关于新时期做好国有资产档案管理的工作措施

刘志辉 陈端达

摘要：智能化、信息化背景下，行政事业单位国有资产档案管理取得了长足发展，但管理效率及开放利用效能仍然不高。通过分析邵阳市国有资产档案管理基本现状，发现国有资产档案管理存在认识不到位、制度不完善根源性“通病”;归档和管理的过程中存在薄弱环节;专业人才缺乏、技术路线滞后导致“地基”不牢。提出了四项对策，即转变思想认识，建立和完善国有资产档案管理内控制度;完善原始材料归档、提高国有资产档案电子化程度;构建基于区块链的全周期大数据管理平台，提高管理能效;着力加大培训和引进专业人才，建立专业队伍。

关键词：国有资产;档案管理;行政事业单位

引言：

国有资产档案是指国有资产管理部门在办理国有资产登记、管理、使用过程中形成的一切具有保存价值的文档资料，是国家档案的重要组成部分[1]。国有资产档案管理水平是行政事业单位的国有资产现代化治理能力的重要体现。档案信息资源是战略性资源，不仅能为领导层决策提供重要的数据支撑，也是行政事业单位各项工作高效开展的重要基础和条件保障。随着信息科技的快速发展，国有资产档案管理工作朝着信息化、电子化方向延伸，行政事业单位国有资产档案管理也因此取得了长足的进步，但国有资产档案资源管理效率以及开放利用效能仍然不高。面对新时期的各种变化，国有资产档案管理如何走上规范化、科学化、信息化、动态化的轨道，有哪些可以实现的路径？本研究在新时期大数据区块链视域下，对邵阳市市直行政事业单位的国有资产档案管理工作改革创新提出举措。

一、邵阳市国有资产档案管理基本现状

邵阳市行政事业单位国有资产的数量呈现逐年递增的趋势，这与行政事业单位人员增长变动、办公场所变迁、机构改革等密不可分。因而行政事业国有资产档案不仅数量增长快，种类也变得极其丰富。自财政部实施“金财工程”以来，邵阳市预算管理、决算管理、电子支付管理等逐步改革并且取得了很大成效，但大部分行政事业单位仍然依靠人工管理、人工审批、人工约束的模式，一直缺乏有效的手段改革资产信息化管理，不仅会影响工作进展，还会在管理过程中出现遗漏或失误，影响资产管理的时效性与准确性，进而影响各项改革措施的进度和财政职能的有效发挥。比如，由于资产信息不完整、不及时、不准确，无法为预算编制提供有效的支持，对预算编制造成影响。再如，由于国有资产收益管理弱化，“收支两条线”管理要求没有严格落实，不仅造成了政府非税收入流失，还会成为扰乱公平、公正的分配秩序、诱发贪污腐败的原因。因此，科学的对国有资产管理工作做出系统分析，着力加强国有资产档案信息化建设和管理，对强化预算编制、科学配置资产、防止资产流失、推进财政改革、完善公共财政体系具有十分重要的基础作用。

二、行政事业单位国有资产档案管理现存问题

（一）认识不到位、制度不完善是根源性“通病”。

首先，重视程度不够，管理意识淡薄。行政事业单位国有资产主要是由本级财政部门全额或差额拨款形成的，大多数国有资产具有非营利属性，这就易使得行政事业单位负责人不够重视国有资产管理。单位负责人对国有资产管理重要性认识不足，认为国有资产管理仅是资产管理部门或者财务部门的职责，进而影响到各部门不能积极参与购买、验收、使用、维护与处置等环节，因而国有资产档案工作很难开展。其次，没有明确资产管理主题是大部分行政事业单位存在的“通病”。目前，专门的资产管理职务在行政事业单位并没有大规模推广开来，很多单位的资产管理人员是由办公室人员兼任，管理人员不专业，缺乏科学管理理念的情况屡见不鲜。在这一背景下，对大部分的行政事业单位来说，资产的及时盘点将会出现很大困难，即便是资产配置发生了一些风险，在现有的管理现状中，也无法对这些风险及时进行反馈和解决。再者，未针对国有资产分类及资产全生命周期管理进行梳理，建立系统化、标准化资产电子档案歸档制度及资产档案管理体系。导致许多国有资产项目的资料未纳入电子档案管理范围内，以至于资料流失，存在管理漏洞。归档标准各异，对同类型项目产生的归档内容不一致，电子化不规范，严重影响国有资产档案数据的收集、传递、汇总和利用。

