行政事业单位固定资产核算与管理方法探究

文/任学强（北京市地质工程设计研究院）

对于行政事业单位管理工作来说，固定资产管理与核算是至关重要的，并且行政事业单位的经济核算对于管理系统的有效开展也起着决定性作用。加强行政事业单位固定资产的管理和核算，可以为提高行政事业单位管理质量提供良好的基础，为行政事业单位资源配置提供参考。

一、行政事业单位固定资产情况概述

（一）固定资产标准

财务软件记录了固定资产的变化过程，每一项业务都有迹可查，但账面余额只能反映单位资产的整体情况，而不能清楚地反映资产的具体情况。资产管理系统不仅详细记录了单位固定资产的增减情况，还详细记录了包括单位内部变更管理部门和用户经理在内的各项固定资产的各种变化情况。财务软件中的累计折旧为总额，资产管理系统中的累计折旧对每项固定资产进行明细，财务软件中的累计折旧来自资产管理系统。

（二）核算管理系统

在资产管理系统中新建固定资产卡，按照需要输入固定资产的各项内容，根据财务软件中的信息输入财务分录期和会计凭证编号，确认后填写资金来源。咨询财务代表，以确保资产信息完全准确。使用管理部门和使用管理人员无须在系统中列出，但非常重要，关系到未来资产管理的全过程，必须完全如实录入。输入您的资产管理系统信息，系统会自动生成唯一的资产编号。该装置可配备条码枪和标签打印机，设置所需内容，资产编号是必备选项。用于日常管理的固定资产条码和标签。资产卡由管理人员和用户打印并签署以明确其职责，然后进行分类和存储以备将来参考。

二、当前行政事业单位固定资产管理与核算存在的问题

（一）超标准购买、低效率运行固定资产

大部分的行政事业单位，都是财政全额拨款，因此在购买或调配固定资产时，缺乏有效的设计规划，在所购置的固定资产中，存在一些固定资产的专用性或者性质不合理，从而导致其不能被有效使用，同时也存在着超标准购买的现象。例如，办公设备等固定资产，都应根据单位人员的编制数量以及价格标准进行采买，未达到最低使用年限的，除损毁且无法修复外，原则上不得更新，应该本着节约的原则合理配置，不得配置高端设备。但是在实际采购时，部分单位没有依据采购标准随意的购买固定资产，具有超强的主观性。这不仅导致财政资金的浪费，也会使一些固定资产未被使用反而被闲置，使用率大大降低。

（二）实物盘点不恰当

众所周知，行政事业单位在进行固定资产盘点与核算的时候，盘点流程是必不可少的。通常情况下，只有固定资产的实际数量与盘点数据相一致，那么行政事业单位固定资产的实际情况才能够被精准的核算出来，从而使得行政事业单位的发展资源得到科学合理的分配，并对其进行有效管理打下良好基础。然而行政事业单位在进行实物盘点的时候，还存在非常多的不足之处。例如，相关系统不能够第一时间反馈出行政事业单位的固定资产的具体情况。经研究发现。其主要原因有以下几点:(1)利用外借而来的固定资产没有把收回处理工作落实好;(2)存在部分固定资产未入账，长时间处于实物盘点系统外;(3)部分部门存在固定资产重叠问题。这不仅对固定资产盘点的最终效果造成严重影响，而且阻碍了固定资产管理与核算质量的有效提高。

（三）未按月计提固定资产折旧

对于行政事业单位来说，在新的政府会计制度改革前，一直采用的是收付实现制的会计处理方式。购买的固定资产，预算会计下的账务处理，一方面入行政或事业支出科目，另一方面入固定资产，采用的是双分录的模式，但预算会计科目下没有固定资产折旧科目，固定资产并没有按月进行固定资产折旧。在改革之后，采用了财务会计与预算会计平行记账，虽然完善了账务处理方式，但是财务会计这方只能体现固定资产总的账面价值，并没有类似于固定资产的房屋、专用设备、通用设备等具体的明细项目，财务系统与资产管理系统的脱节，使得在固定资产的管理及折旧方面存在着一定难度。

（四）固定资产管理责任意识薄弱，分工不清，管理混乱

总的来说，企业的管理单位往往不太重视资产管理，尤其是固定资产管理。只要管理意识不足，固定资产没有受到严重损坏，就可以正常使用。考虑购买新资产，只有在资产受损时，财务才会对其进行审核。这种现象的出现，严重阻碍了固定资产管理分工明确职责，使管理变得尤为混乱和复杂。一些行政机构成立时间长，历史问题多，固定资产来源复杂，部分固定资产特别是房屋、建筑物的产权不够明确。尽管近年来相关管理部门多次组织巡查，查明房屋、构筑物的来源和变化情况，但办理产权手续仍需时间，延误固定资产核算。

（1）没有明确的固定资产管理部门，没有专职人员。财务和审计部门的固定资产检查任务属于财务经理，但却与财务经理无关。固定资产的购置和处置审批比较复杂，只有财务部门负责处理，增加了人力负担，造成业务内容混乱。（2）固定资产年度预算采购规划不合理，主要体现在采购方式的不合理和资产管理不合理，仍使用传统的采购方式，造成了人力资源的浪费。(3)所有的固定资产将在年底进行全面的整理，但经常出现资产的重复性采购，不仅造成了单位财政成本的增加，还形成了闲置资源的浪费。(4)固定资产长期不清理，不与财务对账，造成固定资产流失和浪费，由于固定资产长时间得不到有效清理，因此使得账面与实际不相符。通常来说，固定资产的使用是有时间限制的，不同的资产有着差异化的使用寿命。值得注意的是，部分事业单位的资产清理工作不积极，造成了资产的漏记问题，后续引发的就是重复性购买。另外，事业单位对已经损坏的不可以再利用的物体就会长期放到某一个角落，也不展开有效的记录，时间久了就会造成严重的固定资产管理漏洞，严重者将引发财产流失。在企业的日常生产经营过程中，由于各部门对企业内部会计工作缺乏了解，相关员工在其职责范围内的具体职责没有明确界定。因此，账目和事实之间会存在差异。示例：有些设备为了省钱，批量采购不合格品；由于寿命短或节省成本等原因，某些设备的固定资产数量过多或处于闲置状态。此外，一些公司在购买新设备时会忽略它。对此不得不加以了解和检查，从而导致固定资产的使用寿命和质量不能满足日常生产经营所必需的技术条件。

