新形势下会议管理创新研究

文/赵洁（航空工业金城南京机电液压工程研究中心）

加大力度建设现代化会议管理，提高会议质量，能够有效提高企业对经济风险的防控能力，并优化企业内部整体工作效率，为企业经营发展战略目标的实现提供支持。但是，在现代化技术的发展下，现代化管理体系对会议管理提出新的要求，比如无纸化会议等。因此，为充分发挥会议管理作用，研究新形势下的会议管理创新路径是必要的。

一、探讨会议管理价值意义及现存问题

所谓会议管理，其主要是管理现代意义上的会议，即管理具有组织与领导性质的召集人们商议事情的活动，会议管理是一个动态合成词，由于会议构成要素包括会议名称、具体时间、举办地点、出席等相关人员、会议主题等，所以会议管理内容也较为丰富，且根据会议主题和目的的不同存在较强灵活性。会议管理的主要目的是为会议的正常推进提供保证，并通过协调会议筹备、组织和保障等工作提高会议效率[1]。会议作为解决企业公司等组织经营发展问题的主要手段之一，是企业内开展领导工作的重要方式，其具体意义体现为：

第一，提高会议开展质量，联系企业内外部，实现信息的公开化共享，从而为企业相关决策的制定提供参考性建议，奠定经济管理与风险管控的基础，促进企业更好发展；第二，能够规范企业各项工作的落实，规划进度、统筹全局。企业会议主要用于解决问题、收集灵感、制定决策，通过开展会议管理工作，能够实现对各个方面的有效协调，汇集各部门或人才的长处，使会议可以得到理想结果，从而推动企业工作的有序展开，实现工作的合理安排。

随着企业的转型发展以及信息化技术水平的提高，会议管理在新形势下难免暴露出一些问题，具体有：会前准备不充分，比如资料准备不完善，或者没有充分考虑到线下会议的人数和周围交通环境等，从而影响会议管理效率。而且，会议管理缺乏现代化特点，信息化技术利用水平不高，影响质量。

二、研究新形势下创新会议管理的有效途径

（一）基于项目管理理论落实全过程会议管理

所谓项目管理理论，主要是指面向项目的、具有系统性特点的管理方法，一般情况下，在有限的资源条件下通过进行临时性柔性组织的成立，采用系统的观点或是方法理论，组织、控制、计划指导项目，整个过程保持较高效率，能够综合协调与优化项目落实的全过程，比如投资决策和动态管理等。而会议管理本就具有自己的生命周期，但同时也具有一般项目管理的特征，比如明确的管理目标、整体性的管理活动或是开放性的管理内容和方式方法等。因此，应立足于会议管理的三个环节利用项目管理理论开展管理工作，具体开展途径如下：

首先，基于会议管理的会前准备环节，提前成立组织机构，并做好任务分解，以工作清单的方式规范展开会议管理工作。为提高会议管理效率，在会议筹备阶段就需要选择相关人员成立组织机构，一方面为后续会议管理工作的有序推进提供基础，另一方面也能够利用小组管理提高会前准备质量。由于会议需要投入较大的时间成本和人力物力财力，而一些问题的产生和解决也不会都可以通过开会来解决，所以组织机构需要对会议的必要性进行分析，并明确会议目标，目标越具体越好，从而对会议任务进行合理分配[2]。此外，还需确定会议议题，即具体话题和对象，这些都要以会议目标为基础确定，且议题之间具有一定联系，按照逻辑顺序进行排列，确定议题讨论时间与人员人数和结构。在明确的会议信息基础上，明确会务组、宣传组等，有序进行会议会务安排，并做好资料准备工作。为进一步提高会议管理质量，组织机构还应做好任务分解，并列成工作清单，确定会议的基本程序，按照主次顺序进行议题的排列，通过清晰的任务结构关系为后续的会议进度管控提供参考依据。值得注意的是，在当前新形势下，人们对会议开展的方式方法提出更高要求，若是远程会议，管理人员应保证其不受外界干扰，若是正常的线下会议，则需要根据会议规模综合考虑附近交通、所使用的会议设备等，从而保证会议得以顺利进行。其次，控制会议进度。以前一阶段列出的工作清单为基础推进和监督会议，在实际推进管理过程中，组织机构应对分项任务内容进行分析，理清之间的逻辑关系，之后再排序各项任务，从而按照节点实现各项管理工作的保质完成。在对进度计划进行控制时，需要根据会议进度灵活调整议题的讨论时间，即根据实际情况对工作清单内容进行科学合理的调整。此外，在开展会中控制时，组织机构应注意会议议题和会议成员行为的管控，对于前者而言，若是出现错误理解议题的情况应及时澄清与修正，处理分歧意见，并对思考与讨论时间进行控制；对于后者而言，主要是守时，即准时开会，鼓励下级发言和思想交锋，减少甚至避免压制建议，保证会议相关成员的热情，以此保证开会的实效性。最后，落实会后总结工作。会后总结是会议管理的重要组成部分，是对会议筹备、进程进展以及最终结果的全方位总结，甚至涉及分析，从而对会议管理经验进行固化。