（二）归档和管理的过程中存在薄弱环节

邵阳市市直行政事业单位比较多，国有资产产权档案不完整问题突出，还存在纠纷。国有资产档案由市直单位自行保管，这种普遍采用“分散保管模式”，因为档案工作基础薄弱，管理不善等原因，很容易造成档案资料遗失。在现实工作中，与资产相关的纸质档案资料往往散落在各单位的项目管理部门、办公室、财务室等各个部门，没有归集成系统完善的资产档案，有的甚至造成遗失、损毁，给资产后期的管理维护造成风险隐患。有的单位固定资产只有总账、无明细账，有物无账、有账无物，固定资产调拨、划转不按照资产处置程序进行。部分行政事业单位的房屋、土地权属不清，证件不齐，有证无房、有房无证，导致资产调剂和处置时存在产权障碍。

就非纸质档案而言，由于国有资产管理工作信息化的推进，各单位资产管理档案信息建设初见成效。但形成的电子档案被大量记录存储在光盘、硬盘等介质上，在此环境中，利用信息技术对国有资产数据进行非法修改很难抓住轨迹轨迹，更难以识别，介质保存不当会丢失，这对资产管理系统及档案的安全和完整提出了严峻的挑战[2]。

（三）专业人才缺乏、技术路线滞后导致“地基”不牢。

从实际情况看，我市机关事业单位国有资产管理部分人员年龄较大，人员变动频繁，专业素质不高，缺乏对国有资产管理全生命周期管理的认识，特别是对资产档案的归类整理及电子化工作认识不够。国有资产档案管理人员较少具备资产管理专业背景，也很少有大数据管理方面的专业人才，往往因为缺乏数据收集、处理、分析和运用的能力和经验，不能很好地承担国有资产的大数据管理工作，从而使国有资产档案的价值不能充分发挥，甚至由于分析和判断失误，给国有资产管理带来重大的危机。

行政事业单位国有资产的表现形式主要分为固定资产、流动资产、对外投资和无形资产等。不同主管部门负责对不同类型的国有资产进行归口管理，各主管单位根据其需要和发展特征各自使用不同的信息管理系统，比如档案管理系统、公车管理系统等，各系统顶层设计、数据库结构与流通接口不统一，标准化程度不高，造成系统间档案信息交互与整合困难，较难进行有效互联互通和资源共享。虽然通过构建行政事业单位国有资产系统对不同类型的国资数据进行统一收集和归档，但仍难以有效解决不同类型数据的融合问题，因此各单位多采取人工录入关键信息的方式进行管理，存在数据信息不全，调阅内容不完整，有效共享困难等问题。

三、新时期做好国有资产档案管理的工作措施

（一）转变思想认识，建立和完善国有资产档案管理内控制度。

任何工作的完善，思想观念的转变首先是第一位的，思想不重视，任何举措便失去了严格执行的保障。行政事业单位首先要在思想上提高国有资产管理的意识。一是重视资产管理工作，上至主要领导，下至普通工作人员，都应该加强学习关于国有资产管理工作的知识，时刻关注国有资产的使用情况，积极配合单位内部资产管理工作的开展。二是更新观念，树立国有资产管理的信息化和大数据思维和意识。

在建立和完善内控制度上，首要解决的就是岗位设置问题，严格贯彻不相容岗位分离原则，建立国有资产管理双人或者多人负责工作机制，严禁一人办理全部工作情况的发生，在单位内部建立起完善的国有资产管理岗位责任制。其次，应当加强对国有资产管理人员的管理工作，严格贯彻出纳移交原则，工作人员如出现离职情况，必须完成相关工作的全部交接后才能允许其离职。最后，“收支两条线”制度应当在具有现金收入的行政事业单位推广开来，所有现金日记账应当及时登记，并日清月结盘点，余款上交送存。

（二）完善原始材料归档、提高国有资产档案电子化程度。

做好国有资产档案原始材料的收集、整理和归档工作，是完成国有资产档案电子化的基础，也是实现国有资产信息化管理的前提准备。通过对邵阳市市直行政事业单位国定资产档案实行集中管理，统一权属登记、统一保存、统筹使用。加大清资核档力度，对权证不齐、违规出租出借的资产分类核实，查找原因，化解档案管理遗留问题，坚持“无问题档案移交”原则，建立实物资产总台账和分类资产分台账。真正做到账账相符、账实相符、账证相符。

