析档案序列化存储管理

吴宏

摘要：随着社会的发展，档案管理工作变得更为重要，然而随着档案管理工作的信息化发展，其中也遇到了很多问题。要想将这些问题解决，医院档案管理部门就需注重对档案序列化存储的研究与应用。基于此，本文围绕医院档案信息化存在的问题进行了分析，对档案序列化存储技术的应用前景进行了探讨。

关键词：档案;序列化存储;管理对策

随着互联网时代的发展，应用智能、便捷的档案序列化存储不仅有利于医院对档案信息资料的收集、整理，还能优化工作环节，降低工作成本，这样医院档案的服务质量与效率也能全面的提高。不过如今档案序列化存储技术仍存在一定的弊端，对于该技术，国家档案研究人员还要大力研究并完善，这样档案序列化存储技术才能在我国档案管理工作中得到广泛、有效的应用。

一、档案序列化存储的研究背景

在我国文献信息系统中，档案管理系统是重要组成部分，其不仅在社会科学能力构成中占据主要地位，还是社会信息系统的发展的基础[1]。对于档案管理工作来说，其不仅对各单位的生产发展具有重要意义，对于社会也是极为重要的。据调查显示，随着社会科技的发展，档案管理工作也需借助科学力量来丰富、扩充自己，这样档案管理的信息化进程也能加快，而档案管理工作在社会中的作用也能全面的发挥。随着档案的信息化发展，档案管理人员也发现了其中存在的问题，如信息化发展后档案的存储趋于碎片化，管理人员无法构建完整、有序的数据结构。特别是海量的数据档案，如大型国有企业的档案库，很多档案虽在逻辑上存在联系，但在物理层面则是分散存储在设备的不同位置，这种数据存储结构不论是对档案人员进行的档案管理还是检索工作，都是极为不利的。不仅如此，结合反馈信息也可发现这一问题，每年单位都会浪费很多资源在分散数据的检索上。针对此，本文提出了序列化存储管理档案模式，同时对此模式也进行了检验。

二、序列化存储原理

在计算机中进行序列化是指把一个物体的状态信息变换为一种可以被存储和传输的方法。比如针对某一复杂的数据，设其中牵扯五个或更多的表，若采用了传统的数据库存储模型，数据库中就会同时出现四个或更多的断点，档案管理人员在查找数据的同时，也需要调用相应的程序，如use数据库名、select表名、from表1、where条件[2]。每一次查找信息，档案管理人员都需调用此程序，每次都需调用多次表进行查询以及表内检索。在一次查询之中若要用到五个表，管理人员在调用表进行查询时，需调用至少四次，在进行表内检索时也需调用五次以上。不过此结论是建立在每表只用一次前提下。而在实际工作中，一旦数据库建表时优化为BC范式，所有表便无法只调用一次。然而应用序列化存储技术，所有表项均可由数据转换为序列代码，扫描代码便可在一次检索中进行数据的添加、删减以及查询等[3]。如今，大多数序列化是在某些程序中进行使用的，在这一环节，使用语言编辑对象在序列化后都可直接扫描读取其中信息。而应用序列化技术无需改变便可进行数据的存储，同时也具备着当前档案信息化管理模式无法匹及的优势。

三、优化后的档案序列化存储计划

上文讲述了XML文件对保存内容的序列化存储，但该文件自身也存在弊端。如若数据量较多，将档案内容保存在该文件中可方便档案管理人员使用。不过如若没有检索工具，管理人员要想进行档案内容的检索便极具难度[4]。基于此，本文提出一种优化后的档案序列化存储设想，同时也有证据认证此设想若投入实践并不断改进，也会为档案管理工作迎来一次革新。该计划是使用特征值将档案序列化成简单的字符串，而不同位置的字符串拥有着不同的含义，档案管理人员通过线性扫描便可掌握档案的全部内容。举例说明，假设档案的前12位是一串数字，如364248903215，如若未标记说明，人们很难知道这些数字代表的含義。然而这些数字是一串姓名代码，在高考中姓名代码便收录了数千个姓名常用字，每个汉字均是由4个数字代码进行表示。这样不同的名称便能将其转换为12位字符串进行转换。如若规定了医院人事档案的前12位为检索者姓名，那么在检索者的身份认证时，档案管理人员只要检索出了该档案前12位数字便能查到相应信息。同时根据这一规律也使得人们可以进一步规范档案的内容，明确不同的序列化档案所需要记录的固定地点和位置来记录相对应的内容，不同档案中信息问题的处理方法同真实姓名和代码一样，这种简单的字符串便已代表了丰富多彩的档案信息内容。如今，该方法虽未应用到档案管理工作中，但序列化方法在很多行业领域都得到了应用，其中就包括机械、生物等。通过序列化，复杂且牵扯众多表的数据库会在某一文件以简单、明了的方式注明。

然而，针对此档案序列化存储技术，在推广期间却存在一些阻碍。如档案自身很难规范，这也致使不同级别的档案序列无法保证长度一致，而这对数据的检索也会产生不利的影响。其次档案序列化标准很难出台，如今人们还无法实现全国范围的以同一方式将档案内容以姓名代码形式转换为字符串[5]。此外，由于缺乏检索工具也使得序列化存储技术无法被普通档案管理人员使用.

四、充分挖掘序列化档案信息

序列化之后的档案信息可在很多软件中使用，而这也有利于对管理人员对档案的数据挖掘。从宏观角度看，数据挖掘是分类分析数据的过程，在此环节，序列分类发挥着重要的作用，同时也有着可观的应用前景，不论是在我国的信息检索、金融预测还是基因分析等领域，都得到了广泛的应用。至于不同序列分类器应用在不同特征序列时也发挥着不同的效果。以某一销售商为例，通过数据挖掘其一年的销售单据，可发现酒精类饮品和婴儿用品存在着某一特定联系，将二者放在一起售卖，随之次年这些商品的销售量显著提升。实际上，档案是一类海量数据，其具有较大的数据挖掘价值，通过进行档案的数据挖掘，从中能发现许多有意义的数据和结论。举例说明，从事机械设计工作的人员自小便拥有语言天赋;小学时受过教师奖励的学生，在其长大后极有可能从事社会性工作等。对于数据挖掘学科而言，序列分类是其中一类分支，而基于特征的分类应用较广，通过序列化的档案信息可直接用作特征提取，再通过经典序列分类算法便可实现数据挖掘，这其中蕴含的价值是人们无法估量的。

结束语

总而言之，档案序列化存储管理技术拥有着广阔的应用前景，它不仅能解决档案管理存在的结构混乱、数据分散等问题，还具有极大的应用空间，其应用价值更是不可估量。虽然档案序列化存储管理技术仍存在很多不足，但在档案研究人员的努力奋斗下，档案序列化存储管理势必会成为档案信息化管理的又一发展方向。

参考文献

[1]杜健为.浅析档案序列化存储管理[J].机电兵船档案，2012（4）：61-63.

[2]于威.文书档案数字化归档管理模式的思考[J].卷宗，2020，10（29）：79.

[3]刘延永.浅谈无纸化办公和电子档案管理[J].黑龙江档案，2018（1）：83.

[4]冯卫红.电子文件档案化管理之我见[J].机电兵船档案，2005（4）：31-33.

[5]王欢.医院的电子档案管理[J].天津市经理学院学报，2014（3）：108-109.