浅谈烟草企业办公室规范化管理工作

杨亚谊

摘要：以目前我国经济的发展情况来看，我国的经济发展非常迅速，在这样的大背景下，很多企业发展了起来，市场竞争越来越大。这就很显然的表现了管理这一点的重要性，因此，给个行业，各个市场都重视规划管理工作。近年来，烟草公司在我国发展迅速，发展潜力也巨大，在各行各业的竞争压力下，规范化管理工作对管理者是一个巨大的挑战。烟草企业办公室规范化管理工作的难度越来越强，本次文章就来浅谈烟草企业办公室规范化管理工作。

关键词：烟草企业;办公室;规范化管理

引言：

其实，现在新时代的大背景下，烟草公司发展是处在一个关键的时期，进入虽然21世纪，很多人的思想变得开放，观念不再保守。但是，鸦片战争带来的危害让中国人民心声芥蒂，还是有部分人民不接受烟草。只针对这一点，就需要烟草管理者加强管理，提出很多措施来解决烟草面临的困难。例如：加强烟草宣传、提高工作人员服务质量。要想加快转型期的步伐，赶紧走出关键时期，就要提高工作效率。这样，烟草企业的发展才能够符合秩序化、严格化和专业化的三个特点，烟草企业的快速发展要有坚实的基础。

一、烟草企业办公室规范化管理的意义

烟草办公室里的工作人员有很多的政务人员，这就与国家政府的相关信息有关系。这些管理员中，管理着很多事务，这些事务不论大小都会严格对待，因为这些事务对提高烟草服务质量有很大的促进作用，能快速度过烟草企业关键时期，而且，严格对待办公室的大大小小事情，不仅关系本身企业的发展，而且关系国家的利益，国家利益不容忽视！现在国家倡导“以人为本”，管理者如果在平时工作中恪尽职守，会做好表率作用，其他员工也会重视自己的工作，这样工作人员的工作效率会大幅度提高，工作氛围会非常活跃。人的关系改善，这样业务质量会提高，随之而来，企业文化底蕴越来越浓厚。这样，会非常有利于烟草企业的发展[1]。

二、烟草企业办公室人员的基本职能

烟草企业办公室的人员众多，每个人各司其职，所负责的工作各不相同。因为对于企业来说，企业涵盖的部门会很多，企业综合性很强，因为，企业办公室也具有企业的相关特征。例如：工作繁杂、设计范围广、分工明确等等。在烟草办公室工作人员的工作内容为：日常工作、活动决策、工作协调和下放任务。日常工作是关于平时工作方面的整理工作，整理会议材料、会议记录、收拾档案、处理工作事务等等。总之，日常工作都是最基础的工作，也是作为一名办公室人员必须会的一项技能。活动决策是指对于企业举办的活动要做出合理的策划方案，做这项工作时要制定详细的计划，精确的活动方案，要综合多方面因素去考虑活动是否合理。工作协调方面就是指企业之间相互合作的期间，做好协调工作，把双方的多方因素结合在一起，如果有方意见不一致，要做好协调准备去与对方协调者去协商和协调，首先就是要考虑双方的利益关系，利益关系才是企业最重视的因素。下放任务是指要把上级布置的任务合理的安排给员工，做到高效率，高质量的效果。在做下放任务的工作时，要明确不同员工的职位与能力，因为这是做好下放任务的基础与关键。当办公室人员的基本职能全部明确，这样会使大家团结一致，提高工作效率，为企业带来巨大的利益，促进企业的发展[2]。

三、烟草企业办公室管理发展现状

1.设备少，设备功能不先进

设备是所有企业发展的最基础一项，甚至学校、住房、美容院和餐厅等等的发展，都要基于设备的先进来促进发展。当今，市场经济在高速发展期间，很多企业发展数量越来越多，这会带来不同的经济效益，有点企业获利多，有的企业获利少。获利多的企业设备肯定先进和数量，相反，企业获利少的设备状况肯定较差。所以，设备的性质就会越来越重要，要想增加企业效益，设备的投入力度要不断加强。对于烟草企业办公室来说，很多设备还是非常落后，基础设施非常老旧，甚至有的部分还在用人工加工等状态，这就大大导致了工作效率的底下，而且设备的落后，会导致信息不灵通，与其他企业不能达到很好的合作关系，这样强企业之间的交流变少，商业往来的利益也会随之减少。

与此同时，办公室人员工作量大，信息繁多，需要先进的设备去对工作信息进行大数据处理。在不能精确分析数据的情况下，会导致很多问题不能妥善处理，这样，工作人员的职能也不能很好的完成，任务无法很好的下放。在这样的工作环境中，员工的积极性会大大降低，员工会一直困于繁琐的工作中，只会完成巨大的工作量，没有先进的设备，员工也会得不到很好的学习，员工的综合素质也不能大幅度提升。

2.办公室管理方式落后

有很多部门的管理方法其实还是处于原来状态，并没有对管理方式进行相关创新。办公室是一个以“人”为核心的关系链，人与人之间是相互促进和进步的，当领导对制度进行创新，员工遵守制度，這会比之前带来的效益好，因此，烟草企业办公室应根据不同时期的工作状态进行相关的制度改革。如果员工只靠自己以前的工作经验去工作，而不会去汲取经验，不去学习，就会出现很多失误与误差，这对企业发展百害而无一利。同时，企业的很多员工也需要不断去“充电”，因为时代是进步的，不创新、不努力、不汲取知识是会被时代淘汰，会经历社会的毒打。员工是一个企业的代表，员工的素质直接反映了企业的发展状况，因此，对管理方式的创新是每个办公室管理着都应该深思熟虑的一件事情。要提升办公管理水平，优化管理结构。

