关于做好政府基层档案管理工作的探讨

黄凤清

（福建省三明市三元区徐碧街道办事处，福建 三明 365000）

一、政府基层档案管理工作现状

（一）重视程度不够

由于档案管理不在政府绩效考核范围内，管理者对此项工作的重视程度不够，监督力度不够，相应投入不够，限制了其实现可持续发展，也给内在价值的发挥造成了一定的限制。受以上因素的影响，有些政府对基层档案管理环境配套不完善，甚至没有独立的档案室，保管条件相对较差，致使一些纸质档案遭到破坏，很大程度上对管理人员的情绪造成一定的影响。

（二）档案管理的信息化水平不高

政府基层档案的利用价值比较高，在管理过程中提高信息化水平，在一定程度上有助于提高归档速率、查询速度、利用效率等[1]。然而，在实际管理过程中，目前档案管理大部分仍旧以手工办公以及纸质档案为主，该种管理模式已经无法满足档案管理以及使用需求，同时，此种模式不但给档案管理员造成了很大的工作压力，而且还限制了档案信息共享功能的提高。综上诉述，信息化水平低下的状况，已经严重阻碍了政府档案管理公祖效率的提高。在对政府基层档案管理信息化发展需求已经清楚明白后，可以从源头设计方面编制出信息化管理实施方案并保证有关方案能够得到有效落实，同时这也是实现档案管理模式与管理环境相适应的重中之重，因此，政府有关部门及其相应管理人员应该对这一问题给予重视并积极探索发展、优化措施。

（三）人才队伍建设较落后

专业水平高的人才队伍是不断提高政府基层档案管理水平的关键，而在具体管理中，不管是人才基数还是专业素养方面，都存在难以达到政府基层档案管理要求的问题。从人才基数上来看，伴随政府基层档案使用需求的不断加大，档案查询量随之上升，给档案管理人员加重了工作负担，在这种情况下，档案管理部门出现了人才配备量不足等问题，这一现状对提高档案服务水平具有直接影响。就人才自身具备的专业素养来看，专职人员、档案学科毕业的人才相对稀少，这些都对人才队伍的专业化发展以及档案管理工作的专业化发展产生了不良影响。因此，从专业人才数量以及专业素养两个方面对人才队伍进行优化建设，是目前政府发展基层管理工作的迫切需要。

二、做好政府基层档案管理工作的对策

（一）提高思想认识

思想认识对行为实践具有一定的指导作用，是做好档案管理工作的首要条件，并在一定程度上对管理质量具有直接影响。综上所述，档案管理工作在政府事务中占据重要地位，是提升服务质量的有力保证。因此，政府领导应该对档案管理工作给予强烈重视，让其真正发挥出“信息源”、“数据库”的重要作用，且将领导责任制落到实处，进而推动本项工作朝着更深层次的方向发展。具体可以从以下两个方面展[2]。一方面，对基层档案管理工作加大宣传力度，赢得更多管理者与部门的重视，同时加深理解与认识，以此来获得更多的支撑。另一方面，促使专业人才发挥其自身的专业优势，依据所在单位特有的服务属性，找到基层档案管理与经济建设、社会发展之间的内在联系，彰显出自身工作价值，从而取得管理层以及相应部门的重视，形成共同参与协作的良好生态。在这种情况下，对档案管理的发展动态进行实时掌握，对其在基层单位开展的现状进行认真核查，及时找出存在的问题，对顶层加强优化设计，并详细了解其在落实过程中存在的困难与障碍，为之创设专项资金，对政府基层档案管理工作环境进行不断改进，突出管理层面的重视，帮助工作人员树立坚定的工作信心，激励其发挥自己的工作才能，为单位做贡献，进而促使自身在岗位上的价值实现最大化。因而，通过物质与精神层面的双重鼓励，将政府基层档案管理工作做到尽善尽美。

（二）完善配套制度

随着依法治国进程的全面展开，政府的每项工作都应该受到相应法律法规的约束，逐步实现规范化、标准化建设，确保其自带的服务功能能够得以发挥。在实际落实过程中，基于政府基层档案种类比较多、载体呈现多元化、数目众多等情况，基于专业化运用的考虑，不能仅使用一种管理措施促使其规范化，而需要侧重于对管理方式进行规范，达到灵活操作的效果。比如说，可以对档案的具体装订形式、保管要求、保管期限、销毁程序等作出统一规定[3]。进而实现流动的管理形式。同时，还应该认真研读与之相关的法律法规，根据政府基层档案的独特性，编制更加详细、缜密的保管保密规程，对收集、归档等工作内容进行规范，保证开展的一些列工作全部有理有据，从事实现管理质量的有效提高。除此之外，随着电子信息化政务工作的逐渐展开，与之有关的存档形式可以分为纸质档案与电子档案两种。在这个环节中，需要对电子档案实行规范化管理，同时制定出有关的工作制度，促进此项工作持续不断发展。除此之外，还应该对政府季岑档案建设绩效考核机制，对各个岗位责任和义务进行明确，并构建相关的信息反馈机制积极自主的对使用者的有效意见或者建议进行收集，进行深入钻研和探讨以后，针对问题进行不断完善。当然，档案管理制度形成的过程应该是动态化的过程，即应该随着档案管理条件、管理相关要求以及管理模式的不断变化而不间断的进行调整，唯有这样，档案管理制度才能更好的为档案管理工作服务，从而提高档案管理工作的效果。

