档案管理保密工作的重要性及策略

王迪

摘  要：随着我国社会的发展，各个领域的管理都不断加强，档案管理的作用不断提高，体现在社会发展的各个领域。为了更好地进行档案管理工作，满足保密工作原则，需要制定科学的保密和管理制度，严格按照相关的要求进行规范操作，突出档案内容的完整性，避免档案信息出现流失和信息泄露的问题，促进我国社会进行稳步的发展。本文首先介绍了档案管理保密工作的重要性，然后阐述了档案管理保密工作的内容，分析档案管理保密工作存在的问题，最后针对问题提出针对性解决措施。

关键词：档案管理  保密工作  重要性  策略

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2021）07（a）-0097-03

Importance and Strategy of Archives Management Confidentiality

WANG Di

（Party School of Hongxinglong Administration Bureau， Shuangyashan， Heilongjiang Province， 155800 China）

Abstract： With the development of our society， the management of various fields is constantly strengthened， and the role of archives management is continuously improved， which is reflected in various fields of social development. In order to better carry out the archives management and meet the confidentiality principles， it is necessary to formulate a scientific confidentiality and management system， standardize the operation in strict accordance with the relevant requirements， highlight the integrity of the archives content， avoid the loss and disclosure of archives information， and promote the steady development of our society. This paper first introduces the importance of archives management confidentiality， then expounds the contents of archives management confidentiality， analyzes the problems existing in archives management confidentiality， and finally puts forward targeted solutions to the problems.

Key Words： Archives management; Confidentiality; Importance; Strategy

隨着我国经济机制改革，我国在档案保密方面要求也不断提高，尤其是对于档案馆的保密工作，需要制定科学的政策，加大资金的投入，优化档案信息保密内容，提高档案管理的质量和效率。在发展过程中，存在一些问题由于受到各因素影响，不能及时地保障档案的保密性，导致档案信息不完整，对于档案信息分类不合理，没有充分发挥档案信息的价值，存在严重的安全隐患。因此，相关监督部门要设立专门的岗位进行档案保密工作，保证档案的真实性，促进社会经济发展[1]。

1  档案管理保密工作的重要性

档案管理工作是对于重要信息和保密内容的科学管理。我国各个领域的市场竞争都越发激烈，无论是人才和信息资源的要求越来越高，信息资源成为了具有较强竞争力的资源之一，对档案保密工作具有重要影响。将重要的信息数据进行整理和记录，可以有助于深入研究信息数据的内涵，挖掘信息数据的加害者，为市场竞争提供良好的指导[2]。对于档案资料的管理，包括企业的保密信息，或者是国家安全的重要秘密，甚至军事发展等，档案信息的泄露，有可能对某个领域的安全造成重要影响。因此，需要加强对档案保密工作的重视，做好档案的管理和储存[3]。现今社会发展过程中，各个领域都已经应用互联网技术，因此档案保密工作中也需要应用互联网技术，可以提高档案保密管理的效率，但是这也提高了档案管理的信息安全性。因此，档案管理过程中要注重人员的专业性，遵守保密的原则，充分发挥档案的作用，促进档案管理的合理性。

2  档案管理保密工作的内容

2.1 加强档案的分类管理

分类管理主要是为了在档案查询、借用时更加方便，有效地避免档案内容的混乱，可以依据实际情况，对档案信息进行科学的分析，从而更加有针对性地进行档案类别的整理，明确档案保密工作的内容，充分发挥档案的价值和作用，保证档案信息的真实性[4]。同时，还需要对档案保密信息的管理期限进行明确，促进档案信息的完整性，避免对保密信息内容产生不利影响。在进行管理时，需要对保密档案的密级进行分级，进行独立的保存和装订，提高档案管理的安全性。

2.2 档案库房的管理

为了更好地加强档案保密工作，需要对档案建立库房，按照不同的类别，进行分类存放，防止档案信息无法快速的调取。同时，建立档案库房，可以避免档案发生丢失，要加强档案库房的管理，建立完善的管理制度，保证制度执行的规范性和合理性。尤其是针对档案库、办公室和阅览室，这3个地方需要分别管理，按照内容和要求遵守相应的原则，并派专人负责管理，保证档案内容的保密性，同时还应加大资金的投入，满足保密管理的硬件和软件需求。

