提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

王曙光

（威海市文登区投资促进服务中心，山东 威海 264200）

对于事业单位，可以说是我国社会体制中的一个重要组成部分，所负责的业务工作较多。最近几年来，随着社会经济水平的日益提高，对我国事业单位档案信息化建设的要求标准变得越来越高，在这样的一种背景下，计算机设备逐渐被广泛应用到事业单位的办公当中，实现了档案管理的信息化建设。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性分析

（一）促进事业单位档案储存空间的节约

在当今社会快速发展的这一背景下，大大增加了事业单位的业务活动，随着业务活动的不断增加，所需保管的文件资料数量也变得越来越多，就以往传统的纸质档案来说，在收集和整理的这一过程中不仅需要大量人力物力资源的浪费，同时还会再用较大的储存空间，再加上受档案使用材料特殊性的影响，不利于长期保存。而对于档案管理信息化建设的开展，借助计算机设备可以实现对大量档案资料的长期保存。

（二）促进事业单位办公效率的提高

随着档案资料数量越来越庞大，为事业单位的档案收集和整理工作带来了一定困境，而档案管理的信息化建设在一定程度上可以有效改善和解决这一问题，不仅降低了工作人员的工作量，同时还可以实现资源的有效配置。在档案管理的信息化建设中，所使用电子设备有着快速收集和整理功能，促进了事业单位档案管理工作效率的提高。所以这就要求事业单位在改革创新的这一过程中，需要以档案管理信息化建设工作为核心内容，并进一步扩展信息化服务的广度和深度，以此来将信息化档案的服务功能得以最大程度发挥出来。

二、当前事业单位档案管理信息化建设中所存在的主要问题分析

（一）档案管理信息化专业人才的数量不足

从我国当前的高等院校中我们可以看到，对于档案管理相关专业的投入力度较小，包括教学经费和师资力量等，导致我档案管理信息化专业人才的数量严重不足。除此之外，通过对我国当前事业单位档案管理工作人员的调查研究发现，其年龄普遍较高，很多管理人员对档案管理信息化都不是很了解，而且也没有经过专业培训和学习，还仍然采用以往传统的管理方法来开展档案管理工作，由于缺少新生力量的加入，无法实现档案管理理念和方法的更新。另外，有些管理人员对待档案管理这项工作不够认真，缺少一定的工作热情和积极性，大大降低档案管理工作质量和效率。

（二）工作标准存在不统一问题

最近几年来，在网络化办公不断推行的影响下，促进了各事业单位档案管理信息化工作的开展，但是由于缺少统一的工作标准，很难实现各部门之间的档案信息传递和共享，在实际工作中，经常会有着档案资料重复录入这一问题情况的出现，不仅会浪费掉大量的人力物力，同时对于事业单位工作效率和服务质量的提高也都有着严重不利影响。除此之外，在档案管理人员方面同样也存在缺乏问题，所以经常可以看到一人身兼数职的这一现象，大大增加了档案管理人员的流动性，严重限制到事业单位档案统一规范管理的实现。

（三）缺乏完善的配套硬件设施

对于档案管理信息化的实施，离不开互联网设备的支持。但是由于当前事业单位缺少对档案管理信息化工作的正确认识，再加上财政扶持力度不够，导致配套硬件设施存在不完善问题。例如：以计算机设备为例，如果陈旧老化，则势必会降低其运行效率，而且所能够储存的档案信息数量也相对较少，无法满足庞大档案资料的储存要求，同时在数据查找的速度方面也会较慢一些。

三、提升事业单位档案管理信息化建设的有效方法策略分析

（一）加强管理制度的建立和完善

作为事业单位需要根据置身档案管理的实际情况，有针对性和目的性的制定好相应措施，以此来实现档案管理效率和水平的提高。与此同时，还需要做好各部门之间的有效沟通交流，并正确认识档案管理信息化工作，增强其内部凝聚力，并建设好全国电子档案平台，实现各项资源的共享。除此之外，作为事业单位还需要将档案人员的编制有效落实好，合理安排好专门人员来负责管理信息化工作的开展，并实行绩效考核，对于工作认真、表现优异的工作人员，则需要给予适当奖励；而对于工作态度不认真的工作人员，则需要给予批评，通过绩效考核的实行，在一定程度上能够有效调动起工作人员的工作热情和积极性，提高单位档案管理信息化工作的质量和效率。

（二）一步加强档案管理信息化队伍综合能力素质的提高

通过上述分析我们了解到，我国现阶段事业单位中档案管理信息化工作人员的专业性不够，所以在面对这一问题现状下，作为事业单位必须要加强对档案管理信息化工作人员的专业培训，在条件允许的情况下，还可以邀请专家深入到单位当中进行讲座和培训，并给予亲自指导，或者还可以带领工作人员深入到优秀的事业单位当中进行参观，学习和借鉴他们先进的档案管理信息化工作理念和方法，这些对于单位档案管理信息化工作人员队伍整体能力素质的提高都有着很大帮助。另外，还可以从高等院校入手，将档案管理信息化专业课程纳入其中，为事业单位培养出更多优秀的档案管理人才，积极引入一些年轻的档案管理人才，以实现管理理念和方式的更新，提高档案管理工作的创造性和整体水平。

（三）提高对档案管理信息化配套设施建设的重视

对于事业单位档案管理信息化工作的开展，必须要在先进计算机设备的支持下才能够得以完成。最近几年来，我国科学技术水平得到了很大提高，促进了计算机设备的更新换代，但是现阶段很多事业单位并没有积极更新和升级计算机设备，不利于档案管理信息化工作的开展。所以作为事业单位必须要正确认识到配套设施的建设对于档案管理信息化的重要性，加大资金投入力度，购买一些先进的档案管理设施设备，提高档案管理信息化建设水平，并更好地服务事业单位。

（四）提高对档案安全管理的重视

在档案管理的信息化建设工作中，档案安全管理可以说是其中的一项重要工作，在一定程度上能够直接影响到档案工作作用的发挥，所以作为事业单位必须要提高对档案安全管理的重视，并树立好保卫国家档案安全这一责任意识，以促进档案管理信息化建设更好地发展。而从政府部门这一角度来看，需要加强对事业单位的检查，制定好档案安全管理的各项制度，并对其安全管理责任有效落实到各部门和个人身上，以保障档案保管的安全性和完整性。

结束语：综上所述，由此可见在当今互联网这一时代背景下，要求事业单位必须要做好档案管理的信息化建设，只有这样才能更好地满足社会时代和单位自身的发展需求。但是由于受各方面因素的影响，事业单位在档案管理的信息化建设中遇到了很多问题，对于这些问题需要有一个全面的了解和分析，然后制定好相应措施进行解决，以提高事业单位档案信息化建设的整体水平。