互联网+背景下交通行政单位档案信息化管理研究

王艳

摘要：档案对于交通行政单位来说，是日常管理工作的重要组成部分，尤其信息时代的到来，给档案管理工作也带来了一定的挑战。本文联系自身工作实际，总结和分析了一年多以来文书档案工作取得成绩和开展工作遇到的各方面问题，并尝试从提高思想认识、加强信息化建设、完善工作机制、加强档案开发利用等方面入手，提出几点有效优化改善策略，希望可以发挥参考作用。

關键词：互联网+;档案;信息化管理

一、互联网+背景下交通行政单位实施档案信息化管理的意义

新时期背景下，交通行政单位依托现代先进科学技术开展档案信息化管理工作，可以发挥以下作用：

（1）提高实际工作效率。步入新时代以后，交通行政单位开展工作，形成海量档案信息资料，依托传统手工方式对这些档案信息进行收集管理，不仅工作效率十分低下，还要投入更多人力成本，并且无法保证资料完整性和准确性，这时候利用现代先进科学技术，就可以在较短时间内实现海量信息有效收集、整理和管理，并且不需要投入较多人力，在一定程度上减少了档案管理成本，实际工作效率也大大提升;

（2）方便查阅、传递和利用。档案资料是以往交通行政单位开展各项工作的真实记录，在以后开展工作中也具有较高的利用价值，需要定期对这些资料进行收集、整理、分析和保管，为后期资料查询利用奠定良好基础，实践中对档案实施信息化管理，就可以打通各部门沟通联系桎梏，在实现档案资料有效收集和共享的基础上，利用大数据、云计算等技术，还能对有价值档案信息进行充分挖掘，进而提高档案利用效率;

（3）促进单位职能更好发挥。交通行政单位肩负着道路管理、巡查等重要职责，在开展工作时也产生许多信息资料，对这些资料收集起来，并以电子档案方式进行保管，就可以在分析工作问题和持续优化工作时，对这些档案资料进行深度剖析和有效利用，进而为单位整体职能发挥创造有利条件，并推动交通行政单位获得更加稳定发展。

二、互联网+背景下交通行政单位档案信息化管理存在问题分析

2020年，在单位领导和同事们的支持下，单位档案管理工作任务得到有效完成，并且笔者负责的收发文处理、信息收集推广等工作，未发生严重差错，截止到目前共完成文书档案归档331卷，同时在对日常工作进行归纳、总结和分析中，也发现单位档案信息化管理存在一些问题，具体表现为：

（1）重视程度不够。尽管交通行政单位已经深刻认识到加强档案信息化管理的重要性，但是在实际开展工作时尚未将档案信息化管理作为重点放在战略发展重要位置，进而引发档案信息化管理不足、相应工作机制不够完善等状况，不仅对单位档案信息化管理工作正常开展带来不利影响，还无法促进档案信息化管理重要作用得到充分发挥;

（2）信息化建设不足。对交通行政档案档案实施信息化管理，就需要建立在加强档案信息化管理建设基础上，然而联系实际，可以发现档案信息化管理建设还存在诸多问题，特别是在硬软件建设开发、相关功能完善等方面，还需要根据单位档案管理实际需求，对这些内容进行优化完善，使档案信息化管理工作更好展开;

（3）工作机制有待创新。在实施档案信息化管理以后，仰赖原有工作机制发挥作用，已经无法满足现实需要，尤其是在工作制度、规范细则等方面，要求根据档案信息化管理具体内容和相应目标，对工作机制进行创新和完善，在指导档案管理工作更加科学规范展开的同时，实际操作也能有章可循;

（4）档案开发利用不高。对交通行政单位档案实施信息化管理，其主要目标就是对档案信息资料进行开发和利用，特别是对与交通行政单位开展主要工作密切相关的档案内容，对潜藏有价值信息进行挖掘和利用，可以更好指导当前工作有效开展，单位相应职能也能得到充分发挥，但是实际情况却是，现存档案信息资料开发利用率并不高，无法助力单位开展社会管理和提供优质服务。