具体而言，在会议结束后，应根据具体内容进行会议纪要的整理，其中应涵盖责任人、相关部门的具体责任、具体时间等内容，并以会议纪要为基础对会议决定的落实情况进行动态跟踪，保证会议开展的有效性。由于会议管理涉及较多内容，比如日常性人员、资料安排等方面，抑或是会议讨论的专业性内容，尤其是大型会议，因此，在当前新形势背景下，会议管理的开展应积极使用项目管理理论进行全过程管理，充分发挥WBS工具的作用，从而保证会议工作有条不紊开展与落实[3]。

（二）落实会议管理系统，创新管理方式

在市场化经济体制改革不断深化的背景下，企业面对的竞争环境也在发生不断变化，所以企业需要经常性召开会议，以此解决自身发展过程中出现的经济问题与风险，而且，在会议展开过程中，信息的交互与沟通能够为企业决策的快速制定提供有效参考支持。所以，在当前信息化时代背景下，为创新会议管理方式，可以结合大数据技术、云架构等技术进行会议管理系统的构建，从而提高会议管理效率与质量。在对会议管理系统进行构建时，主要从三个方面进行设计，分别为系统功能模块、数据库以及数据库逻辑结构，以此整合信息数据，为管理的推进奠定全面且准确的数据基础。

①在对会议管理系统的功能模块进行设计时，应充分利用企业现有的会议管理系统软件结构，对其进行精细化处理与合理分解，尽可能得到高的内聚和较为松散的耦合，便于管理人员使用的同时，也易于后期维护拓展。系统功能模块包括用户管理、系统管理、帮助、会议人员管理以及会议管理，满足会议管理各项工作开展所需。②在设计会议管理系统的数据库时，将其进行概念模式、外模式和内模式的划分，同时为更好分析数据流程，会议设备信息包括位置、编号、规格、使用时间等，与会代表信息包括电话、名称、备注等。③设计数据库逻辑结构时，先对数据库概念模型进行数据模型处理，使其符合计算机DBMS使用需求。之后，以会议管理系统的具体功能需求与要求为基础构建后台数据库，使其形成表格，便于会议管理工作的展开。同时，要开发简洁的用户界面设计和数据输入设计，将会议管理各功能模块有机整合，让相关管理人员通过该系统平台减轻工作量，将更多精力投入到管理层面，从而降低人为差错率，提高效率，实现企业现代化办公水平的提升。

