疾控中心档案管理的缺陷与应对方法探究

张兵

（内江市东兴区疾病预防控制中心，四川 内江 641100）

随着我国社会经济的不断发展，国家对疾控中心档案信息化重视程度的不断提高，促进档案信息化制度得到不断完善，这在一定程度上减少了档案管理工作人员的工作量，提高了档案管理工作人员的工作效率与质量，随着档案管理工作人员的增加，档案信息化管理逐渐代替了传统的档案管理方式，让其得到了和社会发展接轨的时机，这也是和国家发展想融合的积极表现。

一、疾控中心档案管理存在哪些问题

（一）档案信息化程度不够

我国档案管理工作的起步时间比较晚，档案管理工作，主要是来自国外的档案管理观念，这也对我国档案管理工作的发展起到了一定的限制作用。在档案管理工作还没有完全发展起来时，从事档案管理的工作人员比较少，随着社会经济的不断发展和档案管理的不断发展，国家把工作中心放在了经济发展上，我国对档案管理工作的重视程度也在不断提高，人们逐渐认识到档案管理的工作的重要性，从事档案管理相关的工作人员也逐渐增多[1]。但是，在疾控中心档案信息化管理技术没有受到国家重视之前，人们对于疾控中心实施信息管理化的重视程度远比现在低得多。政府对疾控中心信息化的支持力度、管理力度、监督力度都比较低，在多种因素的影响下，致使疾控中心的管理工作效率和质量一直没有得到有效提升。

（二）分类不够明确，针对性不强

在以往的经济发展过程中，由于相关部门对疾控中心档案管理的重视程度不够，致使相关产业、科学技术的发展、人才储备等多个方面和国家的实际发展要求不符，致使我国经济发展不够全面，这也是我国档案信息化建设不足经验不足和经济发展不全面的所导致的。由于在我国经济发展过程中对档案信息化管理的工作不重视，在经济发展的同时，与其有关的市场经济没有完全打开，大部分档案统计工作只能通过工作人员进行整理、分析、归类、统计和管理，每天需要工作人员整理的疾控档案比较多，工作人员工作中失误率的提高，档案丢失、损坏和遗漏的情况时有发生，这直接导致整个疾控中心的工作效率低下，对档案信息的主人带来一定的安全隐患和隐私泄露，使档案管理工作一直都跟不上我国经济发展的脚步。

（三）信息化管理滞后

随着近几年社会经济的不断发展，信息化技术已经改变了人们的生活方式，给人们的生活带来了很多便利[2]。并且信息化技术在各个领域之内都有应用，对每个领域的发展都有着重要的促进作用。信息化技术的应用，不仅可以改变传统的工作方法，对以往的工作方法进行优化，对工作效率和工作质量的提高也有着重要的推动作用，这也为行业的发展奠定了良好的基础。虽然信息化技术已经得到很好的发展，但是其在疾控中心档案管理的工作中并没有被广泛地应用，疾控中心运用现代化方法管理档案的程度远远不够，对于疾控中心档案管理现代化的措施和人才的培养不够注重，对疾控中心档案管理工作现代化水平的提升起到了一定的限制作用。

（四）缺少专业的人才队伍

人才队伍对于行业的发展有着重要的作用，但是，由于当前我国部分疾控中心对档案管理工作缺少必要的认知，在疾控中心信息化档案管理这一方面的资金投入严重不足，导致人才队伍一直得不到很好的扩建，信息化管理人才缺乏，与此同时，档案管理人员由于没有及时的学习新的管理方式，导致工作效率和工作质量一直得不到有效提高，由于部分地区的档案管理人员身兼多职，对疾控中心档案管理信息化的建设的工作经历不够，致使档案管理管理中心在对档案进行整理和分析时经常出现各种问题。

二、疾控中心档案管理解决缺陷的方法

疾控中心档案管理工作是一项比较复杂和琐碎的工作，其涉及的档案的种类也是多种多样的，这就要求档案管理工作人员要有足够的耐心和细心，但是还是避免不了工作人员在对档案进行管理时，发生各种问题，为了确保档案信息的安全性和有效性，就需要制定更加完善的档案管理工作，这不仅可以减少档案管理工作人员在对档案进行管理时出现的问题，也可以提高其工作效率和质量，对疾控中心各个部门工作稳定有效的开展有着重要的作用。通过我国相关工作人员的调查与分析发现，在不同的区域内，疾控中心对于档案管理的方法和制度都是不一样的，各个地区的管理差异比较大[3]。部分地区为了保证档案管理的有效性，减少因档案管理不到位引发的多种问题，疾控中心会把单独成立一个档案管理部门对各个种类的档案进行管理，还有一些疾控中心把档案管理直接分配疾控中心的各个部门，让部门选择工作人员对档案进行管理，无论是哪一种管理方式，都限制了疾控中心档案管理水平的提升，也在一定程度上增加了人员上的投入，这样对工作的开展也有着不好的影响。归根结底，出现这些问题的主要原因还是疾控中心的相关工作人员对档案管理工作不够重视，没有利用先进管理办法对档案进行管理的意识，以下是根据疾控中心档案管理工作中出现的实际问题，给出合理化的控制措施，以此来保证在总体能够为疾控中心的档案管理工作提高强有力的保证，对集体利益进行维护。

