电子合同订立业务流程标准化

刘英

中煤新集能源股份有限公司 安徽淮南 232000

随着我国电子商务行业的迅猛发展，相应的产业规模也得到迅速扩大，很多电商企业纷纷上市，诸如京东、阿里巴巴等先后上市。电商行业的兴起给实体贸易造成了很大影响，为适应该发展趋势，很多实体贸易都逐渐转战到电子商务领域，早在2015年年初我国的跨境电子商务、金融电子商务（P2P）、农产品（生鲜）电子商务等都进入到了爆发期，这不仅加快了电子商务发展速度，还在很大程度上促进了移动互联网及大数据等技术领域发展，最终促进我国社会经济发展。

在该形势影响下，为了保证和提高电子商务经济贸易的规范性，我国根据《中华人民共和国合同法》出台了《中华人民共和国电子签名法》等法律法规，并配套了相应的行业标准SB／T11009-2013——《电子合同在线订立流程规范》，均能够有效规范化和标准化电子商务经济贸易。尽管如此，很多电子合同订立过程中依然会存在很多问题，故下文先简单概述了电子合同订立流程规范，然后根据我国电子合同技术和业务发展状况分析了如何实现电子合同订立业务流程标准化。

1 电子合同订立业务和涉及的角色

电子合同实际上就是平等主体的自然人、法人和其他组织的数据电文载体，能够通过电子通信技术方法实现合同的设立、变更和终止，合同缔约者之间存在民事权利义务关系，需要签订权利义务关系协议。在签署合同前需要明确订立业务和参与角色，具体如下：

订立业务：包括四个主要业务和四个辅助业务，其中四个主要业务包括缔约人身份登记、身份认证、合同签署、合同查询、合同下载和合同验证；四个辅助业务包括缔约人身份信息变更、身份注销、合同变更和撤销。

参与角色：①合同要约人：合同订立过程中主动发出要约的当事人；②合同受要约人：合同订立过程中接受要约的当事人；③合同缔约人：使用电子合同订立系统或者服务平台签署具有法律效益电子合同的当事人；④合同缔约相对人：与合同缔约人共同签署合同的人；⑤电子合同订立服务平台（第三方平台）：是合同缔约人进行身份认证、谈判磋商、电子签名、合同存储等操作的服务平台或者信息处理系统[1]。

2 电子合同订立业务流程标准化方法

采用UML（统一建模语言）对电子合同订立业务流程进行标准化，将电子合同订立每项业务中的业务流程进行标准化，针对每项业务对业务中包括的各业务环节及参与的角色、角色所进行的业务活动或动作、角色之间要交互的文档或信息等进行提炼和规范[2]。

这样可以使电子合同订立的业务流程更规范、完整和严谨，避免由于业务流程不清晰、不规范和不严谨而产生业务漏洞和其他安全性问题，可以更好地指导第三方电子合同订立服务系统的开发和平台的建设，也可以指导其他基于电子合同业务流程基础的各项活动。

本文主要对电子合同订立业务中四个主要业务进行业务流程标准化分析，具体如下：

2.1 电子合同身份登记业务流程标准化

参与角色和流程标准：参与角色包括要约人、受要约人、合同订立服务平台。

身份登记业务是合同缔约前必须开展的一项合同业务流程，需要要约人和受要约人将身份信息提交到服务平台，待信息及材料审核通过后可按照相关法律规定缔约[3]。常见的身份登录业务流程标准如下：

（1）材料不齐全：需要及时补齐或修正材料后才能进行缔约（期间保证材料符合法律规定）；

（2）材料齐全且符合法律规定：可直接绑定数字证书，然后向缔约人发送身份登记成功的通知；

（3）材料齐全但不符合法律规定：直接向缔约人发送身份登记不成功的通知。

交互文档和信息：根据缔约人属性确定交互文档及信息，针对缔约人为机构的情况，需要提交以下文档和信：

①身份登记申请单：包括机构名称、营业执照注册号、组织机构代码、统一社会信用代码、许可经营证号、联系人、委托授权人和联系电话等信息。

②相关证明材料：营业执照、组织机构代码证、统一社会信用代码证、许可经营证等资料。

针对缔约人是自然人的情况，需要提交以下文档和信息：

①身份登记申请单：包括姓名、身份证件号码、联系方式及号码、电子邮件等信息。

②相关证明材料：主要是身份证，针对不同情况及需要还需要提供护照、港澳台胞证和军官证等资料。

2.2 电子合同身份认证业务流程标准化

参与角色和流程标准：参与角色包括合同要约人、受要约人、合同订立服务平台，要约人及受要约人都需要在服务平台上进行身份认证，待认证通过后才能进行电子合同订立及签署具体身份认证流程标准如下：获取数字证书（要约人或者受要约人）→在线查询证书状态协议（有效期）→查询证书撤销列表和公钥证书链→获取身份认证结果，只有以上认证全部通过后才能签署和履行合同[4]。

对于未持有数字证书的要约人或受要约人需要先在电子合同订立服务平台或者其他国家认证的机构获取数字证书后才能确立电子合同缔约人身份，最后按照规章及标准签署合同。

交互文档和信息：要根据要约人、受要约人实际情况确定需要提交的文档及信息，如针对要约人或者受要约人是机构的情况，需要提交身份认证申请单、数字证书及基本信息（包括身份证、手机验证码等）；针对要约人或受要约人是自然人的情况，则需要提交申请单、居民身份证、密码、手机验证码等信息。电子合同订立服务平台也需要提交相应的交互文档及信息，包括在线证书状态协议、证书撤销列表和公钥证书链等。

