高校教师业务档案的综合应用与对策研究

马学民

（包头医学院图书馆，内蒙古 包头 014040）

一、引言

高等院校教师业务档案指的是教师在教育、教学、科研等方面形成的具有保存价值的各方面资料的历史记录。业务档案能够体现教师的专业水准、学术能力以及工作绩效，不但是教师个人情况的客观反映，亦是高等院校整体素质、师资队伍建设以及办学水平的体现。然而，从目前来看，部分高等院校在教师业务档案管理方面存在不足，业务档案未得到充分利用，这方面工作亟需改进。本文分析了高校教师业务档案的综合应用领域，指出目前这方面工作存在的不足，并提出业务档案综合应用的对策。

二、高校教师业务档案的综合应用领域

（一）利用业务档案开展师资队伍建设

师资队伍建设是高校发展的重要推动力。在高等院校教师管理工作中，不仅要注重教师的人数和质量，而且要合理调整师资结构。在调整师资队伍结构时，应科学选择调整指标，保证师资结构在职称、年龄、学历等指标方面具备科学性。高等院校要建立完善的教师岗位聘任制度，设定合理的人才招聘计划。师资结构调整应当具有一定的前瞻性，考虑学校发展实际，致力于提高教师的专业化水平。同时，还要注重外部环境建设，塑造良好的团队发展文化，为广大教师提供优良的教学、科研平台。在推进这方面工作时，教师业务档案能够提供大量客观、准确、全面的信息，为教师队伍建设提供必要的支撑。

（二）利用业务档案开展差异化考评

高等院校教师专业档案的另一个重要用途是评价。许多高等院校现行的评价体系和指标设计存在一些缺陷，存在一刀切的现象，未考虑不同院系、不同专业的实际。无论教师的专业范围如何，所有教师都采用统一的考核形式和标准。这在很大程度上造成了教师考核评价结果的不公平，从而影响了教师的积极性。通过教师业务档案管理，高等院校可以实现对教师的差异化评价。例如，高校可以针对各个专业的教师设计不同的考核指标体系，针对各个院系制定有针对性的考核体系，对科研为主型的教师和教学为主型的教师应用具有差异性的指标权重，从而实现教师考核评价的客观性和公平性，协助广大教师认识到自身的优点和不足。在考核评价完成以后，高校应当继续完善教师业务档案，寻找教师在职业发展中存在的障碍，有针对性地协助教师成长，为教师营造良好的职业晋升通道，保障教师能够积极发挥个人优势，促进科研和教学发展，提升师资队伍的综合实力。

（三）利用业务档案开展检查评估

教师业务档案是保障高等院校顺利通过各方面评估的重要资料。通过教师专业档案，评估部门能够全面掌握高校在师资结构、教育教学以及科研等方面的水平，由此对高等院校的办学水平做出更精准的分析，提出有针对性的建议。对于高等院校来说，全面、客观的教师业务档案可以真实、动态地反映出本校的专业水准和工作能力。高校将业务档案管理作为一项重要的管理工作，能够保证各方面检查和评估工作的质量，减少学校发展中出现的工作混乱以及失误，促进学校的可持续发展。

（四）利用业务档案开展人事管理

教师业务档案的管理对于提升学校人事部门的工作成效以及工作质量具有重要的指导意义。借助对教师业务档案的利用，人事部门能够进一步掌握本校师资队伍的基本情况，进而制定科学合理的岗位设置、录用、考核等制度，公布招聘计划。在岗位设置方面，我们能够按照业务档案反映的人才需求，合理设置人员岗位，保证岗位设置能够满足学校可持续发展的需求，从而实现岗位设置的科学性和公平性，避免出现因人设岗现象。在用人方面，高校可以借助业务档案对所有教师的教育教学水平、科研能力开展全面评价，从而做到人员和岗位相互匹配，促进不同岗位教师提升工作效率，发挥他们在工作中的积极性和主动性。在对教师进行考核评价时，通过利用教师业务档案，高校能够制定出更为公正、合理的评价指标体系，有利于营造出良性竞争的氛围，改善教学科研效率，在推动师资队伍建设的同时促进教师个人能力成长。在拟定人才招聘计划时，高校可以将教师业务档案与学校发展规划紧密结合起来，找出本校紧缺的人才，并与各个院系上报的人才招聘计划加以比较，找出不足，确保招聘计划能够向本校紧缺的人才倾斜，有利于师资队伍建设。

三、高校教师业务档案管理中存在的问题分析

（一）重视人事档案管理而轻视业务档案管理

在我国，大部分高校对师资队伍已经进行了规范化的双档案管理，包括人事档案管理和业务档案管理，可以发挥档案在促进教育教学和人才培养、提升教师教学科研能力等方面的功能。人事档案管理系统和业务档案管理系统在提高教育教学质量和人才培养方面发挥着难以替代的作用。但是，一些高等院校仅仅重视人事档案管理工作，而忽略了教师业务档案管理，主要表现为不注重对教师的过程考核，只看最终考核结果，在教师履职期间缺少年度档案管理、考核以及奖惩措施，使部分教师形成得过且过的心理，没有积极提升自身的教学科研能力。

