电子档案和纸质档案的优势互补与共存发展

赵培珍

（内蒙古鄂尔多斯市准格尔旗征地移民办公室，内蒙古 鄂尔多斯 010300）

随着信息化时代的到来，人们生活和工作的各个方面都发生了巨大的变化。电子档案也在悄然兴起，其高效、少空间、易共享、多样性等特点越来越受到档案管理者的青睐。然而，传统的纸质档案也有原始性、稳定性强等不可替代的优势。电子档案和纸质档案都是档案管理的组成部分，他们都具有各自的优势，这就需要利用两种文件的特点，实现纸质档案与电子档案优势互补的管理。

一、电子档案较纸质档案的优势分析

（一）高效性

一是电子文件传输发送文件速度快。纸质档案只能在某一时间某一地点，小范围内让能够接触到它并且有权限的人传阅。而电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，在计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件,不受时间和空间的限制，利用网络可以实现快速发送、传阅电子档案。二是电子文件可以使用智能检索。传统纸质档案的检索是对各种文件归档后进行的分类、编目、编制和检索工作，检索人员只能按目录逐卷进行有形检索。而电子文件作为科技发展的产物,利用计算机就可以实现智能检索；实现信息的存储、传递、编辑、加工等程序，能够在短时间内高效完成人工无法完成的工作。

（二）少空间

随着水库移民工作的持续发展，水库移民的基础设施不断完善、后期扶持项目每年跟进，水库移民的纸质档案不断增多，尤其是那些工程图纸、设计报告、文件批复等等，纸质文件的持续增长与有限的存储空间形成一对矛盾，而电子档案所占用的空间很小这一优势就可以很好地解决这一矛盾。与纸质文件相比，电子文件的体积相对小到可以忽略占用的空间。电子文件是以现代信息技术为基础，以数字形式进行信息整合的技术。它的存储介质是磁盘、磁带、CD 等新型材料，这些材料的优点是存储容量大，占用空间小。一张普通CD 所包含的信息量是惊人的。数字信息被压缩并存储在高科技载体上，这就减少了对存储空间的使用，电子档案可大大节省库房存储空间。

（三）共享性

电子档案具有共享的特点，具体来说就是电子档案可以实现不受时间和空间的限制实现资源共享。电子文件可以在虚拟计算机环境中搭载网络技术，扩大信息交流，实现资源共享。不同的人可以在不同的地方同时阅读或使用相同的文件，一个电子文件可以被所有需要它的人共享。在当前条件下，档案网站是电子文献及其档案信息网络传播和利用的重要信息交流平台。档案部门也应以此为契机，在互联网上建立自己的网站，开展广泛的档案信息咨询服务。而传统的纸质文件阅读通常只能在小范围内传阅,一般只有一个原始文件,即使有复印件,有限的数量也很难实现大范围的资源共享,有时还容易导致文件丢失或损坏。

（四）复制性

对于传统的纸质档案而言，文件是原始的，档案就是原件，而且一般只有一份原始文件。然而，电子档案的可连续复制性是电子档案区别于纸质档案的重要特征之一，它可以从一个载体复制到另一个载体，也可以从一台计算机转移到另一台计算机上，在对原件进行数字化处理时，可根据需要制作出不同分辨率的副本，甚至获得比原件更好的质量。电子档案是对纸质档案传统认知的挑战和颠覆。

（五）多样性

鉴于电子文档的可操作性，用户的使用空间和利用方式变得更加广泛，用户可以结合自身需求，利用计算机进行多种形式的信息处理和分析。一般纸质文件不可轻易改变文件的内容，如改变文件的格式，增加、删除和更改文件的内容。而电子文件可以很容易地改变文件的内容和格式。在电子文件形成之前，内容增减、更改等都非常方便，且不留任何痕迹，档案文件页面依然保持整洁、干净。人们还可以利用电子文件对文档信息进行分类、统计、汇总、打印、复印等，电子档案的高标准性使得电子档案的检索也更加方便。有了电子档案，可满足用户多种形式的需求，而且使用起来更方便、更快捷了。

（六）重复性

电子档案在网络计算机环境下可以被人们多次使用,因为电子文件的重复利用是无损耗的,电子档案的重复性利用也不会使电子文件丢失,老化，档案原件也不会轻易受损。而对于那些需经常阅读的纸质档案来说，随着利用次数的增加，文件的移动和翻阅会磨损档案材料，使档案起毛，进而影响到字迹的清晰，字迹会变得越来越模糊，原始的纸质文件就容易受损。而电子档案无论是复制还是打印，文件的内容都不会被损坏，电子文件的正常使用行为不会对电子文件产生任何影响。即便如此，电子档案也并不是可以永久保存的，由于技术、载体材料等多种因素，电子档案的原件也需得以较好的保护。

（七）经济环保性

随着数字化、电子时代的到来，电脑已经成为人们生活的一部分，查阅档案只需要在计算机上阅读电子文件就可以找到相应的档案信息，无需阅读纸质文件，这样纸张的消耗就少了。使用电子文件可以节省纸张，节省空间来保存文件，利用电子档案存储传阅文件相比较纸质档案更加经济和环保。