3.信息化水平低下

我国现在是一个大数据的信息化时代，信息化的发展会带动企业的经济发展，所以，企业如果要加快盈利的步伐，必须推动信息化水平的，提高信息化水平，信息化水平提高会加强各部门、各企业的联系，使各部门的信息能够及时的交流。现阶段，还是有很多的企业信息管理制度落后，所以企业整体发展缓慢。

四、烟草企业办公室管理措施

1.树立正确的思想管理观念，端正工作态度

在烟草企业办公室管理中，思想方面是最难管理也是最容易管理的一个部分。企业如果需要快速发展，其员工思想一定要积极向上，在员工思想树立之前，管理者的思想一定要先树立正确的思想，自己的工作态度一定要端正。把企业的各项工作重点集中并做好规范，对之前的管理制度要根据现有的工作情况进行创新，为企业发展奠定基础。

对员工的综合素质要重视起来，同时，要提高工作人员的服务意识，烟草企业受众会有不同的对象，会有不同身份和不同地位的受众。因此，工作人员的服务态度会影响企业的发展。转变陈旧的管理观念，树立新的观念，提高工作人员的积极性，提升管理水平[3]。

2.民主管理工作要加强

民主问题不论在各行各业都是一个重要的议题，在烟草办公室管理中，要大力宣传民主观念。在宣传民主观念之前，要对民主管理进行深入的学习，因为这是加强民主管理的重要基础。要制定严格的制度来服务于民主管理这个方法。可以在部分部门进行实验，如果实验成功再普及到全部部门。例如：在一个部门中，实行民主管理方法，并准时记录不同时间的效果以及带来的影响，总结经验，分析实验，把经验推广至整个企业。

3.重视工作人员的综合素质

企业的壮大是众多的高素质的人才构成，企业如果要迅速发展，快速进步，对人才的投入力度一定要大大加强，人才是企业的血液，有了人才企业才会呈现鲜活的生命，因此，烟草办公室管理者要重视工作人员的综合素质。企业可以安排专业人士为员工讲解科学的知识，传授经验;定期为员工进行培训，同时设置时间进行员工考核，适当的给员工增加压力，这样，员工会有动力去学习知识，这样，部门整体的综合素质会提高，这对企业的发展是有优势的。工作人员综合素质提高，会带动整体工作人员的工作积极性，会使企业服务得到提升，企业的积极效益会得到更大。

4.对待来访者要注重

企业的发展要不断地去学习，不仅是技术上的学习，更多的还是要加强不同企业的交流。企业办公室会经常接待不同的企业来访者，这些办公室管理者要加强重视，在烟草办公室管理者中，要认真对待每一位来访者，认真倾听并做好记录，认真聆听意见，例如：不同企业的管理者来到烟草企业，他们会提出自己对烟草企业的见解以及对企业未来的发展展望，或者会对这个企业甚至细化到部门提出建议和指导，这对企业的成长完全是有力的，这可以弥补不足之处，对不足之处进行改善，发展长处，树立良好的企业形象。

5.坚持正确立场

烟草企业办公室发展要规范化，目的就是促进企业的利润最大化，但是，为了获得最大的企业利润，办公室管理者不能鼠目寸光，眼光放长远来看，把自己的立场明确，并且坚定。不能只看短期效益，而要看到企业未来的发展方向以及发展前景。在管理者工作中，始终要坚持企业正确的道路，符合社会主义的发展，遵守法律法规。

6.优化资源配置

之前提到办公室工作人员各司其职，每个人都有不同的职位以及任务，且整个办公室涵盖范围广泛，每个人负责的任务量是巨大的，领导肯定也会不时的下放任务，所以这就要求办公室资源配置要进行优化，这样才有利于工作任务高质量的完成。同时，如果，资源配置不高，资源配置不优化会堆积工作任务量，会让很多部门或者工作人员的长处不能很好的发挥出来，这样，烟草办公室职员都能很好的定位自己的位置，明白自己需要干什么。这样，整个工作结构会非常完善，会将不符合办公室制度或者办公结构的人员剔除，对以后的企业的发展会非常有利。

五、结束语

企业办公室是企业发展的一个核心部分，因为企业办公室要對整个企业进行系统规范化的管理，他有一个承上启下的作用，同时也会起着带动内外交流合作的作用。对于烟草企业来说，烟草企业办公室管理者是烟草企业发展的基础，企业发展的好坏与办公室有直接关系。烟草办公室管理者要要朝着正确的发展方向去发展，鉴定自己的立场，做出正确的选择;同时，要加强对员工综合素质的培养，创新管理制度，对科技的要求要进一步加强，努力把设备设施做到最好。但是，企业发展的前提下不能损害国家利益，不能侵犯人民的权益！

参考文献

[1]王军林.烟草企业办公室规范化管理工作漫谈[J].卷宗，2019，9（34）：182.

[2]王韦勇，张永江.基于烟草企业标准化管理工作的难点与对策[J].决策探索：中，2019，606（02）：91-92.

[3]张一丹，云兴勇，张家芬.烟草商业企业精益管理应用研究[J].办公室业务，2020，000（009）：39-40.