浅谈事业单位档案管理信息化建设问题

田彩金

摘要：当前我国的事业单位队伍不断发展壮大，越来越多的高校毕业生在毕业之后都选择考取事业单位的编制。人才队伍的壮大也标志着事业单位的档案资料正在成倍的增长。我国以前的档案管理都是采用比较传统的方式进行，比如集体存放到档案管理库的形式来保存整理事业单位工作人员的档案，但是随着数量不断增加，档案管理库的保存方式也不利于继续使用。当下我国的事业单位档案管理问题是事业单位部门需要不断加强的方面。本研究主要通过对于当下我国的事业单位档案管理的信息化建设程度进行了解，进一步寻找更加合适的方式来进行管理和保存。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

当前社会各个机构都在急速转变职能加快发展，我国的事业单位也在不断地进行转型发展，事业单位中的档案管理工作在当下的事业单位工作中是一個非常重要的方面，在档案资料的管理中，存在着很多复杂的数据表和资料表，这些人物在近些年来复杂程度不断增加。也是随着当前社会进步的脚步不断加快，信息化技术的飞跃发展之下，出现了档案管理信息化的手段，这一先进技术在出现之后就面临急速的发展，但是由于我国的传统档案管理手段在一定程度上限制了当前新技术的使用和应用，使得当前我国的事业单位档案管理信息化发展中还存在着很多问题，需要我们不断使用先进手段进行解决和优化，以提高技术，不断紧跟事业单位发展的步伐。

一、事业单位档案管理信息化的意义

当前事业单位的档案管理采用信息化的技术手段，对于我们当下的事业单位工作人员的办公以及事业单位的机构各方面的发展来说都有着非常重要的意义，通过研究和分析，我们总结了以下方面的意义。

（一）有利于充分提高事业单位工作人员的办事效率

信息化的技术应用之下，我们的事业单位在工作中能够不断提高工作人员的办事效率。事业单位的工作通常是有着很多手续并且较为复杂的，在借助信息化的手段之下，工作人员能够在一定程度上解放了双手。过去我们的档案管理工作中，都是有大量专门工作者进行人工的整理档案材料，并完善检查等工作，在抽取档案的过程中比较难找而且容易不慎丢失相关档案，充满着很多不确定因素，大大影响着工作人员的办事效率。但是信息化的技术手段推广之下，能够有效加快我们事业单位工作人员的办事效率，部分工作人员可以调到其他岗位进行工作，占用了较少的人力。

（二）有助于不断增强档案的利用率

采用信息化的手段整理档案，能够有助于不断增强档案的利用率。在传统的档案管理中，大部分的工作都是由人工来进行的，在相关单位进行档案抽取的过程中，手续复杂，而且寻找出正确档案的过程非常复杂，这就在很大程度上增加了档案寻找的难度，同时降低了档案的利用率。现代化的技术手段支持下，信息化不断应用于档案管理中，这样的手段能够有效提高寻找档案的效率，提高档案管理工作者的工作效率，缩短寻找档案的时间，大大提高档案的利用率。

（三）有助于不断提高经济效益

当前社会是不断发展的社会，效率在很大程度上决定了发展的前途。事业单位的档案管理的发展对于事业单位的经济效益有着影响。在传统方式之下的事业单位效率低下，发展滞后，这样的局面导致该事业单位落后于相同配置的事业单位，面对激烈的社会竞争，必然被时代发展的潮流所泯灭。以信息化为主要管理方式的事业单位档案管理方式能够有效促进事业单位在同行业的发展步伐，不断提高发展水平，避免了传统方式之下的铺张浪费，能够有效提高事业单位的经济效益。

二、事业单位档案管理信息化中存在的问题

由于当前我国的事业单位档案管理在最近几年才进行信息化的转型，因此在很多方面还存在着相当多的发展问题，需要我们不断采取措施加以解决，在研究中主要发现以下三方面的问题。

