企业财务共享模式下报销流程优化策略

闫子含

摘 要：在信息技术的支撑下，越来越多的企业为了满足发展的需求而建立财务共享服务中心，促进财务数据智能化、财务处理集中化。在国家税务总局积极推广电子发票的背景下，优化费用报销流程、提高报销效率成为企业发展面临的重点与难点。本文在财务共享的基础上结合电子发票，分析目前费用报销流程中存在的问题，并提出相关建议。

关键词：财务共享模式;电子发票;报销流程

一、引言

在“互联网+”的大环境下，为了推动“互联网+税务”发展，电子发票应运而生。为了适应社会与科技的飞速发展并满足财务信息化的需要，国家税务总局于2015年发布了《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，并且开始全国推行。同年出台的《会计档案管理办法》将会计档案的范围扩展至电子档案，推动了电子发票系统发展并为会计信息化发展奠定了基础。在这样的背景下，许多企业为了提高财务管理的效率和规范化程度，将标准化、流程化的财务工作集中到一个统一管理的信息平台中，并使费用报销通过线上报销系统进行。电子发票系统与财务共享服务中心两者结合可有效管控报销中可能出现的财务风险，提高报销流程自动化程度，促进财务会计向管理会计转型。

二、电子发票的积极影响及应用现状

电子发票是将发票以电子文件的形式进行存储、传输的发票。由于电子商务平台的不断发展以及网上购物的形式逐渐成为不可缺少的一种购物形式，同时相应的互联网发展也起到了技术支撑的作用，在国家政策的助推下电子发票随之产生。

1.积极影响

（1） 降低企业经营成本

电子发票的应用为企业节约了发票的印刷成本、存储成本以及邮寄成本，提高企业经济效益。并且将电子发票与企业原有的ERP系统相结合，推动企业全流程信息化作业并实现对发票进行集中统一处理，有助于发票查阅和提高处理效率。京东作为电子商务领域的头部电商，开出了国内第一张增值税电子发票，并持续推行电子发票，其应用范围基本覆盖了京东全品类商品。

（2） 加强税收征管规范化程度

虽然我国电子商务领域信息化程度较高发展迅速，但税务部门的信息化建设仍滞后于电子商务行业，无法满足税务部门的监管需求。税务部门在电子发票的辅助下可进一步加强对互联网交易行为的监管。企业开具电子发票后，通过税控系统实时将相关信息连接汇集到税务部门，实现在短时间内快速收集到相关市场数据，及时发现违规涉税行为，有助于国家进行宏观经济决策，进一步提高国家管理效率，促进政府职能转变。

（3） 加强对电子商务的税收征管

电子商务迅速发展的同时也衍生出了对其进行税收征管困难的问题。征税的前提是识别纳税人信息并收集交易信息，运用电子发票可及时识别纳税主体以及收集相关交易信息，降低商家偷税漏税的可行性，完善了电子商务领域的税收征管。

2.应用现状

（1） 提高了重复报销的风险

辨别纸质发票的真伪则主要依赖于专用的发票纸张，因此每一张纸质发票都是唯一的，发生重复报销的可能性较低。电子发票主要通过电子签章的有效性来辨别真伪，有统一的防伪技术。尽管电子发票是以电子信息的形式存储且有防伪标识，但大多数企业的报销流程仍然需要将电子发票打印出来再进行报销，若将电子发票多次打印，打印出的纸质发票几乎没有任何差别，财务人员为了避免重复报销就需要逐张核实，这无疑会增加财务人员的工作负担，使本来简单的报销流程复杂化，同时使电子发票失去了降低成本的优势。

（2） 缺少统一的电子发票平台

我国电子发票的发展还不完善，暂未建立起统一的电子发票服务平台，各企业所使用的相关电子发票平台并没有建立联系，各平台之间处于相互独立的状态。这导致各平台之间的电子发票没有统一的标准。非标准化将阻碍电子发票的流通，这种情况不仅出现在不同企业之间，甚至一个企业的不同省市的分公司之间也存在这种现象。各平台无法智能识别非标准化的电子发票，用户则需要在不同的平台上重复录入发票信息。目前，电子发票只应用于增值税电子发票，其他发票仍然是纸质发票的形式，若没有统一的电子发票服务平台，则势必会阻碍全面推广应用电子发票。

（3） 电子发票成本转移到消费者身上

尽管开具发票的企业向消费者开出了电子发票，但由于我国目前电子发票的相关应用体系还不够完善，报销流程暂时还未实现从半线上报销模式转换为完全线上报销，消费者进行报销时仍然需要将电子发票打印成纸质发票。开具发票一方节约的发票打印成本在无形中转移给了消费者，同时电子发票的环保作用也没有得到体现。这一弊端更大地体现在不熟悉电脑打印和有频繁打印发票需求的消费者群体中。