（五）调拨不够及时

现有固定资产由上级部门统一办理，单位兼并、分立需要资产转移，存在因管理部门和程序较多而延误资产配置的现象。实物虽已转移，但由于审批手续不完善，无法在资产管理系统中进行转移，因此无法入账。

三、行政事业单位固定资产核算与管理的要点分析

（一）建立完整的固定资产总账和明细账

建立完善的固定资产总账，以及辅助账。是行政机关固定资产核算的基本要求，也是加强固定资产管理的重要手段。完成固定资产总账和辅助账；首先能够相对完整且真实反映行政事业单位各个固定资产资产的账面价值及固定资产账面价值总和;其次,能够起到一定的内控作用,因为完整的账套便于财务人员在盘点中核查,避免私自占用或丢失的情况,这样一来就减少了不必要的流失;最后,从报告的角度,完整的固定资产总账和明细账有利于完成报告工作。而且,即使不谈固定资产核算和管理,完整的固定资产总账和明细账也是现行政府会计准则对行政事业单位的要求。

（二）确保固定资产会计核算的真实性

真实的会计核算，是行政机关对固定资产的核算以及管控的基本要求，而且由于上层管理人员基于真实可靠的会计结果，当会计结果与实际情况不符时作出管理决策，要求核实会计内容。因此，如果固定资产的整体核算和管理继续弱化，陷入恶性循环，将对行政机构的发展产生重大影响，影响政府形象。

（三）严格固定资产管理的内部控制和绩效考评

固定资产的管控,内部的控制是必须要进行的,特别是在采购和处置的阶段,因为日常工作中这两个环节相对比较容易滋生挪用、占用、丢失等不良现象。如果内控环节和流程做好了,固定资产购置和处置的过程有层层评估、审批和复核,尤其是对于价值比较高的大型设备或购建修房屋等。除内部控制外,行政事业单位还要抓住绩效考评这一要点,因为绩效考评是对员工最直接的激励,会使员工更积极地参与到固定资产核算和管理中,整体提高固定资产的使用效率,但要注意根据固定资产核算和管理的内容设置好合理公平的指标。

（四）把握好固定资产购置与处置过程的合法合规

反复强调行政事业单位固定资产购置与处置过程的要点,是因为这两个环节的风险相对比较大。合法合规是基于两个层面讲的,一是站在《会计法》《政府会计制度》《国有资产管理制度》等法律法规及规章制度的角度,行政单位需要掌握固定资产购置以及处置环节，处理和操作都不能触碰这一层面的红线,否则会上升到行政处罚或刑事处罚的高度,后果严重;二是站在行政单位内部管理的层面,固定资产购置和处置要符合内控流程的规定,不能违规越权审批购置、批小建大、有无挤占等。

四、固定资产核算与管理方法

（一）固定资产取得

行政机关固定资产的来源主要为新增购置、拨付、捐赠收款、贷款租赁、在建工程转让等，此时需对新增财务软件、资产管理系统等固定资产进行核算。以借款或经营租赁方式取得的固定资产，因所有权不属于本单位，财务软件及资产管理系统不做核算，只记入取得时间、归还时间、出租单位名称或出租单位租金支付状况，以及使用管理部门、用户等财务会计中，所有借方为固定资产科目，新购入贷方累计支付给无余额账户、应付账款等主体，分配和对累计盈余单位接受捐赠、融资租赁等必须累计支付到长期账户，在项目中转入在建建设对象。预算会计中，新购入按支付金额借记，融资租赁按已付租金借记，借记资本支出科目，借记资本余额科目，项目转移不入账等。在资产管理系统中新建固定资产卡，根据需要输入固定资产的各项内容，根据财务软件中的信息输入财务分录期和会计凭证编号，输入资金来源，联系财务负责人确认。使用管理部门和使用管理人员无须在系统中列出，但非常重要，关系到未来资产管理的全过程，必须完全如实录入。资产管理系统信息录入后，系统可自动生成唯一的资产编号，打印资产卡，由用户签名，明确职责，分类保存，以备查验。

（二）固定资产流转

固定资产在单位内转移，所有权不变，财务软件无须核算。由于行政机关一般不需要按部门核算经营成本，固定资产不需要为每个部门设置会计科目，单位内流动时也不需要调整明细账目和会计科目。固定资产必须在单位、管理和使用部门、管理用户和存储地点之间转移，并且必须随时间变化。固定资产的卡信息必须随时间变化，卡片在资产管理中作修改，以及资产卡被捆绑在一起并保存以备将来参考。

五、结语

行政事业单位在社会发展中发挥着不可替代的重要作用，固定资产的核算和管理不仅对单位本身的发展具有十分重要的意义，对社会价值也具有重要意义。因此，现阶段需要在现行政府会计制度的基础上，更深入地分析行政机关固定资产核算和管理的细节，找出原则、变化和要点，并加以规范和处理。