信息化档案管理模式存在的问题及优化措施

范 敏

（梁山县工业和信息化局，济宁 272600）

引 言

信息化档案管理模式与传统的档案管理方式相比，拥有高效、高速、大容量的特点，受地点、时间等因素的影响较小，对保存环境的要求相对较低。因此，根据信息化档案管理的特点，对信息化管理模式做进一步的研究探讨，对于改进信息化档案管理模式、提高档案管理工作质量和效率具有重要意义。

一、信息化档案管理的概念与特点

（一）信息化档案管理概念

信息化档案管理模式主要是指应用计算机技术对档案信息各项数据进行综合性的存储处理、分类整理等，使档案管理规范化、档案信息数字化、档案信息服务网络化。应用信息化管理在实际开展过程中，可分为U盘、硬盘，以及云储存等诸多模式。信息化管理在档案管理过程中属于具有创新性的管理模式，具有诸多方面的优势，不仅能够使得储存空间得以有效节约，而且能够进一步将图片、文字、音频、视频等诸多内容进行综合性的整合，使得档案管理工作效率得到大幅度的提升。一方面，信息化管理能够方便人们随时对资料进行查阅与调取；另一方面，信息化管理能够在一定程度上使管理成本大幅度降低。

（二）信息化档案管理的特点

1.信息化档案管理具有高效化的特点

随着信息技术不断升级，许多软件能够在档案信息化管理过程中得到综合性的应用，除了传统的Word、Excel等诸多工具，相应的档案馆已经能够对协同管理云系统进行应用，使档案管理的信息化程度得到不断的提升，不仅使档案的分类储存工作得以高效完成，并且能够使相应的人员开展高效的协同合作，对档案信息进行高质量、高效率的查询。

2.信息化档案管理具有高度系统化的特点

在信息化档案管理模式之下，相应的档案管理构建出更加系统化的特征。依托信息化档案管理的工作人员能够开展系统化的数据采集，并且对文字内容进行系统综合性的编辑。信息化管理模式需要遵循严格的规范化模板，将需要填写的档案信息进行系统的完善，使信息得到有效的分类，防止各类差异性的信息冗杂融合。信息化档案管理模式在实际应用背景之下，使档案管理过程更为规范，也更为系统，并且分类将更为清晰。

3.信息化档案管理工作具有全面化的特点

在信息化档案管理模式的背景之下，档案管理信息具有更加全面的特征。在传统档案具体管理的过程中，相应的档案管理环节会由档案管理室的工作人员以独立的方式来完成，诸多信息采集角度存在碎片化及扁平化的特征。在开展信息化档案管理的过程中，可以借助图片、音频及视频等诸多信息，更加充分地使档案从不同角度得到全面反映。对于部分较为重要的档案而言，能够为其进一步添加附件，使档案管理能够更为细致、更为全面。

二、信息化档案管理模式的作用

（一）使档案管理流程化工作模式得以实现

传统档案管理仅在某一地方对纸质材料进行储存，如果需要对资料进行查阅，则需要在相应的地点进行，并且多数资料为孤本，很难进行共享。而信息化档案管理在应用过程中，能够使资源得到有效的共享，所有人均可以通过登录计算机对所需要的资料进行查阅。此外，信息化管理模式在应用过程中能够使档案管理工作更加有效，能够形成更为标准化的工作模式。

（二）使档案管理工作的时效性得以大幅度提升

在信息化档案管理工作开展之前，档案管理人员需要耗费大量的时间来对资料文档进行整理，并且进行有效的归类，具有较为繁重、单调的工作特征，致使管理人员不愿从事档案管理工作，也致使档案管理人员存在消极怠工的现象，使得档案管理工作的时效性得不到有效保证。而信息化档案管理模式在具体应用过程中，能够对上述问题予以规避，工作人员在短时间之内可对需要的资料进行录入，并且能够确保档案信息管理工作具有高度的时效性。同时，计算机能够自动地对各类信息进行有效的分类，使得信息的实用功能得到有效的发挥。