三、财务共享模式下费用报销流程存在的问题

许多企业出于提高财务管理效率的目的着手建立财务共享服务中心，并结合财务共享服务中心进行费用报销，使得原本分散在各个分公司的资金支付权集中到财务共享服務中心，并将报销的流程与标准统一化，从而大量减少不实或不符合规定的费用支出。但一些企业对财务共享模式并没有建立正确的认识，以为新设一个系统就可以实现报销流程简易化以及快速化。这种错误的认知不仅没有达到期望达到的目的，还会使原有的报销流程更加复杂。

1.未从根本上改变报销流程

财务共享模式下报销文件往往通过扫描的方式转换为图形影像上传到系统中，而图形影像中并没有发票的数据化信息，系统无法从中智能识别报销所需要的相关关键信息。若系统的自动化程度较低，仍然需要将图形影像中与报销相关的数据通过人工的方式录入系统，报销人人工录入的关键点并没有减少，财务人员还需要进行账务处理并审核发票。在没有根本上改变报销流程的情况下，没有高自动化的报销流程并不能起到简化报销流程的作用。

2.人力资源管理存在缺陷

财务共享模式下，将各分公司的事务性功能、财务工作都集中到财务共享服务中心，实现集中处理重复的工作，可将部分优秀的财务人员从重复且繁琐的工作中解放出来，进而从事有利于提高企业家指出的管理会计工作，例如数据分析和预算管理，不仅有助于财务会计向管理会计转型，还可产生规模效应，进而降低财务管理成本。但处于财务共享中心的财务人员的职能更偏向于做流水线工作，工作内容趋于重复且繁琐，接触到与管理决策相关的工作机会较少，晋升空间受到了较大限制，导致工作热情减少、离职率高。

3.合规风险增加

财务共享模式将业务审核和审批分隔开，财务共享服务中心负责业务审核，企业负责业务审批。这样的形式虽然可以一定程度上降低企业内部存在舞弊行为的可能性，但也产生了负面影响。一是财务人员往往不了解所审核业务的实质，仅仅能做到形式上的审核，使审核只是在走过场。二是财务人员长期在系统中进行审核，一旦遇到系统错误，过于依赖系统的审核人员则无法及时发现，导致工作披露。三是由于目前的财务共享服务中心大多将原始的实物单据和电子文件分割开来，财务人员无法察觉电子文件。虽然在形式上可以通过审核，但其内容与实际情况不一致，提高了报销人员提供经修改后的原始文件的可能性，合规风险提高。

導致财务共享模式下报销流程不能达到理想状态的原因归纳起来主要是基于互联网的计算和存储功能没有与财务共享完全建立联系。发票等原始凭证上传到系统中后没有真正实现数据化，没有将非标准化数据转化为标准化数据，这一转化过程仍然需要通过人工的方式完成。这一现状也表明，从开具发票等原始凭证到录入企业财务系统中，需要在互联网技术的基础上实现全面信息化，并且录入的数据的标准化程度也极为重要。只有实现数据从产生到接收这一过程全部标准化，提高数据识别以及处理的智能化水平，才能显著提高各项财务工作效率。

四、结合电子发票在财务共享模式下对报销流程的优化策略

在财务共享模式下应用电子发票系统不是简单地由电子发票代替纸质发票。为了实现优化报销流程，提高报销效率的目的，其关键点在于克服电子发票系统与财务共享模式现有的不足之处，并将两者有效地结合起来。

1.完善电子发票系统

（1） 建立统一的电子发票服务平台。2021年3月24日中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于进一步深化税收征管改革的意见》中要求在2021年内建立起全国统一的电子发票管理服务平台，并全天24小时为纳税人提供服务，全方位解决电子发票在实际工作中存在的应用问题，这也反映出我国在现阶段建立统一的电子发票管理服务平台的紧迫性。目前，电子发票平台已在北京、陕西、宁波等地进行试点，2020年9月1日，在宁波税务局开具出了第一张增值税电子专票，试点纳税人可免费在税务部门申领税务UKEY。未来电子发票平台将逐步在全国推广，并根据实际需要做出相应的完善，满足平台使用者的实际需求。

（2） 企业根据需要建立内部电子发票系统，积极与第三方合作。大型企业业务量大且业务更复杂，例如京东、腾讯等，为了更好地理顺业务逻辑，提高财务管理效率，有必要且有需求建立适合于企业自身的内部电子发票系统，并将内部电子发票系统与税务机关的电子发票平台相连接，提高电子发票的流转效率。然而对于中小企业来说，建立内部电子发票平台所需要的成本高于其带来的收益，同时使用纸质发票和电子发票的方式更加可取。目前，我国已有不少优质的专门从事信息服务的企业，例如金蝶、用友等正着手研发电子发票平台，方便中小企业的财务系统与其连接。中小企业出于成本效益的原则可积极与第三方电子发票服务平台合作。

