从数字化到数据化的变革之路——大数据背景下档案管理工作创新路径研究

吴佳怡 李芳丽

从数字化到数据化的变革之路——大数据背景下档案管理工作创新路径研究

吴佳怡1李芳丽2

（1.中山市人民医院，广东 中山 528400；2.南方医科大学，广东 广州 510000）

大数据时代来临，包括档案行业在内的各行各业出现了革命性变革。论文先综合分析大数据时代下对传统档案工作的现实意义，从大数据技术引发档案管理工作颠覆与对档案管理工作重要性进行分析。以大数据对档案管理工作带来新变化，从档案管理工作体系和档案资源存储多元化，档案管理保障工作变化等进行探讨。让档案数据管理工作中面临问题与挑战进行综合性讨论，大体量的数据为档案综合管理面临挑战、对档案工作者业务能力挑战、档案馆与大数据平台建构的挑战。

档案管理工作；大数据时代；数字化和数据化；创新路径

2016年国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出：“制定档案数据开放计划”“优先发展与档案民生保障相关数据的开放。”2017年12月国家档案局李明华局长在全国档案局长馆长会议强调：“大数据时代下，加强档案工作快速转型，让档案从纸质化到电子档案逐渐转化。”[1]随着大数据的发展，档案管理工作从数字化到数据化方向逐渐转变，从传统档案管理转型新型数据管理工作转型。 

一 大数据时代对传统档案工作的现实意义

（一）大数据技术引发档案管理工作颠覆

在当前以大数据信息技术为代表密集型科学广受全球欢迎，海量的信息收集，动态信息数据汇总从而有效地掌握全世界领域发展趋势，因此全行业都往大数据技术领域深入研究。2012年瑞士达沃斯论坛发布《大数据，大影响》，这次报告将数据划分为一种新型经济发展类别，奥巴马政府集合美国国防部、能源部等六个联邦部门，发布大数据研究和发展计划。此次大数据计划特别是让美国档案文件部署，最终让档案部门的数据上升到战略层面。[2]

大数据作为一种数据管理的理念和方式，用云计算和物联网等新信息技术发展，这是整个社会产生海量数据产生的结果。其本质上大数据是信息技术管理者与使用者借助新兴信息技术下，基于处理产生海量数据的需求，从而提出有效的策略。而大数据技术对于档案管理工作的影响可谓大势所趋。互联网中数据交叠与传递，在网络环境中会留下印记，各类文字、音频、图片用结构化与非结构化进行采集、处理、传播效率对比以前都大幅度提高。根据档案行业资深需求及时获取有效信息。数字化档案采取为0和1二进制的存储，就是将传统纸质档案记录成电子形式，但是这种简单档案管理工作下档案信息存储只是简单“死”档案的信息，这无法使用大数据环境下档案管理工作标准。如何让从数字化档案管理工作适应当下大数据背景下档案管理工作管理，对相关的数字化档案进数字内容进行识别、分类。[3]

（二）大数据时代对档案管理工作重要性

第一，大数据有利于档案管理工作效率提升。在科学技术的推动下档案管理工作变得有效，实现信息共享化，让用户在使用中更快查询自己需要，将其作为重要的参考依据。同时，档案管理的权限得到进一步拓展，从而实现对用户最大开放。

第二，大数据技术让档案管理工作分析能力提升。在档案管理工作融入大数据技术可以让数据应用自动分析，从而有效缩短用户搜寻资料的时间，找到自己有用的信息。大数据技术让档案自动搜寻功能大大提高，从而有利于服务用户，从而快速适应社会现代化。

第三，大数据技术能够保护档案信息。在大数据技术的加持下，各个档案馆的档案资源能够得到有效的整合，从而形成网络虚拟数据库，技术还能保证档案安全，保证一些档案数据信息不对外泄露。

二 大数据时代下档案管理工作面临的挑战与问题

（一）大体量的数据为档案综合管理面临挑战

1.档案读取带来的挑战。近些年来档案从传统数字化档案走向数据化档案必然面临档案数据库“膨胀”，随着档案管理信息化加强，档案存储数据空间还是较为严峻。传统档案馆不能一味通过扩大机房盖楼解决档案备份的问题，需要不断优化数据，降低成本，这也成为档案管理工作中巨大挑战。同时档案数据产生、传播、存取、包含与归档等方面安全问题也逐渐受到广泛关注，因此档案部门与大数据信息研究部门联系加强，促使档案管理者工作能力作出相关调整。