（三）使档案检索工作的精准性得到提高

档案检索的主要作用在于后续能够快速便捷地对各类档案进行查阅。精准性是档案管理追求的目标，在人工管理模式下，需要以人工方式对各类档案内容予以查询，会消耗大量人力物力，同时在查询之后需要对各类资料进行重新整理，使档案管理的工作量大幅度增加。在电子信息化档案管理模式下，查询工作在计算机系统平台上完成，通过输入关键字或相关检索内容便可查询所需要用的档案，因此档案检索精准性得到有效提升。

三、信息化档案管理模式存在的问题

（一）信息化档案管理安全性有待进一步提升

一方面，信息技术的应用能够使档案信息与实际载体进行分离，方便了档案信息的使用，进一步体现了档案信息的综合使用价值；另一方面，档案管理网络化、数字化，加大了安全管理的难度，应引起管理人员的高度重视。

目前，电子档案的保护仅为相应的用户名及密码的一次性防护，存在密码泄露风险，对整体电子档案的安全性构成了威胁。此外，档案的安全防护工作与档案管理制度化建设有着极为密切的联系，仍有部分单位没有健全完善电子档案管理制度，存在计算机网络非法运行及档案非法窃取等诸多问题。在部分信息档案丢失之后，相应的档案追踪工作无法得到有效的实现，也致使档案管理工作存在的安全问题无法得到真正的解决。

（二）信息化档案管理人员的工作素养有待进一步提升

档案管理人员是档案管理工作中极为重要的实施者，同时也是档案管理工作过程中较为活跃的要素，其自身综合素养对档案管理的质量会产生较为明显的影响。在信息化档案管理过程中，需要管理人员能够使用计算机信息操作技术，对各类档案资料进行加工处理，对档案管理情况进行分析。但是，目前部分工作人员仍然按照以前的经验和做法，而不是按照信息化档案管理的技术要求进行操作，使得档案管理不可避免地存在随意性，不能充分发挥档案管理软件的作用，档案管理质量得不到保证。

四、信息化档案管理工作优化措施

针对信息化档案管理工作中存在的问题，需要从多种角度使管理工作得到有效的优化。一方面，需要构建严格的信息化档案管理工作流程；另一方面，信息化档案管理模式的安全性需要得到有效的提升。此外，在档案管理过程中，需要使相应的管理人员接受学习培训，使管理的效果得到不断的优化。

（一）构建规范严格的工作流程

与传统的档案管理相比，信息化档案管理模式的便捷性大幅度提升，诸多档案能够进行有效且及时的传输。在高效储存模式背景之下，信息化档案管理工作更加需要对其工作流程进行规范，需要对人工操作的严谨性予以加强，需要制定更加专业的管理流程，使工作人员在开展信息化档案管理工作过程中，能够依照相关的工作流程执行具体的信息化档案管理工作。同时，在制定信息化档案管理方案的过程中，需要结合实际情况，确保所制定的工作流程与实际相符。需要对照工作流程，建立严格的管控制度，明确职责分工，加强审核监督，对不按工作流程违规操作者严格追责问责，使信息化档案的管理过程规范有序。

（二）有效提升信息化档案管理模式的安全性

在信息化档案管理过程中，需要使档案管理人员的操作能力大幅度提升，并强化数字化的安全管理。若工作人员不能进行有效的安全防护工作，将给信息化档案管理工作带来较大的安全隐患。此外，在信息化安全管理过程中，存在着因为工作人员操作不当而致使信息泄露或者存在丢失的问题。为了防止上述问题发生，必须制定相应的档案信息安全管理工作制度，提高档案管理工作人员安全意识、防范意识，使相关人员对每个档案高度负责、认真对待，确保工作人员都能够进行规范性操作。

此外，在进行信息化档案管理的过程中，需要构建档案安全的保障体系。电子档案无论在进行归档或者具体使用过程中，均需要在网络系统中予以操作。信息化档案对于计算机设备具有较强的依赖性，而计算机网络在构建过程中，具备一定程度的开放性，网络空间具有一定的公共性与共享性，在为相应的用户提供便利的同时，也使得不法分子借助网络窃取信息的机会大幅度增加，因此需要构建更为完善且高效的安全保障体系。信息化档案管理必须对电子档案开展加密性的处理，设置档案信息访问权限，并构建相应的身份认证服务器，在应用过程中，需要定期地进行修补，更新系统配置，防止非法入侵者对相应的档案信息进行窃取。