通过实现国有资产档案的电子化转换，为国有资产档案信息化管理做好前提准备。在现行技术条件下，条码信息技术十分成熟，可以利用实行国有资产标签化管理。条码具有成本低、速度快、正确率高的特点，可以极大地简化工作流程，提高效率。通过对每个国有资产实物赋予唯一条码标识，配合手持扫码数据终端，进行国有资产的数据采集、信息录入和状态变更，经识别的资产信息同步至国资系统中，自动更新实时纠错，同时，工作人员也可以实时查询和调用相关信息[3]。极大的减少了人工盘点时易出现的漏盘、错盘、重盘现象，确保了国有资产统计的第一手数据的真实性和可靠性。

在档案电子化方面，应充分创造条件，使用计算机、图形处理、信息化等手段将国有资产的图文纸质档案转化为电子化的数字化档案材料，且统一档案电子文件的形成、归集和保管相关要求，由国有资产档案管理部门建立档案管理规范。在进行了基础档案电子化转换后，进一步结合大数据、区块链技术，实现国有资产档案管理工作的信息化、标准化、和规范化。

（三）构建基于区块链的全周期大数据管理平台，提高管理能效。

2019年10月24日，习近平总书记关于“要探索利用区块链数据共享模式、发挥区块链在促进数据共享方面的作用”的重要指示，为推进科学数据等各类科技资源的精细管理和开放共享指明了前进方向[4]。区块链技术固有的技术特征如哈希算法可以确保数字档案信息的真实性，可信时间戳技术可以确保数字档案的有效性，非对称加密技术可以确保数字档案的安全性，“集体维护性”“可靠数据库”“防篡改”等技术特点可以在打破时间和空间壁垒的基础上防止数据被篡改，区块链技术的去中心化可有效解决各部门信息不兼容问题，通过分布式管理模式，联动全员参与[5]。

借势区块链和大数据的技术路线，在行政事业单位国有资产系统的表层基础上，聘请科技公司重新进行顶层设计和搭建底层架构，建立统一的、基础性的全周期大数据国有资产管理平台。解决数据共建共享衍生出的信息安全和隐私泄露问题，建立完善部門间及部门内互通联动机制，强化技术合作、人员合作、信息合作，使不同类型的国有资产档案主管部门和产生部门耦合联动，让各单位一起参与到国有资产档案的归档、更新、维护和共享中。

平台的另一个优点是能体现行政事业单位国有资产的全生命周期活动。让国有资产档案归档与活动记录同时进行、同步开展，确保档案的完整性、可靠性和实时性，包括“每一项资产的取得途径、使用情况、计提折旧、当前价值以及报废处置等多个角度记录资产的全面信息，以实现对所有资产的所有动态进行全维度的规范化记录和监管，使每项记录都有据可查，从而为资产的配置、资源的分配、财务预算与管理决策提供有效的依据”[6]。

（四）着力加大培训和引进专业人才，建立专业队伍。

一是建立稳定的资产管理人员队伍，行政事业单位只有建立起稳定的管理人员队伍，才能保证人员对工作的熟练程度，将工作落到实处。二是加强人员培训，加强对国有资产管理、信息化知识的专题培训，强化工作人员的责任意识，使其熟练掌握国有资产管理相关知识，如采购、验收、登记、使用、变更、维修、处置等全生命周期管理。三是录用和招聘能够适应大数据时代国有资产管理发展要求，具有资产管理专业技术和大数据管理经验的人才队伍。

对目前行政事业单位国有资产档案管理中所存在的问题进行分析和研究，提出的上述推进国有资产合理配置、档案管理信息化高效利用的有效途径，是顺应国家职能机构改革和建设服务型节约型机关的需要，为进一步提升邵阳市国有资产档案管理的信息化、智能化水平夯实理论基础，为国有资产管理体制改革提供了重要参考。

参考文献：

[1]陈华.高校国有资产档案管理工作分析[J].中外企业家，2019（19）：137.

[2]窦春晖.行政事业单位公共基础设施资产管理风险探析[J].西部财会，2021（08）：7-9.

[3]于连滨.条码信息技术在固定资产档案管理中的重要作用[J].黑龙江档案，2012（02）：64.

[4]任仲文.区块链——领导干部读本（修订版）[M].北京：人民日报出版社，2019：177-180.

[5]王文君，冉栋刚，付庆玖，刘淑云，刘洪颜.区块链视域下高校国有资产档案管理研究[J].北京档案，2021（07）：37-40.

[6]赵强.大数据思维下的高校资产管理改革[J].中国现代教育装备，2017，（1）.

注：本文为邵阳市2020—2021年度社会科学课题《新时期做好国有资产档案管工作的改革探索研究》研究成果，课题编号21YBA05