2.3 涉密档案的管理

档案管理包括很多内容，涉及很多机密信息，因此需要加强对档案保密工作的管理。如果檔案保密工作管理时，出现了档案内容泄露或档案丢失，这不利于我国的经济发展和安全，因此，需要加强涉密档案的管理，完善管理制度的同时，采取有针对性的措施，提高档案管理工作的效率[5]。

3  档案管理保密工作存在的问题

3.1 软硬件设施不齐全

档案管理工作是档案馆的主要工作。但是部分档案机构缺乏对档案的管理，没有配置专业的人员和档案储存室，工作中没有提供档案管理保密性的基础条件，针对档案信息的外泄问题无法有效的解决。因此，随着档案管理的发展，需要建立单独的档案室，提高档案储存库房的环境，避免纸质文件损坏。

3.2 档案管理制度不完善

目前，我国对档案保密工作的管理力度不断增强，但是在实践中仍然存在很多不利因素，限制档案管理工作的质量，降低了档案管理工作的效率，甚至档案信息保密性低和不完整。由于没有制定科学的档案管理制度，在各个环节中存在安全隐患，尤其是档案的借阅过程中，存在对档案的损坏等情况，由于制度的缺乏造成工作中缺乏依据，不能规范地进行管理，这也造成了档案工作保密管理不到位的情况。

3.3 不重视对档案保密工作

档案工作涉及很多的内容，如果不重视档案管理，没有建立科学的制度，则工作人员在实践中，就缺乏相应的管理依据，导致档案管理工作效率的降低，这就降低档案保密工作的管理质量，造成档案管理安全防护程度不足，影响档案管理的安全性。对档案进行管理可以促进档案管理的发展，还可以收集更多的有价值的信息，促进社会经济的发展。但是在实际工作中，不能仅单一地进行管理，还需要保证档案的使用过程不出现泄密问题，否则可能导致严重的后果。

4  加强档案管理保密工作的策略

4.1 完善档案管理制度

一是要建立科学管理制度，在工作中可以不断的完善制度内容，促进档案管理工作的开展，并安排专人进行管理。二是提高工作的执行力和效率，约束档案保密工作管理。三是明确划分管理内容和使用权限，相关人员要认真负责，严格遵守保密管理的制度，提高自身的保密意识[6]。如果档案内容出现泄露，需要按照法律法规进行责任的追究，杜绝档案信息的泄露。

4.2 对档案保密工作的一体化管理

档案保密工作中需要对工作内容进行科学的划分，实现档案保密管理的一体化。因此，档案管理人员要明确岗位职责，在工作中要加强与各个部门的沟通协作，加强对档案信息的整理，保证档案信息内容的完整性。同时，加强档案管理的一体化建设，建立信息管理平台，做好日常的网络系统的安全维护，创建保密工作一体化发展环境。

4.3 做好档案库房管理和保密工作

档案库房管理中的保密工作，想要提高档案资源的安全性，管理人员需要重视档案的库房管理，这是提高保密管理的基础。而档案库房建立需要符合国家的相关标准。为了避免涉密档案中的信息泄漏，档案库房的选择不应在办公室地下室，需要将库房设计在附近的角落。对档案库房还需要加强防护，做好门窗加固，保密库房四周应布设监控摄像头，周围门窗还需加装安全网。同时，库房与办公室或阅览室要分开。在档案库房要设置专业进行监管，严格执行相关制度，对于陌生人员应不得入内。提高对保险柜或防盗门等设备的安全防护[7]。

4.4 促进档案管理人员保密意识的提高

在档案保密工作中人的因素是最为重要的，档案管理人员了解很多的秘密。因此，需要架起那个对档案管理人员的涉密教育和警示，提高档案人员的保密意识，树立正确的安全意识教育观。