应用信息化档案管理模式按照各类介质的不同进行差异性管理。同时，在进行档案保管的过程中，需要更加注重对档案保管环境的维护。需要对防腐、防潮等工作进行细化，确保能合理地控制环境的湿度、温度。对于电子储存介质，需要对其安全性予以重视，定期进行数据备份，开展病毒扫描，避免信息资源数据受到威胁。

（三）提高档案管理工作共享效率

档案管理工作不仅需要对数据进行储存，更加需要与当前时代发展形势相符，推进资源共享与交流，以网络系统为基础，及时对部分优质档案予以共享。此外，可借助数据库系统，将数据进行上传，进而方便后续档案查阅等各项工作的落实。在档案管理推进过程中，电子档案管理与开发工作仍然拥有较大拓展空间，因此以信息化系统对档案管理工作进行完善需要确保信息的共享性得到提升。

（四）提升信息化档案管理工作人员的综合素养

为了使管理人员的综合素养得到提升，需要在工作过程中进一步加大宣传培训工作的力度。在信息化档案管理模式的构建过程中，存在多方面的问题，需要档案管理工作人员具备良好的工作素养。应强化档案管理工作人员的业务水平，提高其综合素质，使其处理问题的方式和能力得到显著的改善与提升。因此，需要对档案人员进行在职培训，以资格培训与继续教育为培训的重点，同时激发档案管理工作人员的学习积极性，进一步引导档案管理工作人员主动进行知识更新，并且进行知识结构优化。提高信息化档案管理工作人员自身专业能力水平，构建具有多层次的专业性队伍。在工作中，搭建信息化档案管理工作人员经验交流平台，做到互相学习、取长补短；也可以开展各个部门之间及区域之间的交流学习活动，对外地信息化档案管理的新技术、创新性的做法进行借鉴，提升其工作能力。此外，通过交流学习，档案管理人员能够将工作感性经验进行理论化的转变，将一些好经验在信息化档案管理模式中进行应用，使信息处理的质量得到大幅度的提升。

（五）完善信息收集、整理与鉴定工作

应用计算机技术对档案信息进行有效收集，而后可将收集的信息进行统一汇总、统一编写，并以此为基础构建数据库。在数据库内，可将信息依照管理的实际需求进行整理，并分类编排整理后的信息，也可依照逻辑需求进行精准位置排列，有效构建与之匹配的检索目录，确保用户在第一时间更加快速地对所需要的信息进行检索。在档案数据库的构建过程中，应通过计算机技术对档案信息检索与生成条件等内容予以鉴定，同时对不同信息的使用以更加精准的方式进行划分。如若鉴定工作量相对较大，则需要配合应用人工鉴别方式，以此提升档案信息鉴定效率。

（六）提高档案资源统计工作水平

档案资源统计工作是档案管理工作的重要一环，根据档案类型和特点，对档案数据进行归类整理，以图片和表格的形式表现出来，是了解和掌握档案的形成、管理、利用的重要手段，它具有承前启后的作用，是搞好档案综合管理的必要条件。做好档案统计工作，需要应用计算机技术的统计功能，对档案信息进行分类，由此形成更加细致的统计结果，降低统计环节人工劳动量，提高统计速度，使档案资源利用效率大幅度提升。同时，需要档案统计人员不断加强专业知识学习，具备扎实的专业能力，大胆探索，不断创新，进一步认识和掌握档案工作的基础规律，提高档案管理服务水平。

结 语

信息化档案管理工作涉及很多方面的内容，档案管理人员既要具备档案管理专业知识，又要掌握一定的计算机信息技术，以适应信息化时代对档案管理工作的要求，完成档案管理由传统模式向信息化管理模式的转变，发挥信息技术在档案管理中的作用。同时，档案管理人员需要拥有较强的创新意识，加强对各类新型管理模式的学习，不断提高档案管理工作水平，促使档案管理工作跟上信息时代的发展步伐。