事业单位档案管理的重要性及强化措施研究

周晓龙

摘要：事业单位档案是国有资产的重要组成部分，档案部门负责人应当顺应时代潮流，着手建立完善的统一管理模式，优化人力资源配置格局，为单位内其他部门提供优质的档案信息查询与检索服务，革新档案信息编制标准，促进档案事业的发展。本文主要分析了现代事业单位档案管理工作的现实意义与重要性，并总结了强化档案管理力度、提升管理水平的正确措施。

关键词：事业单位;档案管理;检索服务;数据归档

事业单位必须把握时代精神，做好档案管理工作，搜集来自各个领域的信息，做好档案文件鉴定与数字化处理工作，提升档案管理的实际效果，发挥档案的利用价值，充分利用档案信息，为单位良好运行和长远发展奠定基础。档案人员必须严格遵循管理规则，做好信息记录工作，优化具体的管理制度与档案数据编制流程。

一、我国事业单位档案管理工作的重要意义分析

事业单位档案馆所保存的档案信息包含不同时间段内各部门完成主营业务时形成的历史记录、人事变动信息，档案信息有着多种载体，包括照片、文字记录、合同文件等，档案是事业单位信息资源的一部分，具备独特的应用价值，能够为人事部门评定各岗位上工作人员的绩效提供数据层面的支持，记录了不同阶段事业单位的发展成果，是和单位一同进步、一同发展的无形资产，能够在事业单位管理工作中发挥突出的作用。档案管理工作的实际效果是衡量事业单位管理效能的重要指标，为提升管理水平，做好信息记录与重要文件的保存工作，必须强化档案管理力度，提升对档案工作的重视程度。档案部门负责保管事业单位各部门的人事档案，可为有需求的单位职工或其他社会组织提供无偿的档案信息查询服务，发挥档案数据的社会价值[1]。多数档案数据以纸质文件形式保存，数据量较大，利用难度较高，容易出现档案内部信息和档案所有者具体情况不一致的问题，会间接性地影响人事管理工作的正常开展。高水平的档案管理工作可谓不同部门、不同机构的活动提供信息支持，将机关内部行政信息汇编为完整的档案记录，做好规范化、系统化管理工作。

档案管理工作主要包含档案信息整理、资料利用、校正、保存等不同阶段的内容，只有采取措施强化档案管理力度，才能有效开发档案中包含的信息资源，使之服务于整个社会，充分发挥档案信息的利用价值。档案管理人员可开设档案阅览室，允许社会人士外接非机密档案文件并向其提供档案的复印件，提供高质量的信息查询服务[2]。通过逐步开发档案信息、革新档案管理模式，可推动档案管理事业的发展，让重要信息在社会传媒网络中快速流动。

二、强化档案管理工作实际效能的正确措施

（一）革新档案管理模式，引入可用方法

为提升档案管理活动的实际效能，全面推进档案管理事业的发展，档案管理人员必须调整监管模式，使用全新的管控手段，把握档案管理工作的基本原则，重构档案信息查询流程，借助较为先进的计算机技术、人工智能技术与自动化档案信息管理软件，将纸质档案转化为简便易用的数字化档案，降低调阅档案所消耗的时间与人力成本。管理人员可为事业单位的每个部门、每个职员建立独立的档案，提升档案的编制数量，调整档案信息的具体规格与性质，细化档案信息的编制指标。例如管理人员可借助自动化办公技术系统、数据归档系统针对电子化档案实施有效管理，在云端数据库中备份具体的行政信息与人事变动信息，将其整理为完整、全面的数字化档案，运用必要的人工控制手段，对数据库中的信息进行精确分类，针对具备较高利用价值的机密档案进行加密存储，做好档案信息备份与分布式存储工作，尽可能地保存原始档案资料[3]。档案管理者可从电子化、信息化方面入手，使用档案信息管理软件，对档案中包含的资讯进行批量化加工处理，提升工作效率，保证档案信息的完整性，为信息的迅速传递提供支持。

（二）组织开展专项培训活动与绩效考核

档案管理部门负责人必须面向社会积极引进人才，促进档案管理队伍人才结构的转变，并集中组织资源开展专业化的职业培训活动，为档案管理工作的顺利开展打下牢固、全面的专业技术基础，提升管理人员的职业素养水平，使之学习更多行业基础知识，让档案馆的职工学习正确操控档案信息存储系统的专业技能，负责人可与档案管理专家、技术供应商进行合作，邀请专家前往档案管理机构担任讲师，开展培训活动，为一线档案管理人员提供工作指导，让部门各级职工积累经验，掌握档案管理实务的要点与核心内容，发挥组织层面的引导作用。档案管理部门必须组织专项绩效考核活动，评估某一阶段内中职工的工作成果、工作态度，按照人才培育规划开展定量考核与能力测评活动，在档案管理活动中引入更多激励措施。例如管理者可将个人工作绩效、工资待遇和阶段工作成果挂钩，提升档案信息校正与汇编的精确度，督促各级职工学习更多数字化档案处理技能与汇编技巧，在提升档案管理效率的同时，让职工认识到档案工作的社会价值与意义。

三、结术语

为满足时代需求，档案部门负责人应当合理利用信息化技术与自动化办公系统，将现代化管理理念与方法融入档案管理模式之中，整理分散的档案文本，明确文书归档标准，面向一线档案管理人员重申部门纪律与守则，使之在具体工作中严守纪律。

参考文献：

[1]傅芳周.新時期强化机关事业单位干部人事档案管理能力的思考[J].兰台内外，2021（16）：19-21.

[2]孙佳.新时期事业单位档案管理工作的创新及优化研究[J].现代经济信息，2020（07）：26+28.

[3]李小静.信息化对事业单位档案管理的重要性思考[J].城建档案，2021（06）：36-37.