2.档案管理鉴定工作面临挑战。传统档案鉴定和技术鉴定借助档案人员一件一卷去看，到了数据化时代，更加注重以信息技术，同一份档案有可能在系统中形成诸多版本，如何去判定哪一份档案是最原始的那版，需要信息技术加以鉴定。档案数据的真实性保密性与也是档案工作重要的一部分，融入信息签名技术，从而让档案在读取的情况下不被篡改和不被抵赖。互联网环境下对于档案管理安全提出严峻的挑战，存储环境是否有黑客侵扰、病毒攻击，传统档案鉴定程序已经被新的技术所取代，用一种“全数据”思维加以信息数据分析处理。[4]

（二）对档案工作者业务能力挑战

档案管理者在大众眼中是一项依靠手动技术含量低的纸质档案保管工作，但随着大数据的发展，档案工作角色定位逐渐多样化，它会变成数据专家，网络程序员与数据项目管理者，随之档案的业务也发生巨大变化。为了适应当下无纸质业务化办公和档案信息化趋势，应该采用多项工作机制，成为一种当前档案大数据化的发展趋势。同时大数据时代背景下，以云计算，虚拟计算，分布式数据等为代表迅速卷入各行各业，现代化的档案馆不仅对传统实体档案收集与保留管理提出要求，还需要档案管理工作人员具备一定信息素养。因此档案工作者人员加大信息技术的培训，将各行各业放置档案信息管理平台。档案工作人员需要相关管理权限，实现档案数据接口的对接，还要精通业务，加强沟通能力，组织协调能力。[5]

（三）档案馆与大数据平台建构的挑战

档案大数据是对档案部门和大数据平台融合的一个极大挑战，实现档案“数据化”最终理想目标是将当下档案部门和大数据平台进行有效融合，但是协调个人、企业与机构协同，一般档案大数据平台大致分为基础层、管理层、分析层和应用层，同时还要兼顾档案管理工作中收集、整理、坚定等八项基本工作与在平台建构过程对接的问题。同时外部环境巨大变化，档案馆作为服务社会科学文化机构存储海量相关数据，还面临管理方式发生变化、人才欠缺，社会意识落后等都是档案开发与利用的面临问题。因此还需要借助外部平台和机构协调，让档案馆真正融入外部信息化环境，这就需要盘活相关外部平台，共同建构信息化时代下档案大数据平台。

三 大数据背景下档案管理工作创新路径

（一）档案管理工作中需要树立“大数据思维”

首先，大数据时代已经成为一种发展潮流，当档案化身信息载体，不再是传统面对面沟通方式，变得多向、互动式、精准定性模式逐渐取代。这些数据需要借助各种信息媒介进行分析提供正确的决策，让档案管理工作者需要面对多元化信息资源，既有原生档案资源，还有各种档案目录和档案索引相关资源，更有媒体信息、非物质文化资源信息等。

其次，要让档案管理人员树立“网络为体，创新有用”思想意识，需要档案工作人员突破传统数据封闭意识，运用大数据带来的工作机遇，创新现有的工作模式与状态。因此需要注重大数据时代的信息档案管理工作咨询服务工作。大数据时代下，作为档案管理工作人员需要有敏锐数据意识，对相当的数据内容结构、背景结构和档案业务活动数据以及档案馆外部数据，政府开放数据、大众社交媒体数据、网页归档数据，智慧城市相关数据，物联网对档案馆、人和物全面感知数据等，对这些档案数据关联、数据寻找与数据融合产生数据价值增长的空间，让档案管理工作中树立数据意识，才能真正有意识去部署档案馆数据管理工作的整体格局。[6]

