档案管理信息化的科学发展路径与创新探析

赵春艳

（医疗保险服务中心，山西 忻州 036599）

引言

在信息化高速发展的时代，将网络技术充分运用在事业单位的发展过程中是社会发展的必然趋势，档案管理工作对于事业单位的发展有着十分重要的影响，做好档案管理工作，不仅能够保证事业单位稳定发展，还能让其更好地适应当前快速变化的时代背景。在未来的发展过程中事业单位必须将更多的时间和注意力放在档案管理的信息化建设上，对原有的档案管理理念进行转变，充分意识到对档案管理进行信息化转变的重要性。采取多样化的措施不断加快单位档案信息化建设，通过这样的方式推动事业单位管理迈向全新的阶段。

一、事业单位档案管理信息化的重要性

（一）提高工作效率

事业单位在进行档案管理信息化建设的过程中，具有许多积极意义，其中最重要的一个意义就是能够有效提高工作效率。信息化建设完成以后，可以让档案管理工作人员随时对所需的档案信息进行调取，可以高效完成归档处理工作，整个档案管理工作可以实时进行更新。进行信息化建设以后，可以让工作人员更加快速地对档案内部的相关信息进行搜索，工作人员的工作大量减少，同时还能有效提高档案管理工作的质量和效率。

（二）保持了档案原貌

事业单位档案信息化建设，能够有效保留档案最原始的面貌，管理人员只需要通过扫描仪和数码相机等先进的设备对原文件进行扫描，就能直接将原文档的数据信息存入管理软件中，通过这样的方式能够在不改变档案原貌的基础上，高效对档案信息进行管理，通过这样的方式不会再出现档案信息丢失和不全的情况。

（三）便于检索与查询

事业单位的档案管理工作相较于其他工作较为繁杂，在管理的过程中需要对大量的数据信息进行整理和分类，这在一定程度上加大了管理人员的工作难度。在传统的管理过程中，由于没有先进的技术作为支持，导致整个检索和查询工作变得非常困难，但是进行信息化建设以后则能更方便地进行检索和查询。档案管理信息化建设可以提供模糊检索和高级检索等功能，这些功能能够有效提高档案管理工作的效率和质量，通过借助网络可以设置专用的通道，这样能够有效实现远程查询档案信息的目标，能够有效克服传统档案管理模式受时间和空间的限制，这样能够将档案的作用更好地发挥出来，同时整个管理工作也会变得更加高效。

（四）分级管理，利于保密

事业单位在进行档案管理信息化建设后，有各种先进的设备会被应用在档案管理中，其中最为常见的包括扫描仪、数码照相机等设备。这些先进设备的利用能够有效实现分级管理，在利用扫描仪的过程中可以将文档瞬间转移到相应的系统中，可以第一时间对文档的内容进行查看，通过分级管理的方式能够更好地对档案进行保密。分级管理的模式设置了相应的查阅权限，这样能够对一些机密档案进行高效管理，防止档案在查阅的过程中出现遗失和泄露的情况。相关工作人员在对档案进行查阅时，还会进行相应的行为记录，这能更好地对档案进行安全管理。

二、档案管理信息化科学发展的困境

档案管理工作广泛存在于我国各类型的事业单位当中，至今已经持续发展了数十年，但由于档案管理工作大都属于事业单位中的非效益部门，导致很多事业单位档案管理工作的开展比较落后。虽然在现代事业单位管理理念普及的近几年这一问题得到了部分缓解，但档案管理信息化科学发展仍面临比较多的困境，其中比较常见的困境主要体现在如下三个方面：

（一）管理者没有意识到档案管理信息化科学发展的重要性

管理者没有意识到档案管理信息化科学发展的重要性是困扰我国事业单位档案管理信息化发展的主要问题，最近几年，在档案管理信息化蓬勃发展的趋势下，管理者虽然对档案管理信息化的重视度越来越高，但仍有很多管理者只是在表面上意识到了这一工作的重要性，并没有督促这一管理工作的落实，也限制了他们分配到档案管理信息化发展工作上的资源，从而阻碍了档案管理信息化科学发展的脚步。

（二）单位档案管理团队专业性不强

在传统档案管理工作思维的影响下，很多单位的档案管理工作比较不受重视，其档案管理人员岗位福利待遇、晋升平台不够完善，从而导致很多单位这一岗位人员专业性不强，流失严重。这在很大程度上影响了单位档案管理信息化发展举措的落实，也阻碍了这一管理工作创新发展的脚步，进而为单位的持续、稳定发展埋下隐患。

（三）单位档案管理工作与信息化技术的融合度比较低

从事业单位开展档案管理信息化工作的实际情况可以发现，部分单位档案管理工作者认为只要将计算机应用到档案管理过程中就算是将档案管理和信息技术融合到了一起，这一片面思维不仅影响了档案管理工作科学发展的脚步，也在源头上阻碍了档案管理工作者在档案管理信息化工作领域的创新，导致档案管理和信息化技术发展相脱离，削弱了档案管理信息化科学发展的成效。

三、推动档案管理信息化科学发展的创新路径

（一）优化管理者对档案管理信息化科学发展的重视度

只有保证事业单位管理者对档案管理信息化科学发展的关注度、重视度，才能为后续事业单位档案管理工作的开展提供源源不断的动力，进而实现档案管理划时代发展的目标。

首先，管理者应紧跟国家对事业单位档案管理提出的新要求，学习、探索更多有关档案管理信息化科学发展的知识，借此为后续制订科学、高效的档案管理信息化发展方案打下基础。比如，后续推动档案管理信息化科学发展时，管理者可以定期深入到基层档案管理信息化工作中去，了解单位档案管理信息化发展的不足，而后带着问题深入档案管理信息化知识学习中去，借此为后续制订更科学的发展方案储备知识。

