企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求

徐翔

摘要：进入新时期以来，我国各项事业均快速发展，取得了十分理想的成绩，特别是我国众多企业以惊人的速度向前发展。对于处在转型改革发展中的企业而言，人才是企业核心发展的动力，人事档案管理工作是企业不可或缺的重要管理环节。人事档案管理对企业人力资源发展需求进行科学预测，对人力资源进行合理分配，提供重要资料。科学创新的档案管理方式有利于最大可能的发挥企业人才价值。然而在实际档案管理工作中由于企业管理模式的落后、用工总量大、档案管理人员的水平有限等因素在一定程度上影响了人事档案的真实性和准确性，在新形势数字化背景下，企业缺乏数字化档案管理的建设，阻碍了企业人力资源管理的发展。

关键词：企业;人力资源管理;人事档案;管理;新要求

引言

人事档案是企业在选拔晋升人才时的重要依据，为企业领导者做出合理的决策提供参考。在企业人力资源管理工作中，人事档案发挥的作用越来越明显。

1人事档案管理工作的重要意义

1.1人事档案为人力资源开发提供重要依据

人事档案是企业在选人用人中的基本依据，企业利用人事档案发掘员工的潜能，从而进行合理配置。完善员工的基本履历，了解员工的学习以及生活的经历，进行信息的汇总，从而进行档案及时更新，进而进行合理的配置。将员工的考核进行存档，在企业中应该有一套完备的人事考核的机制，进行书面考核，业绩考核等，并对员工定期进行培训，每次的培训内容、测试试卷、考核结果进行归档，放入个人的人事档案袋中，提供参考结果。企业在年底应该进行绩效评估与岗位调整，每一次调整就是一次更好的出发，为了优化配置，企业的人员流动应该更加敏锐的捕捉，档案是固定的，人员是流动的，真正的动静结合，更好地发挥人事档案管理在人力资源管理中的重要作用，促进企业的优化调整。

1.2激发企业内部员工潜力

企业中人力资源档案的内容，主要是对员工实际情况的记录，具有全面性和具体性的特征，企业内的管理人员，可以就员工档案，对其有一个整体性的了解。另外，员工的监督和管理工作，也需要通过人力资源档案管理工作来实现。因此，促进企业人力资源档案管理工作的有效性，能够让员工内在潜力得以挖掘和发挥，也能在较大程度上约束员工的行为，保证其工作态度的认真，使其工作更加规范。

2企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求

2.1优化调整档案管理机制

其一，持续强化对企业人力资源档案保管空间管理的制度建设。实践中，要求重点落实对人力资源纸质档案存储空间温度与湿度的调控，并结合管理制度的优化建设以及奖惩制度，避免相应空间内出现明火或是发生虫霉等问题，依托环境安全维护人力资源档案的安全。其二，借助先进技术手段，尽可能对已经出现损坏的档案实施修复。其三，充分发挥出信息技术的优势，在大数据理念的指导下，积极推动企业对人力资源档案管理工作开展信息化建设，依托计算机系统、信息技术等对人力资源档案管理工作模式进行优化调整。其四，关注档案数据库的搭建以及档案信息资源安全性的维护，在引入数据安全防护技术（如身份认证技术、权限设置技术、防火墙技术等）的基础上，搭建系统回访机制，防止人力资源档案信息丢失、泄露或是遭受恶意篡改。为了进一步提升相关管理人员的工作积极性，还需要搭建起责任制度、考核制度，对管理人员的工作成效、标准情况进行管理与约束，确保人力资源档案管理制度在企业内得到切实落实。

2.2建立完善的企业人事档案管理制度规范管理流程

第一，要明确档案管理内容和重点、制定符合企业实际需要的档案管理流程及规范说明制度，编制业务指导手册。档案管理环节具体包括档案归档、保管、查询、借阅等，企业要制定规范的操作流程，例如必须明确借阅人和借阅时间及归还时间，出具相关手续，管理人员要定期审核档案，及时续签职工劳动合同书，不断地更新和充实档案;对于外调和调入的职工档案要按规定核实审查，出具移交档案手续，防止中途档案信息丢失现象。第二，从薪酬激励机制方面提高档案管理人员的工作积极性，制定相应的档案管理考核绩效指标，管理考核指标是可测量的、具体的、可实施的，档案管理质量与档案管理人员绩效挂钩;第三，权责分明，明确档案管理责任和权利，避免管理混乱，档案由专人负责管理。第四，建立健全档案转移制度、保密制度、借阅制度等相关制度。

2.3提升信息化建设水平

第一，企业在建立电子信息化数据库系统的时候，需要从自身发展需求入手，在此基础上，将人力资源档案信息进行全面的收集和完善，结合档案管理工作的实际需要，对数据库中的档案信息分类建档，做到管理的动态化，并在日常工作中，及时更新数据库内容。第二，人力资源档案信息数据库是非常重要的，其安全性應当受到重视，为此，相对应的借阅制度要更加严格，安全管理标准和职责要更加明确。另外，备份机制和数据库恢复机制是信息化建设不可缺少的，在系统内部要设置好各级档案的管理权限，让信息数据库的安全性可以有所保障，这对档案管理综合水平的提升，有着十分重要的作用。

2.4采用以技术为支撑的人事档案管理方法

企业需要打通人事档案管理系统与企业办公系统之间的数据链，人事档案管理人员能及时获取各部门开展会议或相关人力资源管理活动的时间、地点、方式等信息，有助于管理人员制定具有前瞻性的人事档案管理方案。同时，人事档案管理人员根据国家及企业的相关标准制作人事档案资料编制规范，如格式规范、内容规范、标题规范等，并制作资料编辑模板，有助于实现资料的标准化。

结语

当前，社会发展迎来了新的形势，对企业的各项工作要求更高，人力资源档案管理也需要进行改变和创新，通过认识这项工作当前的问题和不足之处，找到问题的根源，通过有效的方式加以改变，促进档案管理工作水平的不断提升，让工作效率得以增强，能够更大程度发挥出其综合价值，让企业的发展更加稳定。

参考文献

[1]宋悦.浅析新时期国有企业人事档案管理的问题及对策[J].劳动保障世界，2020（06）：73.

[2]李玫.浅析企业人力资源管理对人事档案管理工作的要求[J].中国集体经济，2020（14）：113-114

[3]李岩.人事档案管理与人力资源开发刍议[J].青春岁月，2019（14）.