度缺失，项目开展形同“裸奔”，导致公司利益受损

A公司对于电力工程，架构中设置有专业部门——电力保障部，电力保障部成立至今已有8年，期间未出具任何相关电力项目的规章制度，缺乏规范的业务流程，电力工程项目一直处于无制度下“裸奔”的无知无畏状态。导致电力工程项目在工程量测算、电力图纸设计、动力箱位置摆放、电缆及金属线槽排线布局、施工现场降低规格使用材料等等方面问题频发，公司利益受损。

(二)规章制度执行方面

1.供应商资质审查不到位，公司面临行政处罚风险

采购开拓一二部对于供应商资质审查负有不可推卸的责任，然而对于43次供应商比价议价，均无人对供应商资质开展实质审查，即便供应商资质处处显露异常。

2.采购部在无单价的基础上进行比价议价，比价议价形同虚设

根据A公司规章制度，由采购部的开拓部对报价单位进行比价、议价，并出具价格审批表，提交审批。然而，在43个电力工程项目中，采购部均在无单价的基础上进行比价议价，即需求部门预估采购价，采购部在预估价基础上讨价还价，完全未审核预估价是否合理，比价议价形同虚设。

(三)专业部门归口管理方面

A公司对于非常规物资并未限定主管部门，以至于现实情况中存在大量需求部门绕过专业部门自行进行。

1.前期技术标确定环节

当需要进行设备桥接及电缆敷设时，A公司存在2种申购模式，一是制造部门向电力保障部提交需求，统一由电力保障部接洽技术标及供应商，最终由电力保障部向采购部提交采购需求。二是制造部门直接与供应商接洽并向采购部提出采购需求。后者模式下对于技术参数、电力图纸规划、报价工程量、用料规格的合理性均没有电力保障部作为专业部门予以审核确认，经手部门两眼一抹黑，形式化审批全程通过。

2.中期项目施工现场监督环节

由制造部门自行发起的设备桥接及电缆敷设项目，电力保障部并不参与现场施工管理。即，胜利公司在项目施工现场缺乏有力监督，在偷换材料规格、线路真实布局上制造部门无人发表专业监督评论。

3.后期项目完工验收环节

电力工程项目的最终受益部门为制造部门，验收审核链中设置验收由制造部门验收。2种申购模式下，电力保障部均不参与最终的验收审核。导致非专业的制造部门仅对车间设备是否能正常运行进行有效验收，疏忽了对施工现场最终工程量结算的实质验收。

(四)供应库建设及维护方面

1.供应库建设不到位，基础工作未完善

A公司采购部对于供应库的重视度不够，日常进入供应库的单位均为合作过的供应商，并未对历次参与报价或可发展对象进行入库管理。对于非常规物资采购，A公司采购部完全依赖需求部门提供供应商，导致采购各环节处处被动。

2.供应商维护不到位，未及时发现资质异常

A公司采购部对于供应商日常维护不到位，留档的供应商的资质证书已过期多年，却未沟通供应商及时提供。从另一层面上也造成了供应商造假成本低，后期被发现的风险小。

七、整改对策分析

(一)完善制度

A公司电力保障部及采购部均因完善自身部门制度。电力保障部应针对电力图纸出具、施工现场管理、工程量审核、工程验收等环节建立制度，明确各环节审核要求、要点以及审核人的职责。采购部应完善供应商管理制度，调整由需求部门与供应商接洽、联系最初询价等环节的现有模式。

(二)归口管理

A公司电力保障部应对公司所有电力项目进行把关审核，不允许未经过电力保障部由各部门自行开展的情况出现。同时，采购部也应回收采购权限，贯彻落实寻找供应商、开展询价等专业职能。严格采取专业部门统一归口管理，杜绝专业职能空落、旁落。

(三)明确执行

导致上述问题的产生均系各审核链部门未切实履行自身岗位职责。电力保障部在制度规范后应明确按照制度规定对电力图纸、施工现场管理、工程量审核、工程验收进行管理。采购部应完善比价制度，严格按照比价流程进行比价，杜绝一切形式化比价。同时，应有效建立供应商库管理，拓展非常规物资供应渠道。

(四)有效监督

A公司采购管理部应切实履行监督职责，对采购开拓部在寻找供应商、询价、比价议价等重要环节进行有效监督，掌握开拓部既定的工作模式，明确流程弊端，提出合理化建议。■