随着我国经济与互联网技术的蓬勃发展，第三方支付在各种支付方式中所占比例逐渐提高，相关支付平台迅速发展。第三方支付所特有的实时性、无纸化的特点与电子发票类似。支付的同时伴随着获取发票，企业若与第三方支付平台合作，可一定程度上解决报销繁琐的问题。比如，企业员工通过第三方支付发生交易行为，同时第三方支付平台生成电子发票存入员工的账户中，若企业财务系统与第三方支付平台建立连接，员工不仅可以在手机上查询电子发票，还可将电子发票与相关的交易信息直接上传到企业的财务系统中，提高了电子发票的流通效率，保证了电子发票内容的真实性，降低了财务人员审核电子发票时的风险，实现了从消费、开具电子发票到报销的闭环。

（3） 结合区块链技术解决报销繁的痛点。目前报销电子发票仍然需要将其打印成纸质发票，为了避免报销人篡改打印件的内容，财务人员需要将电子发票与打印件内容逐张核对，加大了财务人员的工作负担。结合区块链技术不可篡改的特点，可防止区块链电子发票内容被篡改，实现将报销流程从半线上模式转换为从开票、流转到报销的全过程均在线上完成。同时财务人员可随时在财务系统中检查区块链电子发票的实时状态，例如，开具发票后，发票状态为“已开具”，报销后，发票状态为“已报销”，电子发票是否已经报销一目了然，避免一票多报。区块链电子发票不需要企业额外购买专用税控设备，降低成本的同时也吸引了大量商户使用。

目前电子发票报销繁琐的现状使报销人和财务人员更倾向于使用传统的纸质发票报销，而对使用电子发票报销存在抵触情绪。普通消费者对电子发票的认识不足，导致传统电子发票难以发挥其优势，反而使普通消费者放大了电子发票的劣势。将电子发票与区块链技术相结合，在税务信息共享的前提下保证相关信息的真实性，区块链上的电子发票信息实时更新，方便相关涉税人员及时检查电子发票信息，普通消费者可通过手机自行下载发票。

2.完善财务共享中心

（1） 接入电子发票标准化数据。标准化的电子发票数据信息代替传统纸质发票经过扫描后形成的图像文件，标准化电子发票数据中每个字段都有其特定的价值，系统可直接智能识别其含义。例如，报销只需输入电子发票的发票编号，系统根据发票编号查找发票信息，财务人员通过系统预先设置好的选项或根据需求，从中提取所需数据自动操作入账、汇总、填制记账凭证等重复性工作均由系统自动完成。这不仅降低了发票打印、扫描、人工入账的成本，还使报销流程更加自动化，提高了报销效率。

（2） 根据信用评级匹配不同的报销流程。财务共享中心需要将有限的人力资源合理分配至资金结算业务和审核业务。当资金结算业务量较大时，会导致用于审核的资源不足，降低报销速度。基于此，企业可将信用评级与报销流程结合起来，不同的信用评级匹配不同的报销流程，实现业务量分流的目的。信用等级根据报销申请人的历史信用行为记录、报销金额、业务性质等要素划分成为A、B、C等级。例如，对于信用等级A可免去部分审核环节，直接给予付款;而信用等级C则需要加大审核力度或者对其进行双重审核。信用评级可在一定程度上简化对高信用等级人员的报销流程，提高报销流程规范化程度。

（3） 优化绩效考核体系，拓宽财务人员晋升渠道。财务共享中心需要针对财务人员制定一套完整的绩效考核体系，制定科学的考核指标，完善财务人员的轮岗制度。一是在业绩评价中充分发挥财务共享中心的优势，从共享系统中获取业绩评价所需要的数据，不仅保证了数据的真实性和公正性，还能方便提取数据。二是明確每一位财务人员的职业发展规划，提高财务人员的工作热情与积极性，降低离职率，例如工作表现突出且达到特定标准的共享财务人员可晋升到管理会计岗位，或者作为业务财务外派到企业的业务前方。三是更好地运用考核结果切实地将考核结果与职工的工资薪金挂钩。

五、结语

为了提高财务管理效率，降低成本支出，越来越多的大企业开始建立财务共享服务中心。目前国家大力推进电子发票的应用，电子发票逐渐取代纸质发票成为未来的发展趋势。从企业的角度来说，应在完善目前财务共享服务中心功能以及结构的基础上合理地将财务共享中心与电子发票系统相连接，进一步优化并规范报销流程，提高财务工作效率的同时，降低了财务人员的工作压力，促进财务工作重心由重复性工作转移至管理会计工作。

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