2.3 电子合同签署业务流程标准化

参与角色和流程标准：签署业务包括要约人签署和受要约人签署两大部分，参与角色则包括合同要约人、受要约人和订立服务平台。要约人和受要约人的签署流程不同，其中要约人的签署业务流程为：建立加密通道→创建文本→判断合同要素完整性→电子签名→记录签署时间→签名验签等；受要约人的签署业务流程则为：接收合同数据→电子签名→记录签署时间→签名验签→合同生成及存储等。

按照相关标准走完以上流程后，需要通过电子合同订立服务平台创建合同文本，如果要约人持有数字证书则可以直接对合同文本进行电子签名，如果为持有数字证书则需要要约人向有资质的机构申请数字证书，待获取证书后才能申请重新颁签署合同。

交互文档和信息：包括合同签署申请单、合同数据文档、合同文本、电子签名数据文档及信息等。

2.4 电子合同查询、下载和验证业务流程标准化

参与角色和流程标准：合同缔约人、合同查询人、合同下载人、合同验证人、合同申请人以及合同订立服务平台。其中电子合同缔约、查询、下载、验证和申请人都需要先向合同订立服务平台提交申请得到同意后才能继续开展接下来的业务。两种常见的申请业务流程标准如下：

（1）身份认证未通过：会直接在平台上向申请者发送身份认证未通过通知，并终止流程；

（2）身份认证通过：除了在平台上发送通过通知以外，还需要发送平台操作流程、合同订立流程及标准等，以便于申请者规范操作。

交互文档和信息：除了常规的合同查询、下载、验证交互文档以外，还有申请单、数字证书、合同履行状态、合同内容、合同缔约人登记信息等交互文档及信息，以便于合作双方都能够查询合同参与者的身份信息等。

3 贯彻和落实《电子合同订立流程规范》

《电子合同订立流程规范》（20141105-T-469）编制最早在2014年11月19日下达给全国电子业务标准化技术委员会上报及执行，中国国家标准化管理委员会为主管部门，在全国标准信息公共服务平台显示。于2014年12月成立起草组，并开始搜集、研究和分析有关资料；

2015年6月经过调研、资料收集、分析后确立了标准框架，形成了标准讨论一稿；2015年12月由标准起草组召开专家研讨会，以对形成的标准讨论一稿进行多次研讨，并组织公安部第一研究所、蚂蚁金服、北京安证通信息科技股份有限公司等行业内研讨会，修改和形成标准讨论二稿；2016年3月31日在中国标准化研究院516会议室组织召开《电子合同订立流程规范》征求意见会，从多个领域进行汇总处理，并形成征求意见稿；2018年6月7日编制完成国家标准《电子合同订立流程规范》（GB/T36298-2018），并于2018年10月1日实施。

“电子合同订立流程规范”是保证和提高电子合同订立流程标准化的重要前提和基础，在2018年10月1日我国就全面实施了《电子合同订立流程规范》（GB/T36298-2018），对电子合同订立原则、订立业务、业务流程、身份登记及认证、合同签署、合同查询及下载等流程都进行了详细规范，以电子合同业务标准化的根本。

根据《电子合同订立流程规范》（GB/T36298-2018）完善电子合同订立流程标准体系时需要注意第三方电子合同订立服务平台的构建及应用，通常情况下需要结合电子合同订立业务需求构建服务平台，并结合《电子合同订立流程规范》制定和完善流程标准，然后逐渐带动行业内其他开展电子合同订立和签订的企业积极实施该标准。并将实施过程中出现的问题和好的改进建议反馈到相关政府部门，如全国电子业务标准化技术委员会、中国国家标准化管理委员等，以进一步对电子合同订立流程规范及标准进行修订完善。

《电子合同订立流程规范》（GB/T36298-2018）主要针对通过第三方电子合同订立服务平台订立电子合同时，应遵循的原则，包括的主要业务环节和流程、各业务环节涉及的角色、交互的文档和数据等。该标准有利于规范电子合同订立流程的规范性、完整性和严谨性，避免由于流程混乱、不规范和不严谨而产生法律漏洞、内容被篡改以及其他各种问题，尽可能的实现所有电子合同订立业务和流程规范性和一致性，保护电子合同缔约人和相关方利益，从而引导中国电子合同的规范健康发展。

该标准符合国家现行法律、法规、规章和强制性国家标准的要求，该标准有助于《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国合同法》和《中华人民共和国民法通则》等相关法律、法规、规章和强制性国家标准的实施。

4 关于电子合同业务流程扩展的建议

必须重视客户需求对电子合同业务的影响，即在电子商务经济贸易中，需要根据不同用户的实际需求确定电子合同流程即标准，并构建电子合同订立服务平台，以扩展电子合同订立业务流程，实现电子合同多样化，满足多样化用户电子交易需求。其次，要在电子合同四项主要业务和四项辅助业务的基础上扩展新的业务流程、业务环节，并配套相应的业务标准，以保证新扩展业务流程的标准化即规范性。最后，还需要注重各种信息网络技术的应用，即利用先进的信息网络技术构建较为完善的电子合同信息系统，为后期的交易活动提供可靠依据。

5 结语

总之，电子商务行业已经成为我国社会经济体系重要组成部分，电子商务的发展模式、行业规模及交易形式等都直接影响我国社会经济发展，所以电子商务一直备受关注及重视。而完善和优化电子合同订立业务流程及标准，不仅能够完善电子商务交易模式，还能够提高电子交易过程中电子合同订立的规范性及标准化，使得电子商务经济贸易更加规范，促进电子商务行业甚至整个社会经济发展，进一步证实不断提高电子合同订立业务流程标准化是非常重要和必要的。因此，上文基于对电子合同订立业务发展及标准化重要性的了解，从身份登记、身份认证、电子合同签署、电子合同查询、下栽和验证业务流程等方面分析了具体的标准化措施及方法，希望对电子合同订立标准化及电子商务行业发展起到积极作用。