（二）数据化与数据能力是档案管理工作的基石

一段时间内，为了响应国家档案局“存储数字化，增加电子化”要求，一些档案馆开始跟风般的对档案数字化理论深入研究，但是数字化仅仅是将纸质化档案转化为可读的图像文本格式，并没有进一步提升档案的价值。但是档案数据化将相关实体档案转化为计算机和用户使用，处理分析的数据化文本。可见数字化与数据化二者存在巨大的差距，信息时代大量档案信息与增量电子档案只能用数据化形式存储起来，过去对档案存储就是对实体档案文本数据化存入电脑系统，用光学符号识别技术、语音识别技术、格式转换技术等将档案内容进行有效数据结构化，并建立相关一定数量数据库，有助于计算机设备的存取、挂接、调用与分析。从档案的“数字化”和“数据化”的过程整体而言就是从档案数据简单运用到深刻挖掘深利用，实现从“价值挖掘”到数据思维转变过程。

（三）加强数据档案管理的顶层设计

进入大数据时代，我国档案管理建立数据化档案馆（室），而大数据环境下档案数据只是依靠数字化设备进行收集档案会存在收集不规范、质量不高、格式不统一，可识别性不清等问题，同时还面临专业匹配人员没有根据当前有标准，让档案数据管理工作规范化和标准化。[7]加强档案馆云平台建设，围绕核心存储系统、访问系统、数据分析，加强档案馆管理机制建设保障数据化信息平台流动性，加强档案收集、存储和维系等三维支点共同搭建管理工作结构。其目的解决当前档案资源共享、自动化管理、数据信息整合从而有效的让档案管理成本逐渐降低。因此加强档案管理工作顶层设计，从国家顶层设计方面，从政府、企业、社区等针对不同区域制定相关档案管理制度，能够让档案管理工作统筹不同地区的档案数据让档案最终实现共享。

（四）注重档案数据人才培养

首先，在档案数据量增加与管理难度加大时无疑让档案管理工作人员造成一定心理压力，档案管理工作人员不能固步自封，积极学习大数据知识和相关技术。尤其是档案管理工作人员不擅长数据技术方面而产生自怨自艾，应该清楚认清相关档案数据管理核心力和自身档案数据技术方面不足，积极寻求数据专家、信息技术人员的帮助。

其次，需要加强档案管理工作人员信息系统知识和业务技能储备，如相关信息自动检索，元数据标引与数字档案著录，逐渐适应当下档案数据化管理工作。档案数据工作人员还需要加入档案信息化平台建设、维护与运行等新鲜业务范围内，跳脱出自身传统技能圈子，推动自身档案知识结构的复合化，能力素质多样化。

最后，相关部门要注意培养档案数据化人才精细化与培养制度准入，档案管理工作被称为“千手观音”，而大数据下档案管理工作人员要成为程序员、数据专家、活动家，因此在对档案管理工作人员进行培训时注重人才能力差异化，让各个档案业务领域存在合适档案管理数据工作人员。同时档案管理数据化工作人才需要制定职业准入制度，如对元数据标引和档案数据信息著录有着明确的标准。[8]

结 语

大数据时代来临，对档案管理工作可以来说既是机遇也可为挑战，档案管理工作需要抓住这一发展机遇。同时明确即将到来的挑战，不断完善大数据技术，让档案管理工作在大数据时代背景下获得发展的突破，不断挖掘档案信息资源蕴含的宝藏，从而进行合理有效地开发。

[1]李明华.在全国档案局长馆长会议上的工作报告[N].中国档案报,2019-04-12.

[2]杨旭,汤海京,丁刚毅.数据科学导论[M].北京:北京理工大学出版社,2017:96.

[3]李明娟.从“数字化”走向“数据化”——大数据下档案管理工作发展道路[J].办公室业务,2016(6).

[4]王萍,陈思,李俊蓉.实施数字签名技术的文件、档案安全性[J].档案学研究,2010(3):63-65.

[5]陈雪燕,于英香.从档案管理走向档案数据管理:大数据时代下的档案管理范式转型[J].山西档案,2019(5).

[6]武云.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力[J].档案与建设,2015(1).

[7]吕立新.组织机构代码电子档案数据采集问题与对策[J].陕西档案,2010(2):31-32.

[8]洪泽文.大数据时代档案工作的变革及要求[J].山西档案, 2018(2).

G271

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1673-2219（2021）02-0124-03

2020－11－05

吴佳怡（1982－），女，河北石家庄人，中山市人民医院馆员，硕士，研究方向为科研档案管理。李芳丽（1981－），女，广东汕头人，南方医科大学馆员，研究方向为科研档案管理。

（责任编校：张京华）