档案管理人员首先思想上要高度重视，要有责任感、使命感、要有事业心，要树立强烈的保密意识，认真学习并遵守保密法律和规定，学习保密工作的规律和技巧，针对档案工作的各个环节，建立完善有力的保密制度，以制度做保障，堵塞漏洞，在具体操作中要严格遵守制度，确保万无一失。

此外，我国已经全面进入了信息化社会，档案信息化建设也在不断加快，因此档案管理人员要提升自身的网络安全保密意识，并努力学习信息管理的相关知识和内容。保证档案管理人员可以快速学习新技能和新技术，建立完善的档案知识系统，以专业知识为主体，以计算机网络知识为辅助，培养复合型档案人员。

4.5 做好档案归档整理过程中的保密工作

要对档案保密期限和保管期限2个概念进行明确。保管期限的原则是可以正确的鉴别档案的历史作用和现实意义，依据单位和社会对工作的需要，确定档案的保存价值，进而判定档案的保管期限。而保密期限是依据国家秘密如果在一定的时间发生泄漏，可能带来的安全隐患和利益损坏而考虑的。其表示该国家秘密在一定期限是受到法律保护，具有法律效力的。

在档案归档整理过程中，档案的保管期限与保密期限要认真的区分，还要注意对涉密档案进行科学分类，以及对密级的著录标识，即在归档文件目录的密级栏中著录密级，以便在档案管理的其他环节和信息化建设中对密级文件的识别和管理。对于绝密文件要单独保存，对于非密档案和绝密档案要进行认真的分类保管，避免混卷出现信息泄漏的问题，同时不利于今后档案的使用。

4.6 正确处理好档案保密与利用的关系

对于国家机密的保护是每个公民应尽的义务，也是档案管理人员的职责。在工作中档案管理人员应加强对档案保密的重视，不能存在重视保护而忽视利用的问题。如果大量存储的档案不能有效的利用，不能使有用的人可以全面掌握情况，则档案的价值也无法发挥。档案管理人员的价值也难以体现。档案部门需要创新理念，在做好保密工作的同时，需要优化管理职能，为领导决策服好务，机密档案要加强保密，但是保密不代表不可以利用，而是要做好限制，只保管不利用毫无意义。因此，需要在保密的基础上做好档案利用，避免对国家安全和利益造成损失。

首先，在利用中要根据实际情况，根据利用者的性质、身份，分级确定利用者的利用权限，规定不同的审批手续，提供不同密级、不同范围的档案。利用涉密档案，要严格控制利用，利用者要符合《保密法》的规定条件，要经过涉密档案单位领导批准才能查阅，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。档案管理的制度要简洁明确，促进执行，在实践中不断完善。

其次，在档案利用过程中做好对利用者和档案的监督管理。在提供档案利用时，根据不同的利用对象和利用目的，有针对地对利用者进行监督管理，防止撕页或涂改档案。对一些不爱护档案的利用者，及时提醒。档案借阅归还后，及时仔细归还档案，以便及时发现问题进行处理，挽回损失，保证安全。

5  结语

总之，档案工作科学化和规范化是今后的发展趋势，档案管理中保密工作是重要的职责。今后的工作中，需要树立正确的档案保密意识，提高档案管理水平和质量，创新档案保密方式，扩宽保密的思路，促进档案事业的发展。

参考文献

[1] 张芳.关于企业档案工作顶层设计的思考——以中石化南京化工研究院有限公司为例[J].档案与建设，2021（6）：67-68，87.

[2] 任慧峰.企业人力资源绩效管理研究[D].南京：东南大学，2019.

[3] 吴彩芳.企业档案保密管理分析[J].兰台内外，2019 （19）：17-18.

[4] 杨莉.企业档案保密与档案信息化发展的融合实践[J].现代企业，2020（8）：31-32.

[5] 赵昕.新形势下企业档案保密工作的问题与对策[J].陕西档案，2017（1）：56，55.

[6] 郭俊卿.综合档案馆档案开放评价及实证研究[D].西安：西北大学，2019.

[7] 杨茜茜.档案学基础理论的适应性发展——基于组织沟通视角的分析[J].档案学研究，2021（4）：32-40.