（一）完善档案管理基础设施

疾控中心档案管理工作在实际执行的过程中，为了保证工作质量不断提高，在工作的具体执行过程中，要先对档案管理基础设施进行完善，以此作为档案管理工作能够平稳开展的前提保证[4]。在工作中，要注重对疾控中心档案管理工作人员的培训，让工作人员认识到档案管理的重要性，帮助档案管理工作人员改变管理方法。疾控中心的决策人员，也应该主动增加对疾控中心档案管理基础设施建设的投入，为疾控中心档案管理增加一些必要的工作设备，以此来保证档案管理的有效性，减少档案管理工作人员在档案管理过程中出现档案丢失、损坏、整理错误的情况，从而促进工作人员工作质量的提高，这对疾控中心各个部门工作的有效开展也有着重要的推动作用。除此之外，疾控中心还需要不断完善管理组织，对每个疾控中心工作人员的工作进行合理有效的划分，让每个工作人员都可以明确自己的工作职责，做好相互配合的工作，这对疾控中心工作有序开展和档案管理维护有着不可忽视的作用。

（二）不断完善健全档案管理体系

由于每个地区疾控中心档案管理的情况都不一样，在对档案管理体系进行完善时，要懂得和地区疾控中心的实际情况有效结合之后再开展工作，以保证疾控中心档案管理工作的更加具有规范性、完善性。在健全档案管理体系时，要根据疾控中心的发展的实际需求，为其提供更加科学有效和规范的管理体系。通常情况下，疾控中心档案管理工作人员需要对整个疾控中心各个部门的档案进行管理，其工作内容比较多，工作量比较大，在完善档案管理体系时，要结合各个部门的实际档案管理情况进行仔细研究和分析之后再对档案管理体系进行完善。例如，对疾控中心档案管理工作人员制定单独的考核标准，增加岗位技能培训，提高档案管理工作人员岗位职业意识的提高，减少工作人员在工作中投机取巧的情况，可以制定合理的奖惩制度，提高档案管理工作人员的工作积极性，在这基础上，在档案管理体系的构建和完善过程中，也要注意借鉴不同地区疾控中心档案管理的经验，再根据自身的实际情况进行更新，要鼓励档案管理工作人员积极的到其他地区学习档案管理知识，以此来弥补自己工作中的不足，提高自身的职业综合素养，为疾控中心档案管理工作的长期发展打下良好的基础。

（三）提升档案管理信息化水平

信息化技术在我们日常生活中已经随处可见，疾控中心档案管理信息化水平的提升，已经成为疾控中心发展商务主要途径之一。疾控中心要明确档案管理信息化对档案管理工作的重要性，为了能够使档案管理水平得到稳步提升，就需要对档案管理提供更多的资金援助，在根据档案中心实际的工作情况，不断完善疾控中心档案管理的设备[5]。例如，在疾控中心档案管理工作人员对各个科室的档案进行分类整理时，很容易出现信息遗漏或者是纸质资料损坏的情况，在对档案信息整理储存之后，如果想再次核对档案信息，就需要花费大量的时间去逐一查看，这些工作如果都可以运用现代的信息技术来解决，不仅会降低档案管理人员的失误率，提高其工作效率，也给各个科室的工作带来了方便，与此同时，疾控中心管理人员还需要结合工作人员的实际工作情况，对工作人员进行信息技术使用技能培训，提高工作人员的技术管理水平，这对档案管理信息化水平提高有着重要作用。

（四）注重专业人才的培养

在疾控中心档案管理工作中，需要注重对管理专业人才的培养，促进档案管理工作质量的提高，在对专业人才进行培养时，可以借助现代化信息手段，让其通过网络多学习一些理论知识，并且在实际工作中进行操作演练，这是疾控中心培养专业的档案管理工作人员主要手段之一，在对人才培养的过程中，也要针对不同的工作人员运用不同的培训方式，让每个工作人员都可以增加自身的管理才能，这为档案管理工作的稳定发展提供有力保障。

结语：总之，疾控中心档案管理对疾控中心各个科室工作的顺利开展有着重要的作用，所以，疾控中心的相关管理人员一定要加大疾控中心的资金投入，不断完善疾控中心的各项工作设备，加强对工作人员的培养，以保证疾控中心工作效率和工作质量的提高。