（三）基于移动互联网加强会议过程交流

在企业转型发展过程中，信息化建设是其提高自身核心竞争力，应对严峻市场环境竞争的有效方式之一，所以每个企业都有自己专门用来沟通的社交软件，此类软件不仅可以安装在终端使用，还可以下载至移动端使用，比如企业微信、钉钉等。因此，在召开会议时，管理人员可以充分发挥移动互联网的作用，比如在会议召开过程中围绕问题进行头脑风暴时，可以直接要求参加人员将想法与灵感以手机的形式发布在群聊中，之后对其进行可行性分析，一方面提高会议召开的实效性，另一方面也便于会议管理人员收集相关信息，利于分析、管理与整合。值得注意的是，企业内部的年轻人比例增加，对移动互联网的依赖逐渐提高，即便可以在网络上侃侃而谈但是无法面对面组织流畅的语言。因此，为避免此类情况的发生，实现会议管理的有效创新，应根据会议具体形式与模式加强会议过程中的沟通与交流，加大鼓励力度，根据具体会议主题和参与人数等要素，紧抓可以让大家畅所欲言的机会，灵活选择会议交流模式，从而活跃会议氛围，调动参与人员积极性，为会议管理内容与模式的创新落实奠定良好基础。

（四）加大力度培养会议管理人才，增强其办会技能

行政人员是企业开展会议管理的主要人员，在数据环境的影响下，会议开展方式与内容都发生较大改变，这给会议管理人员的专业素质提出更高要求，因此，在创新会议管理工作时，还应结合新形势的要求加大培养会议管理人才力度，逐渐打造高素质的专业人才队伍，提升其办会技能和管理水平。首先，由于会议管理具有一定被动性，无论是议题的选择还是参会人员以及会议时间等综合内容的考虑，都需要按照企业领导的指示展开。在该情况下，会议管理人员主动性受到影响，没有从根本上和思想意识上重视这一管理工作。因此，应围绕会议管理价值展开教育工作，使其从思想上认识到会议管理的重要性，之后围绕信息化技术手段开展培训工作，使其掌握大数据、多媒体等技术平台的使用要点，逐渐形成现代化、大数据管理思维，从而发挥巨大能动性开展会议管理，提高会议管理效率与质量。其次，以最新国家相关政治要求以及企业所在领域的发展趋势为基础，结合会议管理知识开展教育培训工作。如上所述，会议管理工作的综合性较强，各项工作的开展都需要协调、沟通、团队合作，在不少情况下还需要灵活应变，因此需要加强会议管理专业知识技能的培训教育。其中，尤其是政治要求，切实落实中央对会议工作的政治要求，避免在会议管理中“越界”。最后，邀请业内专家或是经验丰富的管理人员进行面对面教育培训，帮助企业会议管理人员积累办会经验，根据实践结果和企业实际情况不断调整、优化会议管理体系，以此实现会议管理的持续化创新与质量优化。

（五）紧抓会议决议事项督办，利用考核倒逼决议执行

对于企业会议而言，其主要目的是解决企业发展过程中遇到的问题，所以，在会议决议事项落实效果影响会议质量的情况下，会议管理人员应紧抓会议决议事项督办，以此提高会议质量，促进其作用的充分发挥。首先，对于整理后的会议纪要应及时发布，即在较短时间内对会议内容及结果进行整理，并对其进行高度概括，之后交由企业内部相关领导进行审核，通过后尽快发布。作为会议议题内容工作开展以及相关指导工作的重要参考，及时发布会议纪要对决议事项的展开具有重要意义。其次，提高督办工作重视程度，根据企业经济发展需求对其进行策划。发布明确的督办清单，该清单不仅要包括督办内容，也要明确责任人和具体时间范围，并利用信息化平台动态跟踪督办人员，掌握决议事项落实的整体进度，及时提醒滞后项，保证督办事项有序落实的同时，也能够将最新的事项消息传达给企业内部领导。最后，结合考核制度，充分发挥该制度的反馈、指挥作用，对决议事项完成情况与过程进行考虑，严肃问责相关责任部门和责任人，以此倒逼会议决议执行。

三、结论

综上所述，会议管理作为企业解决发展问题、应对经济风险的重要方式之一，应加强创新，并实现时代技术的赋能。企业应做好管理人才的教育培训工作，落实健全的信息化交流平台与数据库等，以此优化会议管理内容与模式，从而提高管理效率。