（一）部分工作人员的自身素质达不到要求

在我国当前的事业单位中，有相当一部分工作人员的自身素质难以达到档案管理信息化技术的水平。工作人员的综合素质较低，在一定程度上限制了事业单位档案管理信息化的发展。通过调查与了解，在我国的很多事业单位中，由于工作人员的基本素质跟不上，很多信息化技术难以正常使用，因此在档案管理中就算有了良好的相关设备支持，也限于难度问题而无法使用。这样的情况在我国的很多事业单位中都出现过，也成为当下事业单位人员需要不断提升的地方。

（二）相应的配套设备还比较缺乏

由于我国的事业单位档案管理工作在近些年来才不断改进技术，借助了互联网的功能进行了信息化的发展，因此，在相应的配套设备和系统方面还比较缺乏，没有彻底普及。信息化的技术需要先进设备资源的支持，但是我国的事业单位中普遍还是一些比较陈旧的机器设备，有些设备老化严重根本无法继续使用，在相关设备的调配使用中也有着相当长的过程，相应的现代化设备配备不到位，硬件基础跟不上发展的需求，必然会对事业单位的信息化改进过程有所阻碍。

（三）各部门之间的信息共享渠道缺乏

目前我国的事业单位的工作状态中基本呈现各部门“断节”的状态，很多部门之间的沟通几乎为零，在部门与部门之间的工作中缺少合作与交流，这在很大程度上增加了各部门之间的隔阂，业务之间的陌生程度增加，缺少工作间的实时有效沟通，在档案的整理过程中，更加不利于工作人员对于相关人员档案的熟悉程度，导致工作难度大，工作内容的重复性增加，影响档案管理的发展。

三、事业单位档案管理信息化的相关策略

当前我国的事业单位在档案管理中需要不断进行改进，才能顺应信息化的发展趋势，不断充实自身，提升工作效率。

（一）不断树立较为数字化的档案管理意识

在事业单位的档案管理中，我们要不断树立数字化的档案管理意识。要不断解放思想，革除陈旧的工作方式，改变以往的工作模式。过去的那种人工整理档案资料的方式过度消耗时间，效率低下，当下的工作人员要在意识上进行调整，通过梳理相应的数字化管理意识，才能在内心不断接收先进技术的支持，才能在工作中不断尝试使用先进手段来进行完善。因此，在构建比较完善的数字化管理模式的过程中，我们要在根源上树立员工的数字化信息化的档案管理意识。

（二）不断完善相关的档案管理信息化设备

设备的缺乏是当前阻碍事业单位档案管理前进的重要因素之一，我们要不断完善相关的档案管理信息化设备，在信息化的基础上不断调配资源资金，保证对于档案管理的硬件设施配置。硬件设施的配置是我们进行档案管理过程中的重要因素，只有配备了充足的硬件设施，我们的档案管理工作才能在根本上得到支持，得到发展。

（三）建立完备的档案管理信息化体系

信息化的管理体系是我们当前进行信息化档案管理的重要方面，要建立完备的档案管理信息化体系才能让我们的档案管理事业不断取得更高效的成绩。在硬件设备完善的基础上进行档案信息制度化体系，要提高工作人员的信息化水平，通过在工作中不断增长经验，来提升档案管理的工作效率，增强档案管理中解决问题的能力，缩短时间，提高档案管理水平。

四、小结

行政事业单位的档案信息发挥着重要作用，而传统档案管理模式已经逐渐不能满足单位发展需求，数字化管理成为最主要趋势。数字化管理的实现将推动行政事业单位整体向智能化、信息化方向发展，因此单位应重视数字化建设，帮助提升档案管理的效率，推动单位实现长足发展，更好地为民众服务。

参考文献

[1]耿静静.大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析[J].发明与创新（职业教育），2020（12）：183-184.

[2]莫雅雯.事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策[J].内江科技， 2020，41（12）：3.

[3]宋雯雯.新社会环境下财务档案管理现状与优化途径分析[J].城建档案，2020（12）：80-81.

保山市龙陵县接待办公室