论事业单位会计档案数字化的必要性与可行性

韩强

摘  要：事业单位在提供社会服务的同时，需要财政资金的支持。财务监管是保证其正常运作的必要措施，而会计档案是财务监管的重要凭据。针对传统纸质档案存在的查询效率低下等不足，本文论证了建立数字化会计档案的必要性，并通过与传统纸质档案的对比，显示了数字化会计档案易于备份，方便保管与检索的优点，并提出了建立数字化会计档案的基本要素和实现途径，且对建立数字化档案的困难进行了客观分析。

关键词：事业单位  社会服务  会计档案  数字化

中图分类号：G271;F231 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2021）07（a）-0091-03

On the Necessity and Feasibility of Digitization of Accounting Archives in Public Institutions

HAN Qiang

（China University of Geosciences， Wuhan， Hubei Province， 430074  China）

Abstract： While providing social services， public institutions need the support of financial funds. Financial supervision is a necessary measure to ensure their normal operation， and accounting archives are an important evidence of financial supervision. In view of the low query efficiency of traditional paper archives， this paper demonstrates the necessity of establishing digital accounting archives. Through the comparison with traditional paper archives， it shows the advantages of easy backup， convenient storage and retrieval of digital accounting archives， and puts forward the basic elements and implementation ways of establishing digital accounting archives. The difficulties of establishing digital archives are also objectively analyzed.

Key Words： Public institutions; Public services; Accounting archives; Digitization

1  會计档案数字化是大势所趋

1.1 传统纸质档案的不足

会计档案是事业单位财务活动的历史记录和凭证，是一旦失去就不可复得的重要资源。因此，形成、保存、调用档案是日常财务活动的重要内容。在事业单位的日常财务核算中，会计档案发挥着不可替代的作用，会计档案管理工作至关重要。但是，会计档案的管理是一项责任重大而又非常繁琐、易于出错，需要极大的耐心，细致而又不易体现业绩的工作，对从业人员的专业素养和敬业精神有很高的要求。客观而言，科研事业单位在目前的会计档案管理工作中，存在管理人员对会计档案管理工作重视程度不足、缺乏完整性的管理方案以及档案难以被长期保存等问题[1]。尤其是传统的纸质档案占地多、易受潮，且对消防有很高的要求，保存实属不易，查阅起来也费时费力，效率低下。保存档案的目的当然是为了查阅档案，可是传统的纸质会计档案不仅查阅困难，在查阅过程中还可能导致部分损毁，是档案利用工作中的老大难问题。财务人员一般都能感受到，查账是一件费时费力但常常又必须做的工作，往往需要集中大量的专业人员。

1.2 会计档案管理的现状与发展方向

近年来，信息化技术飞速发展，对会计工作的内容与方式都产生了极大的影响，数字化办公已成为会计工作的绝对主流[2]。但在会计档案管理这一方面，信息化步伐明显落后。大部分工作依赖的还是传统的纸质档案，这显然是没有跟上时代的步伐。尤其是大数据时代的来临，不仅带给人们生活上的便利，对于各行业、各职能方面的影响也是非常明显的。传统管理模式下的档案管理已无法适应当前形势，其所面临着挑战的同时更是改革的契机，改革和创新是必然趋势[3]。伴随着互联网与大数据的飞速发展，大型企业集团都在推进财务共享的建设，将会计信息以电子化的形式存放于网络或者本地，以实现信息资源共享[4]。

以下将从事业单位会计档案管理数字化的必要性、可行性、实现途径和存在的问题等几个方面，说明会计档案数字化乃是大势所趋，之所以现在还没有完全做到，不是因为它没有意义，而是人们的观念没有与时俱进。

2  事业单位会计档案信息化的必要性

2.1 事业单位会计档案的基本属性

与企业单位相比，事业单位往往需要国家财政的支持，即日常开支中至少一部分来自纳税人的贡献，有义务接受政府部门代表纳税人行使的监督。会计档案作为单位财务收支的凭证，是政府监督的重要依据。同时，事业单位一般都需要提供一些方面的社会服务，利用会计档案也是社会服务的内容之一。

