信息化在质量体系文件管理中的应用措施

薛滢妤

巴州产品质量检验所 新疆巴州 841000

当前检验检测机构对于质量管理工作的要求越来越严格，也就导致既往工作模式中存在的缺陷越来越显著，随着互联网+大数据时代的到来，以信息化管理质量管理体系的迫切性越来越大，重要性越来越凸显。信息化管理系统的便捷、准确等多方面优越性得以体现，可以更加有效的实现制订、修订、改版、发布等各项工作，大幅度提升工作效率，节约各类管理资源，并对相关制度的标准化、规范化以及文件制定管理工作的标准化等均可起到重要的推动作用，有利于更加直观的体现质量管理工作的管理、运行以及流转。为了促使质量体系文件管理工作中的信息化得到进一步落实，有必要对其中的应用措施进行深入分析。

1 系统组成

质量体系文件管理系统之中主要包含三个部分：①系统管理：对不同管理人员在应用系统中的权限，对各个部门中担任各职务的工作人员的权限，对于文件系统的登录、内容的使用以及权限的使用进行有效控制；②受控文件管理系统：针对文件开展管理工作，主要包括文件的制定、更新、打印、查看、作废工作等，相关档案的更新、查看及作废工作等；③流程管理：质量管理工作所需的具体工作流程，其中包括不同的受控文件在不同权限管理人员及办理人员之间进行流转的控制[1]。

2 系统操作

在对基本质量管理工作进行完善的基础上，质量体系文件管理系统能够体现出操作简洁、应用方便同时扩展性良好等诸多优势，与质量管理工作的实际使用需求十分相符，有利于促使工作效率切实提升，同时能够强化各个部门的协调沟通。基于此，实现基本系统操作功能的同时，还应具有以下几个方面的功能：

2.1 邮箱功能

在质量体系文件管理系统之中加用邮箱功能，主要目的在于提升文件使用人员、文件管理人员之间进行沟通及反馈效率，任何有关文件、文件控制系统的任何建议、意见，相关使用人员均可采用发送电子邮件的方式向监督室文件管理人员提供工作信息，质量体系文件管理人员在收到信息之后，应根据信息内容及时处理相关问题，或是对改进措施进行落实，之后还需及时将处理情况反馈至使用人员处，由此可见，邮箱功能的存在，大幅度提升了各方面工作人员的沟通效率，也就能够促使文件在使用中有效性和适用性的提升[2]。

2.2 待办工作

用户进入系统并打开待办工作窗口之后，需要进行处理的工作文档均可显示于系统之中，工作人员通过该系统即可完成日常各项工作。因为待办工作系统能够及时对工作人员进行提醒，根据工作日期对待办工作进行自动排序，有利于用户对工作时间进行合理安排，并有效保障工作的高效性和有序性，大幅度降低了工作中出现混乱或是遗漏的可能。

2.3 培训宣贯管理

应用培训宣贯管理系统，可以及时将培训文件、培训相关资料等各方面信息告知参与培训的工作人员，且培训对象可以进入系统中，随时对培训信息进行查看，管理人员同样可以于系统中对受训人员的情况进行查看，从而有效掌握其培训进度或是培训完成情况。另外，管理人员还可对各项培训的训单表进行查看和下载，有利于全面掌握培训工作的情况，使参与培训的工作人员得到统一协调，进而可以促使培训工作的质量和效率得到提升。

3 系统功能

根据检验检测机构实际工作情况的需求，在系统之中应主要包含“系统管理工作”、“受控文件管理工作”以及“流程管理工作”三个部分，其各自的功能分别如下：

3.1 系统管理工作

对系统管理工作进行进一步细化，其中包括组织机构、权限管理、职务管理、文件分类、人员管理、文件模板以及文件类型，其中的组织结构主要针对各科室部门开展管理工作，管理人员可以采用添加、删除或是修改的方式，对科室部门的变更进行落实；职务管理工作主要针对人员职务开展管理工作；权限管理工作，则为，由管理人员采用权限管理的方式为各科室分配相应的文件管理权限，只有具有相应的权限部门工作人员，才可针对文件实施处理，这一工作模式有利于保障文件流通的安全性和完整性，在工作过程中权限分配情况如下：部门中的系统管理员可经管理层授权对系统实施管理工作，文件管理员主要负责文件的打印以及发布，一般人员负责文件的查看和使用，岗位人员负责文件的起草质量保障，监督室主任负责文件的审核，质量负责人负责文件的审核及批准，最高管理者则负责部分文件的审批工作[3]。

3.2 流程管理

流程管理工作主要包括三个方面，分别是流程管理、流程设计以及节点设置，在流程管理工作之中，可以针对当前的流程实施管理工作和修改工作，是工作模式得到进一步改善；流程设计工作则可针对新发生的工作流程进行设计，以促使工作效率得到提升；节点设置工作则能够针对各个工作流程的节点实施有效的设计工作和功能管理工作，使流程的耦合性以及冗余得到有效优化。

4 结语

对于信息化建设工作来说，质量管理系统的落实为其中的重要组成部分，有利于强化质量管理工作，同时进一步完善各部门之间的沟通、协调以及统一管理，使工作效率得到大幅度提升。因为系统管理功能落实了用户登录验证操作，针对每一名用户设置了权限管理，有利于提升系统的安全性和保密性。另外，用户进入系统之后，接收系统通知、邮件以及查看待办工作等各项工作的便捷性均得到提升，有利于实现工作目的性和准确性的提升，进而实现工作效率和质量的不断提升。