（二）缺乏教师业务档案管理意识

目前，一些高等院校缺乏业务档案管理意识和能力，将人事档案管理与业务档案管理混为一谈。前者是指传统意义上以身份管理为特征的教师档案管理内容、方法或手段的总称，强调的是对教师身份的管理以及与教师身份有关的全部事务的管理。虽然人事管理也涉及到教师的教育教学、科研以及人才培养工作，但毕竟是从行政管理的角度，如教师的学习经历档案、工作经历档案、工资档案等。在多年的规范发展中，我国高校已经形成了完整的人事档案管理体系。但与之相较，高等院校教师业务档案管理并不普遍，甚至存在杂乱无章的现象。高等院校教师专业档案管理是指对教师在教学、科研以及人才培养方面的全面质量管理，与人事档案管理在目的、手段等方面有着根本的区别。但从目前来看，不少高校还没有意识到业务档案管理是高校全面质量管理的重要内容，对其功能和价值认识不足，从而影响了这方面工作的开展。

（三）重视档案保管而轻视应用

在教师业务档案管理过程中，很多高校意识到收集、保管档案的重要性，而且在这一方面建立了较为完善的制度，有效保障了档案管理工作的顺利开展。但我们也要看到，部分高校在重视对档案收集、保管的同时，忽略了档案的利用工作，造成业务档案的作用未得到有效发挥。提升教师能力和工作质量是实施业务档案管理的最终目的。如果忽略了档案利用环节，对业务档案的管理将失去应有的价值和作用。在一些高校，业务档案管理工作实际上已经沦为仓库式管理，仅仅起到保管档案的作用。因而，深入开展业务档案管理有赖于对教师工作质量进行分析。通过质量分析，发现教师在教学和科研工作中存在的各类问题，督促教师及时弥补自身的不足。当前高等院校在档案管理工作中存在的重保管、轻利用的现象，正是由于学校未明确业务档案管理的目标，这就造成业务档案管理失去了应有的价值和功能。

四、加强高校教师业务档案应用的对策

（一）充分认识教师业务档案建设利用的重要性

高等院校应高度重视和认可业务档案管理所具有的功能，并将其作为一项重要工作来看待。各系部要深入落实学校对这一方面工作的部署和要求，构建科学、全面的业务档案管理体系，提升服务意识，确保业务档案管理工作落实到位。高校教师应当和所在院系密切配合，及时完成本单位业务档案的搜集、整理以及报送工作，保证上报的业务档案具备客观性、完整性。业务档案管理部门应当定期向广大教师反馈业务档案的应用情况，营造有利于业务档案利用的良好氛围，和其他部分一起推动业务档案的管理，保障业务档案的收集、管理以及利用规范化。

（二）形成科学合理的教师业务档案收集管理制度

规范、健全的制度是做好教师业务档案管理工作的重要前提。教师业务档案管理涉及多方面环节，如档案的收集、分类、归档、存储以及利用等。明确归档范围是业务档案收集的首要环节，能够反映业务档案的客观性和完整性。高校不仅要防止因为收集范围过宽而导致的盲目性，而且要防止由于收集范围狭窄而导致的不完整性。档案资料形成部门应当全面落实教师专业档案管理规范，对每年收集的业务档案资料进行定期归档，不得拖延。学校要完善档案登记制度，严格控制档案入口，对于不应归档的材料一律不归档，同时避免材料遗漏，保证业务档案质量，并做到妥善保管。为了确保所有环节做到有效衔接，高校应当完善业务档案管理制度，责任落实到人，保障这方面工作的顺利开展。只有做到有章可循，才能保证教师专业档案的客观性、完整性，更好地发挥其对师资队伍建设的作用。

（三）注重教师业务档案存档和利用的科学性

当前，不少高等院校在业务档案管理方面存在形式化现象，其主要原因在于对业务档案的利用价值缺少充分认识。教师们每年都会上交不完整乃至存在错误的档案资料。业务档案管理部门每年收集档案，并进行封存保管。在实际工作中，管理者缺少分类归档和按人归档的意识，档案利用率一直保持在较低的水平，难以协助广大教师实现能力成长。要改变此种状况，我们应当从业务档案的利用着手，有效利用所收集的业务档案，对所有教师的业务水平开展评估并及时给予反馈，让广大教师充分意识到业务档案所具有的重要性。高校要充分利用教师业务档案，形成档案管理的良性闭环，确保管理质量的有效提升。只有科学有效地进行教师业务档案管理，高等院校才能从这方面工作中受益，从而促进科研工作和教学工作的发展。在开展这方面工作时，要确保有关的各个部门形成统一认识，将管理责任具体落实到人，保障档案收集、整理、归档、保管以及使用等环节做到无缝衔接。在此基础上，高校要在各方面工作中有效利用档案信息，促进师资结构的不断优化，完善教师考评指标体系，提升教师的专业能力和教学水平，切实增强自身的竞争力。

五、结束语

高等院校教师业务档案对于师资队伍建设、推动教育教学改革具有十分重要的意义。当前，高校教师业务档案管理存在以下问题：重视人事档案管理而忽略业务档案管理，缺乏教师业务档案管理意识，重视档案保管而忽略应用。在这种情况下，教师业务档案对推进学校发展发挥的作用极为有限。高等院校要充分认识教师业务档案建设和利用的重要性，形成规范合理的业务业档案收集管理体系，注重教师业务档案归档利用的科学性。