其次，管理者应在分配发展资金、制订发展方案时结合单位发展的实际情况，适度将发展的天平倾斜到单位档案管理信息化发展中去，以此为档案管理信息化科学发展提供动力，保障这一工作的落实。比如，管理者应尽量保证档案管理信息化发展过程中软件、硬件设备的更新，以此确保这一信息化科学发展举措的落实。

再次，管理者更应对事业单位现有的档案管理信息化制度作出完善，明确单位内各个部门在推动档案管理信息化发展时所应承担的职责，并通过设计覆盖档案管理工作考核制度的方式督促单位员工参与到这一过程中来，以此收获助推档案管理信息化发展的效果。

（二）组建更强的档案管理信息化科学创新发展团队

档案管理信息化管理团队作为助推这一管理工作科学发展的原动力，这一团队的专业性、创新性直接影响是否能持续性地推动档案管理信息化工作的科学发展。所以，在未来助推档案管理信息化科学发展时，管理者应根据单位未来发展的需求，逐步完善档案管理信息化团队的组成，借此确保这一工作的科学发展。

首先，管理者可以结合未来事业档案管理信息化发展的需求吸纳更多同时具备专业技能、专业素养的人才，通过为团队注入新鲜血液的方式确保这一管理工作的信息化发展。比如，在未来推动档案管理信息化科学发展时，一方面，管理者可以适度优化档案管理信息化工作者自我成长、晋升的平台，为他们提供更多接触、了解信息化技术的渠道，以此完善这一团队建设；另一方面，管理者可以将“考核末位淘汰”的制度运用到助推档案管理信息化发展中去，通过明确奖惩制度的方式激励工作人员科学发展档案管理的积极性，进而保障档案管理信息化的科学发展。

其次，管理者可以深化事业单位与高校之间的沟通，推动“校企合作”育人模式落实的同时，为单位输送更多符合自身档案管理信息化科学发展需求的人才。比如，在未来助推档案管理信息化科学发展的过程中，管理者可以将事业单位对档案管理专业人才的需求传递给学校，为学校优化培养档案管理人才方案提供参考，同时也可以与学校签订定向培养合作协议，以此确保后续事业档案管理信息化人才的储备，为档案管理信息化科学发展提供保障。

（三）结合管理信息化发展的需求科学融入信息技术

随着现代科学技术优化、改革脚步的推进，可以被应用在档案管理工作中的信息技术也在发生着改变，基于此，管理者也应紧跟社会信息技术发展的步伐，及时优化单位档案管理信息化科学发展的软硬件，只有这样才能确保档案管理工作的发展与时俱进，进而收获更好的档案管理效果。

首先，在智能信息技术发展的今天，管理者可以尝试将智能化（如“物联网”技术等）、自动化技术应用到助推档案管理信息化科学发展的过程中去，凭借这些创新、高效的信息技术带动档案管理信息化的科学发展。

其次，管理者可以尝试整合事业单位现有的档案管理信息化资源，逐步打造具备自身单位特色的档案管理信息化系统，将各项有关档案管理、服务的功能都集中到这一系统中，以此提高单位档案管理信息化发展的效率，收获更好的档案管理信息化效果。

（四）引进配套设施，提高安全性和稳定性

提高预算比例，配置与档案管理信息化建设相适应的高质量、性能优良的软硬件设施，避免受到电磁干扰及辐射等因素的影响，从源头上降低设备损毁概率，切实提高档案管理信息化的安全性和稳定性。与此同时，各事业档案管理部门还应根据自身发展水平，开发出适合自身事业档案管理部门的信息化系统，对档案管理人员也要提出更全面的要求，不仅要熟悉电子文件特征，还要对电子档案进行全程规范管理，掌握扎实的计算机技术和网络安全防护知识，对新旧档案资源实施统一规划和管理，根据实际情况制订长远规划，将档案改革工作落到实处。

（五）确保档案信息管理工作的安全

在信息化改革与创新过程中，所有工作都是以计算机网络技术为基础展开的，即所有档案信息管理任务都要通过信息网络这种操作方式展开。在这种情况下，由于信息网络具有较强的开放性特征，档案管理工作自然会受到网络特性不同程度的负面影响，使得档案信息安全管理工作成为重中之重。因此，首先要明确档案信息化管理模式，把档案资源统一上传并存储在云盘当中，当存储档案资源的电脑遭遇黑客或病毒时，就会发生档案资料丢失及损毁等严重后果。对此，就可采用档案资源备份的方式实现对资源信息资源的妥善保存和管理，同时，也应加强网络安全手段，比如及时建立防火墙等，并施行事业内部信息访问安全制度，设置相应的档案信息访问权限，同时采用密码校验制度，这样才能够最大限度地避免档案信息丢失。

结语

综上所述，事业单位在发展过程中要对档案进行信息化建设，改变传统的管理理念和管理模式，积极利用先进的技术手段，更加快速地对档案信息进行管理，避免档案信息出现遗漏和丢失的情况，加强对档案的安全性管理，通过这样的方式能够推动事业单位获得更好发展，同时使档案管理水平能得到有效提高。