（三）依托现代科技

就某种程度而言，政府基层档案管理工作是一项专业性较高、系统性比较强的工作，就其资源构成方面来说，拥有原生性与独有性等特点，对于政府发挥治理功能具有重要意义。但是实际上却存在资源丰富却得不到有效应用的尴尬局面。特别是在目前电子政务普及的情况下，政府基层档案管理工作实现信息化改革已经成为了必然趋势。在实际落实过程中，需要对与政府基层档案管理相关的软硬件性能进行有效提升，根据实际情况，积极使用先进科学技术，同时参照此项工作特征与需求，对计算机硬件进行升级改造。实现此过程，还应与软件开发单位进行积极合作，对从国外引用过来的档案管理软件进行改造，不断对其工程负载进行完善，加强档案资源的使用效率，并邀请专业人才对具体操作进行详细说明，脱离原有人工操作形式的限制，提高工作效率和质量。在这种情况下，指导相应岗位工作人员建设档案数据库，强化可视化程度，对有用信息进行深度挖掘，促使其成为开展治理工作的助力，突出开展此项工作具有的价值，从而达到可持续发展及优化。在这个过程中，值得重点指出的是，在高度开放、自由的互联网虚拟环境下，对基层档案进行管理时需要做好保密工作，制定出行之有效的网络信息安全措施，定时对其进行更新、杀毒、防火墙等软件[4]。此外，形成具有现代化特点的档案管理系统，是档案管理部门借助现代科技针对档案管理工作执行优化的主要内容，在这个过程中，政府相关部门不但要做好档案管理服务需求研判工作，而且还应该对管理系统的构建标准要求、功能、模块等进行明确，进一步保证该系统能够更好地满足档案管理需要。此外，还应对档案数据库、网站、数据共享平台等建设工作进行高度重视，做好以上工作对于传统档案管理工作实现现代化发展具有非常重要的意义。

（四）完善服务体系

在对政府基层档案进行管理的过程中，档案管理相关部门及管理员应该时刻把服务民生当做开展工作的首要目标，同时在加强自身服务意识、优化档案服务机制的前提下紧紧围绕政府部门、人民群众对基层档案服务所具有的需求，不断探索基层档案服务成效提升路径，进而为提升基层档案使用率与使用者满意度提供保障。在整个过程中，首先，档案管理部门应该积极引领档案管理人员不断提高自身的服务意识与能力。要想做好这一工作要求档案管理员能够准确的认识到自己所肩负的责任和使命，认识到档案管理工作自身所拥有的特殊性和重要性，从而持续推动档案管理工作从追求工作效率向用户满意度方面进行转变升级，从而彰显出档案利用主体所占据的核心地位，促使政府在对档案进行管理时体现出人本化的价值取向；其次，档案管理部门应该对服务方式不断进行优化。比如利用现代科技在提高信息化管理水平的前提下，形成全天候的档案咨询服务体系，并通过实行个性化推送，促进落后的、被动的档案管理工作表现出前进、主动与个性化的特性；最后，政府档案基层管理部门还应积极建立档案服务反馈制度。政府有关管理部门不仅要在服务体系完善的过程中对档案管理员进行明确要求，而且还应当为使用者提供有效的反馈途径，并将使用主体所反映的信息当成评估服务体系的主要依据，进而为服务体系的不断完善提供充分证据。

（五）加强人才建设

当下是知识经济飞速发展的时代，人才成为了各行业各最核心的力量，同时也是实现所有工作的基础。档案管理人员所具备的综合素质对政府实现档案管理具有直接影响。总的来说，应该将档案管理人才培养归入到政府总体战略规划之中，并在财力、物力等方面给予一定的支持，同时利用“走出去、请进来”等形式引进先进的管理模式，面向社会进行公开招聘，在岗位职责与要求已经明确的基础上，择优录取，从本质上提高整个工作团队的管理水平。此时，也可以在这个基础上形成相应的竞争制度，给单位内现有人才团队增加紧张感与危机感，促使其可以进行自主学习。另外，针对档案管理中出现的问题，对人才队伍进行分析，有针对性的对人员编制进行调整，使得人尽其才，并组织开展多样化的培训教育活动。在此过程中，适时对政府基层档案管理人员的思想意识进行更新，加强职责意识，并通过多重方式，对人才的专业知识以及技能结构进行不断丰富，包括与档案管理相关的法律法规、计算机操作技能等，积极分享行业实践经验，真正将政府基层档案管理工作做到位。为此，就档案管理人员自身而言，也应当树立相应的危机意识与创新意识，自发的对政府基层档案管理工作展开深入研究，积极从实践中积累经验，为单位创造出更大的价值。此外，基层档案管理部门既需要构建完善的监督机制，也需要构建完善的考评机制，其中，监督机制的构建需要强调服务对象在监督中的参与，考评机制的工作则需要建立在明确岗位职责、完善退出机制的基础之上，从而让确保考评工作能够有据可依并充分发挥出自身所具有的激励作用和约束作用。

三、结语

由此可见，政府基层档案管理工作在政府事务中占据有力地位，做好此项工作，是政府基层提高治理水平的主要信息保证，是我们国家社会发展到一定程度的必然产物和选择。档案管理工作作为一项巨大且繁杂的系统化的工程，在具体落实过程中，首先需要政府领导层面给予重视和大力支持，不断强化人力资源保障工作，并逐渐构建完备的规范机制，保证开展的一系列工作都有据可查。同时顺应信息化发展趋势，提高信息化管理水平，促使其使用价值得到最大程度的发挥。希望通过本次研究，能够推动档案管理工作朝向更加理想的方面发展。