二、电子档案较纸质档案的劣势分析

（一）不稳定性分析

电子档案在使用过程中，其存在形式是以网络计算机为载体，在使用或传播的过程中容易受到木马病毒或黑客的攻击，电子文件中的信息就很容易被破坏，所以电子文件很不稳定。一旦计算机损坏，存储在其中的电子文件就无法保存。而纸质的档案不会被轻易修改的，因为纸质文件一旦被修改就很容易被识别。存储在计算机中的电子文件可能因计算机中毒和设备故障而损坏，电子文件在仓库中保存时，会因疏忽或人为因素造成损坏。保存电子文件的U 盘、光盘、磁盘一旦受到外界强磁干扰，或因存储室的温湿度的变化，都会导致文件内容的丢失和破坏。另外如果人为修改电子档案中的内容不仅十分方便，而且也不会留下任何痕迹。电子档案的原始记录性就被破坏了，这样会给档案信息相关单位带来重大的损失。这一点上纸质档案的稳定性、原始性更具优势。

（二）对设备的依赖性

电子档案对计算机和其他设备有很强的依赖性。电子文件的保存、读取和传阅都依赖于计算机设备。电子档案依靠电子设备和软件的支持来还原档案的内容，没有计算机设备就无法查阅电子档案。技术和设备变化如此之快，以至于多年以后，当硬件和软件无法与电子文件形成时期相匹配时，就会使大量的电子档案读不出来而形成历史黑洞。而纸质档案是以纸质为载体的，无需任何特殊设备的帮助，方便用户进行阅读。从这个角度来看，纸质档案具有电子档案不可替代的优势。

（三）不安全性

电子档案的安全和保密存在着巨大的风险和隐患。因为电子文件容易被复制的特点，电子文件很容易被不法分子盗用。即使是机密性文件在软硬件设备中做了加密处理和使用权限设置，一些不法分子利用非法技术手段依然有可能侵袭保存档案的计算机，计算机中的档案就会被窃取，导致珍贵和机密文件泄漏出去，这就会对国家和社会造成危害，损害国家利益。通常纸质档案是按保密级别分类的。对于重要文件，会有最高级别的机密存储方式，相对而言，纸质档案的安全性还是比较可靠。

（四）鉴定原始性难度大

在电子档案的管理中，由于电子文件的数字信息属性、信息与载体分离等特点，已不可能再用传统的识别方法来识别归档电子文件的“原始记录”，识别电子档案的原始性质则更加困难。纸质档案原始记录的识别可以通过“原始文件”进行比较和识别，而电子档案的识别相对复杂，因为其信息和载体可以分离，涉及学科多、知识多、难度大，一般档案管理员也不可能进行身份鉴定。电子文件易于复制、修改和删除，不易被发现，大大降低了文件的真实性、可靠性和原创性。

（五）耐久性差

电子档案的载体通常是光盘、硬盘等，对环境温度、湿度、抗磁性、防损坏、抗病毒等条件要求较高，使用寿命一般不超过20 年，载体易碎、不稳定。此外，为保证电子档案的可读性和有效性，电子档案还应保留其配套软件和软件文档、表达电子文件内容的基本格式、相关元数据等。这些特殊要求使其归档和管理程序比纸质档案更加复杂和困难。计算机形成的电子档案存储介质远不如纸质的物理寿命，纤维素是主要的纸质材料，耐久性强，只要能有效避开高温、高湿、磨损等环境条件，对于那些不经常阅读的纸质档案，储存寿命可延长至上百年甚至更久。

三、电子档案与纸质档案优势互补,共存发展

由于电子档案存在以上弊端，特别是存在着巨大的保密和安全隐患，为了保证档案的可靠性，必然要将电子档案转换为纸质文件进行归档保存。同时，电子文件归档有着纸质档案所不具备的优点，重要纸质文件签字盖章后，扫描成电子图片进行电子归档。这样，重要的文件就形成了一种双重归档的形式，他们可以发挥各自的优点，避免缺点。在日常工作中，笔者主要使用计算机直接生成电子文件，考虑到文件证据或长期可读性的需求，将电子文件转换为纸质文件。存储的文件就有两种保存方式，形成了电子档案与纸质档案共存的“双档”状态。目前，将电子文件和纸质文件转换为档案，一般采取“双重档案”的方式，即将纸质文件和磁、光文件一起归档，形成内容相同的两套文件。考虑到电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，应对纸质文件进行备份，采用不同的编目方法和不同的存储设备，以确保数据的安全性。例如，作者在每个纸质文件的编制形式或内部目录的“备注”项中注明相应电子文档的编码和存储地址，同时，表示电子档案归档目录“备注”项中注明相应纸质文件的文件编号和存储地址，以便在使用时相互参考和补充。在解决磁光介质文件的耐久性留存的问题之前，纸质文件弥补了其缺点，“双档”文件将长期共存。

结束语：根据目前电子档案和纸质档案的优缺点，在发挥各自的优势的基础上互补发展。纸质档案保存反映历史真实面目的可靠记录，电子档案发挥在检索、利用、传输、存储等方面发挥优势，在实际管理过程中二者之间可以进行优势互补。作为档案管理人员需要清楚地认识各自的特点，以档案工作的基本原则为标准，结合工作实际情况选择档案保存形式，采用电子档案纸质化，纸质档案电子化的“双档管理模式”，既要重视电子档案的发展，也要正确对待纸质档案的特点，发挥各自的优势，只有这样才能促进档案事业的高质量发展。