三、互联网+背景下交通行政单位档案信息化管理有效措施探讨

（一）提高重视程度。只有思想上深刻认识到加强档案信息化管理的重要性以后，才能够在实际行动中体现出来。实践中，交通行政单位要借助教育培训活动，深化档案信息化管理认识，并将之纳入到单位战略发展规划当中，深入推进该项工作落到实处。同时，成立专门负责档案信息化管理的部门，并根据信息化管理要求配备相应档案工作人员，必要情况下还可以组织岗位训练活动，让档案工作人员积极参与其中，以更好胜任档案信息化管理岗位工作需要。此外，加强档案信息化管理顶层设计，使之更加贴合单位开展档案管理工作真正需求，相应档案管理效率与质量也能得到提升。

（二）加强信息化建设。信息化建设是实施单位档案信息化管理的重点内容，并直接关系到档案管理工作效率与水平，实践中需要根据交通行政单位档案管理需要，对信息化管理硬件、软件设施配备齐全，特别是在软件方面，要尽可能的贴合单位实际工作要求，对软件进行开发和应用，档案信息化管理重要价值也能得到充分发挥。与此同时，紧紧围绕交通行政单位工作内容及开展目标，对档案信息化管理功能进行开发和完善，一般情况下包含了资料收集、整理分类、分析处理、归档管理等内容，操作中可以根据单位实际情况，对相应功能进行延伸和拓展，在为档案管理工作开展提供巨大便利的同时，档案管理效率与水平也能得到显著提升。

（三）创新工作机制。在交通行政单位档案信息化管理过程中，继续沿用以往工作机制已经无法满足现实需要，要求对现有工作机制进行创新，以更好指导档案管理工作，并确保各项工作任务贯彻落实到实处。实践中需要对档案信息化管理内容及实施流程进行细致梳理，并采用规章制度对其进行约束和规范，针对联系较为紧密的环节，如：资料收集、整理、分类等，可以借助实施细则对其进行指导，避免开展工作时出现不标准、不规范状况，并对档案管理质量带来不利影响。另外，将责任、考核、奖惩等机制融入其中，以提高部门及人员工作责任意识，针对出现的工作失误情况也能准确归责。

（四）加强档案开发利用。为妥善解决单位档案资料开发利用不足问题，就要对档案开发利用工作引起重视，操作中除了要分门别类的对收集档案资料信息进行管理以外，还要利用大数据技术，对完整资料数据库进行建立，以方便后期开展工作对相关资料进行查阅，以更好指导职能工作有效开展。同时，对单位外网内网档案信息资源共享服务进行建立和完善，在为资料搜寻提供更多渠道的基础上，查询利用效率也会大大提高，甚至还可以借助大数据、云计算等技术，对档案资料潜藏有价值信息进行深度挖掘，并促进这些有用信息在实际工作中发挥重要作用，单位社会服务能力和水平也会明显提升[5]。

结语

本文是对互联网+背景下交通行政单位档案信息化管理的研究，随着社会经济不断发展，交通行政单位开展工作形成数据资料日渐增多，继续采用传统档案管理工作模式，无法跟上时代发展步伐，需要充分利用现代先进科学技术，推进单位档案信息化管理进程，以达到提高档案管理效率与水平目的。实践中，就要交通行政单位深化档案信息化管理认识，并结合自身实际，加大档案信息化管理建设力度，同时做好创新工作机制、重视档案开发利用等工作，以促进新时期单位档案信息化管理工作更好运转。

参考文献

[1]随凤华.“互联网+”背景下高校设备档案管理信息化建设研究[J].城建档案，2021（09）：19-20.

[2]范巍山.互联网背景下行政事业单位档案管理信息化建设研究[J].城建档案，2021（05）：37-38.

[3]张帆.事业单位档案管理中信息化建设的问题及解决措施[J].黑龙江档案，2021（04）：210-211.