事业单位档案管理之信息化建设路径探索

李振超

摘要：近年来，在信息化时代背景下，事业单位档案管理工作面临着更多挑战和机遇，需要充分发挥现代信息技术在事业单位档案 管理中的作用，促进事业单位档案管理朝着信息化的方向不断发展。 为实现事业单位档案管理信息化建设的目的，本文就针对事业单位档案管理信息化建设的重要意义进行分析，探究事业单位档案管理信息化建设的有效路径，希望能为相关工作人员提供一些有效参考依据。

关键词：事业单位 档案管理 信息化建设 路径

事业单位档案管理的主要目的就是发挥档案信息的参考价值，使其能够帮助工作人员更好地完成各项工作，促进事业单位朝着良好的方向不断发展。但是传统的工作模式已经无法满足事业单位档案管理的需求，这就需要采取合理的办法进行改进，借助计算机技术及其他现代信息技术来促进事业单位档案管理的信息化发展，使事业单位档案管理能够更好地服务于广大职工和事业单位的发展。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要意义

1.优化档案存放环境

与传统的档案管理模式相比，信息化的档案管理对档案存放环境的硬性要求较低，能够提高档案信息的保存效率，降低纸张及其他资源的浪费，且能够避免因纸张毁坏出现的档案丢失等不良情况。同时，在事业单位的持续发展背景下，档案信息存储需要的空间越来越大，仅仅依靠纸张等传统的方式进行档案保管，那么档案室的占据面积也会随之加大，这对事业单位来说是一些不必要的资源浪费，不利于事业单位档案管理的持续发展。而档案信息化管理能够利用硬盘、云盘及其他存储介质对档案信息进行保管，在保证档案信息安全的同时，减少对室内空间的占用，使事业单位档案管理更具有科学性及有效性。

2.提高信息检索的便捷性

随着我国全面进入信息化时代，信息化技术已经成为我国人民日常生活中的一种重要工具，能够利用信息化技术进行信息查询，以有限的时间找到自身需要的数据信息，且能够保证数据信息的准确性及完整性。面对这种情况，事业单位档案管理也要做到与时俱进，将信息化技术应用到档案管理中，改变传统的纸质档案管理，使档案信息的检索更加快速有效。具体来讲，在事业单位档案管理的信息化建设中，只需要将检索内容输入档案管理系统，就能夠直接匹配得到自身需要的结果，从而提高档案信息检索的效率及质量，实现提高档案信息使用效率的目的。

3.改善事业单位的公众形象

与一般企业相比，事业单位体现出较强的公益性质，大部分发布出来的数据信息与我国人民的日常生活息息相关，而事业单位档案管理的信息化建设不仅能够提高工作人员的工作效率及工作质量，也能够为公众提供更加便利的信息服务，使其能够第一时间掌握自身需要的信息，使政务处理的透明性得以提升，从而改善事业单位的公众形象。通过档案管理信息化建设，可以在提高档案信息利用率的同时，促进档案信息化建设的制度体系的制定，使其能够充分满足事业单位不断发展的基本要求。

二、事业单位档案管理信息化建设的有效路径

1.建立档案网站，实现信息传递网络化

对于事业单位档案管理的信息化建设，首先就要做好档案网站的建设，通过网页为群众提供优质的信息服务，便于及时找出自身所需的档案信息，将其归档为电子文件进行使用。例如在事业单位档案网站的建设过程中，需要将其与办公自动化系统相连，以此实现信息共享，提高人事档案、医疗保档案险等各类信息的利用效率。将档案管理系统纳入到事业单位信息管理系统中，实现对各部门信息的统筹考虑，从而提高档案管理系统的整体效益。同时，利用互联网技术进入全国档案网络，能够实现全国档案信息的互通，使档案管理的信息化程度得以有效提升。此外，为实现信息化的档案管理模式，需要重视对档案电子化管理软件的开发，通过计算机软件对人事档案、医疗保险档案进行整理和利用，使其能够充分满足档案管理工作人员的各项需求。

2.加强制度建设，规范档案信息化管理

通过对档案信息化管理制度进行完善，促进事业单位档案管理信息化的规范化发展，减少因各种失误造成的档案管理问题。首先，需要充分了解事业单位自身的情况，合理优化档案管理制度机制，比如对各个工作人员之间的关系进行协调，使其能够做到相互沟通、相互配合，便于及时对医疗保险档案及其他档案进行处理，防止出现因操作不当造成的档案不全、档案丢失等情况。其次，需要对现有的绩效考核制度进行优化，将其与事业单位档案管理人员的薪资和奖金挂钩，以此激励档案工作人员，使其能够以严谨、细致的心态做好各项工作，实现对档案信息的有效管理。此外，需要做好档案信息的维护更新，对医疗保险档案、人事档案及其他档案进行分类处理，以便能够对这些档案信息进行快速查询和利用。

3.加强人员培训，提高工作人员专业素质

在事业单位档案管理的信息化发展中，需要大量的专业人才来进行档案管理工作，否则将直接影响到事业单位档案管理的工作质量，难以保证档案信息的安全性及真实性。因此，需要加强档案工作人员的培训，使其能够熟练掌握相關的专业知识，懂得灵活运用计算机技术及其他现代化技术，从而解决传统档案管理中的弊端，使档案工作的整体效率得以提升。同时，需要保证档案工作人员能够充分了解各种档案的重要价值，比如医疗保险档案、人事档案等等，只有充分了解这些档案信息的价值，才能够对其进行针对性、合理性的保存和管理，从而提高事业单位档案管理的整体效益。

结语

综上所述，为实现事业单位档案管理信息化建设的目的，使事业单位档案管理的工作质量得到保障，需要提高对档案管理信息化建设的认识，及时建立档案网站、实心信息传递网络化，加强制度建设、规范档案信息化管理，加强人员培训、提高工作人员专业素质，通过各种方法提高事业单位档案管理的信息化水平，为事业单位的长远发展提供有利支持。

参考文献

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