2.2 传统纸质档案的不足与数字化档案的优势

凭借传统的纸质会计档案来行使财务监督时，存在效率低下的问题，非常不利于财务监督的常态化。这就可能让一些不法之徒产生侥幸心理，觉得他们的违法违规行为虽然难免在档案中留下痕迹，但被淹没在大量票证、单据中，被发现的概率很低，从而使人决定铤而走险。从这些年被揭发出来的一些经济犯罪的案例来看，很多犯罪行为是在行为人明知会留下痕迹的情况下发生的。

相反，如果采用数字化会计档案，会使档案查询的效率极大提高，很容易将违法违规行为暴露在阳光之下，不仅有利于揭露以往的违法违规事实，也能震慑潜在的违法者。

从提供服务的角度，数字档案相比于纸质档案也有明显的优势。对于传统的纸质会计档案，常常出现的一个难题是：如果将档案开放给一般未经专业训练的查阅者，则可能造成原始档案的损伤;而完全由保管人员承担查阅任务，则有时难免工作量巨大，工作效率难以满足要求。而若采用数字化会计档案，只要设置几台计算机就可以了，一般的查阅者按指南操作，根本无需接觸原始档案。工作效率大大提高，同时可保证原始档案完整无损。

2.3 数字化解决档案管理的传统困难

传统的纸质会计档案需要防潮、防火、防虫蛀，又要方便查阅，对档案室环境有较高的要求。在采用数字化档案后，纸质档案不是弃之不用，而是可以大大减少调用频率。纸质档案可以采用密封保存，大大降低损坏的风险。同时，数字化档案所占用的空间几乎可以忽略不计，因为一个硬盘的存储能力就可以超过一个传统的大型图书馆。数字化档案还有一个优势，就是方便备份，而这是传统的纸质档案完全做不到的。

3  事业单位会计档案信息化的可行性

3.1 数字化会计档案的可保存性

反对数字化会计档案的人所提出的一个理由是存储数字化档案的硬盘存在一定的寿命，不利于档案的长期保管。事实上硬盘材料的稳定性近些年来一直在持续提高中，按现有水平和最保守的估计，储存10年是没有任何问题的。由于数字化档案方便备份，在硬盘预期寿命之前进行转存，可保证数据无损，所造成的成本，与其产生的效益相比，可以忽略不计。由于会计档案并非需要永久保存的资料，会定期销毁。所以通过有限次数的转存，可以保证数字化档案在保存期内的安全有效使用。

3.2 无纸化办公助力会计档案数字化

现代会计实践的很多方面已经实现了数字化、无纸化，包括电子票据的应用，这为数字化会计档案的建立提供了方便、降低了成本。如果能够在会计前台和档案室之间建立有效联动，则会大大提高建立数字化档案的效率。在档案管理以往的实践中，已有工作尝试将办公自动化和档案管理相结合[5]。对于会计工作和数字化会计档案的形成而言，这不失为一种几乎不增加成本，但却大大省略中间环节，提升工作效率的路径。

4  事业单位会计档案数字化的实现途径

4.1 人力资源的保证

要实现会计档案的数字化，档案管理人员首先要接受过系统的教育与训练，熟悉信息化技术，能熟练应用相关软件，胜任数据库的建立、维护和调用方面的工作。

事业单位一般而言，人员组成编制相对固定，这就决定了数字化会计档案的建立者和运行管理者，应主要立足于从现有人员中培养。实际上数字化会计档案的录入、管理等工作与其他数字化档案并没有本质差别，一般熟悉数据库操作的人员都可以胜任，在技术层面上并没有特别要求。即使是以往对相关计算机软件不熟悉的人，也可以在短期培训后迅速掌握该项技术。从事该项工作的主要难处还是在于数据量大，图片、表格类数据多，需要手工录入的数据多，且数据在日常会计工作中会不断生成。与技术难度相比，数字化会计档案对从业人员的要求更多体现在责任心上。

4.2 硬件、软件的置备

建立和维护数字化会计档案，需要单位领导给予足够的重视。需要拨付专款用于购置硬件设备和正版软件，日常维护、系统升级、数据备份等也需要一定资金投入，但相对于开始建立数字化会计档案室的支出是一个小数。

最近在物联网技术上的发展进一步为会计档案数字化提供了技术前提。利用物联网异构数据的基本特征，设计物联网数据的存储模型，其中结构化数据通过分布式数据库进行管理，文本、图片等小体量非结构化数据通过分布式文件系统进行管理。在此基础上又分别结合了负载均衡和缓存更加深入地改善了系统性能[6-7]。智能财务系统收集的电子财务档案通过建立接口的方式，共享到档案管理系统中[8]。因为会计档案涉及到较多的图片等非结构数据，这些新技术的应用无疑是一个福音。

4.3 历史档案的数字化

在建立数字档案时，需要逐渐将传统的纸质档案数字化录入存储，这项工作开展得越早越好。数字化档案在开始建立时，需要较多的人力、物力投入，但一旦建立系统的数据库，会给今后的工作带来极大的方便。权衡得失，还是非常值得的。

一般而言，历史档案中，时间越是靠近现在的，调用频率越高，价值越大。因此在历史档案数字化时，时间上应采用倒序，即按照先近后远的次序建立数字化历史档案。

4.4 合理的分类与检索途径

数字化档案最大的好处还是方便查阅，而要把这种理论上的方便落到实处，首先必须对档案进行合理的分类，并建立有效的检索路径。由于数字化会计档案属于新生事物，在这方面缺少先例可供借鉴，建议各单位在开始时可以参考图书馆的分类检索方案。一般而言，档案对应的业务发生的时间、科目、金额范围、业务类型等都可以作为分类检索的依据。根据各单位的具体情况，也可将档案业务对应的二级单位等作为分类检索依据。根据使用效果，可以逐渐调整、改造分类检索路径。

5  存在的问题

数字化会计档案如果在实践中得到应用，它将是一个新生事物，需要一定时间来得到社会的认可。开始建立数字化会计档案时，需要一定的人力、财力投入。由于缺乏先例，各个单位的主体业务和档案规模都不相同，对于资金预算还需要更进一步的计算与摸索。更重要的是在开始时，很多业务如财务审计还一时不会接受数字化档案作为凭据。但是，从会计实践的总体发展趋势来看，数字化会计档案将是大势所趋。尤其是我国政府一直鼓励建立创新性社会，像数字化会计档案这样的新理念是符合创新性社会的要求的。虽然有些人会质疑数字化档案的保真度，但其实它的保真度高于目前常用的纸质复印件。

6  结语

本文所提出的数字化会计档案是一个创新设想。正如其他新事物一样，它还有很多不完善和不确定的方面。本文正是希望能激起职业会计和财务主管在这方面的兴趣和热情，最终将这一设想转化成会计档案数字化的具体实践，并在实践中完善提高。文中从必要性、可行性、实现路径和存在问题等几方面分析了会计档案数字化的优势与意义。虽然还需要一些时间来获得社会的认可和支持，但它终将是大势所趋。

参考文献

[1] 朱秀娟.科研事业单位会计管理档案研究[J].办公室业务，2019（4）：102-103.

[2] 周宇霞.大数据背景下事业单位会计信息化发展探析[J].科技创新导报，2019，16（30）：120-121.

[3] 吴晖.从大数据视角探究高职院校档案管理模式的改革[J].科技创新导报，2020，17（20）：144-145，148.

[4] 刘佳.浅谈数字化背景下企业会计档案管理[J].冶金财会，2021，40（4）：11-13.

[5] 许晨.办公自动化背景下对文书档案管理工作的相关思索[J].文化创新比较研究，2020，4（15）：155-156.

[6] 张文正，孙知信，宫婧.一种混合型异构数据存储方案[J].科技资讯，2021，19（11）：1-4.

[7] 丁润峰.新时期档案现代化管理数字化策略和探析[J].科技资讯，2021，19（5）：42-44.

[8] 王竹，王娣，周怡杉.高校财务档案数字化实施方案的研究[J].兰台内外，2020（34）：10-12.