加强财经院校固定资产内部控制的思考

□石 杨

（陕西财经职业技术学院 陕西 咸阳 712000）

1 财经院校固定资产的相关概念

判定固定资产的3 个要素，分别是固定资产的使用年限必须超过1 年，单位价值超过1 000 元，在固定资产的使用过程中能保持其原有的物质形态。虽然现实中部分资产的单位价值并未达到规定标准，但只要同类资产都能满足固定资产单位价值的要求并且使用年限超过1 年，也可以认定为固定资产。财经院校的固定资产普遍包括以下几类：房屋建筑物，主要指办公用房、教学科研用房、学生食宿用房、职工食宿用房、电梯及通信设施等；具有特定性能的专业设备，比如会计机器人；计算机、电器和车辆等通用设备；图书和档案；用于绿化校园的植被等。财经院校固定资产的预算通过审批后才能请购、采购、验收。在使用中，相关部门要密切管理固定资产，定期检查维护，直到固定资产报废。

2 财经院校固定资产内部控制的重要性

国外学者通过对财经院校固定资产管理进行研究发现，健全的内部控制可以避免资产流失，提高固定资产的利用率，帮助财经院校实施有效的资源配置。为实现有效的固定资产内部控制，应依据政策法规建设符合每所院校自身情况且完善的内部控制制度和体系。为实现高效的固定资产内部控制，应对固定资产进行信息化管理，使固定资产能够在每个环节中得到管理。我国的固定资产内部控制研究晚于国外，近年来很多学者认为应借鉴国外财经院校固定资产内部控制的经验，建设符合我国国情、具有财经院校自身特色的固定资产内部控制优化策略，构建包含控制方法和规范等要素在内的内部控制框架，并加强对固定资产采购与处置环节的控制[1]。

3 财经院校固定资产内部控制的现状

我国财经院校的资产来源有两个途径，分别是事业收入和财政拨款。财经院校的国有资产管理处对固定资产实施从预算到处置的全流程管理，使用部门在日常活动中对固定资产进行维护和盘点，财务处主要进行固定资产折旧等会计处理。为扩大院校的招生规模和办学能力，固定资产是重要的资产保障之一，而固定资产大多是房屋建筑物及设备，根据重要性原则，对房屋建筑物及设备实施有效的内部控制是目前财经院校内部控制的首要任务[2]。

4 财经院校固定资产内部控制存在的问题

4.1 内部控制环境

为推进财经院校良性发展，落实财经院校固定资产内部控制制度，各院校都应当重视营造良好的固定资产内部控制环境。良好的内部控制环境有助于相关部门实施固定资产管理工作，同时推动内部控制制度有效运行。内部控制制度的执行会将固定资产管理过程复杂化，延长固定资产管理的时间。建立固定资产内部控制制度时，相关利益人员会进行阻碍，因而有必要使相关利益人员认同其重要性和必要性，营造良好的内部控制环境，这是构建固定资产内部控制制度的前提。

为优化财经院校固定资产内部控制，财经院校应面向全院教职工和学生组织开展各类固定资产管理和维护的会议、培训和有奖竞赛活动，调动全院教职工和学生提升维护与管理固定资产的意识。加强相关固定资产岗位人员的在岗培训，改善固定资产管理的方法，提高固定资产管理的水平，这样就能从领导层到基层教职工都加强对固定资产管理的重视，防范固定资产内部控制风险。控制固定资产风险应做到事前预防、事中控制和事后分析，并提出合理的对策。

4.2 内部控制制度

我国企事业单位的内部控制研究起步晚，各财经院校建立健全内部控制制度的意识薄弱，不完善的制度会进一步影响固定资产管理的效果，降低固定资产管理工作效率。加上资产管理部门的人员往往身兼数职，责任划分不明确，固定资产的簿记员和国资处的管理人员归属不同的部门，承担完全不同的固定资产管理工作，且会计业务的专业性较强，两个部门在清查固定资产时，由于无法有效沟通，导致企业账实不符并且不能及时查明原因。随着财经院校的发展和规模扩大，其固定资产数量不断增加，国资处和财务处的工作量也越来越大，工作人员身兼数职，工作压力较大。

4.3 固定资产风险评估制度

虽然固定资产从预算到采购、验收受到层层把关，但在使用过程中，人员缺乏管理意识，未按时进行财产清查，领导层对固定资产使用过程中可能面临的风险缺乏防范意识，未对固定资产风险进行评估。财经院校内部控制体系并未重视风险管理部门的建设，面对固定资产各环节中的风险，没有专业人员及时预警并进行分析和评估，失去了应对风险的绝佳时机。

4.4 信息沟通和内部监督

相关人员在使用固定资产的过程中，与国资处存在信息不对称问题，常常出现资产交接后相关人员名下资产不清晰的情况。由于资产清查不及时，导致清查工作无法顺利进行，即使院校采用信息化平台进行信息流通，但由于该平台和日常活动联系不紧密，导致使用率低下和信息不对称，无法实现预期效果。

5 优化财经院校固定资产内部控制的对策

5.1 营造良好的内部控制环境

借鉴国内外先进的经验，并结合财经院校自身专业和地区特点，完善财经院校固定资产管理的相关制度。领导层应增强固定资产的内部控制意识，在财经院校范围内普及固定资产管理的新理念，提高固定资产管理人员工作的积极性，并降低固定资产管理难度。领导层应该积极参与到固定资产的清查工作中，协助财经院校的固定资产清查工作，发现固定资产管理过程中的问题，优化固定资产内部控制方案，提升财经院校的整改质量。

财经院校的国资处应当履行部门职责，积极参加固定资产管理培训，学习先进管理理念，加强固定资产管理工作的宣传，使财经院校职工和学生积极维护固定资产并配合固定资产清查工作。

5.2 构建风险评估体系

财经院校应设置风险管理部门，该部门的职责之一便是固定资产风险管理。应根据每项固定资产的实际情况采取风险管理对策，及时发现每个环节的风险并进行风险评估和分析，判断即将面对的风险并及时采取应对措施，理清风险管理流程，提出改善建议并形成书面记录。在日后的风险管理工作中，要不断发现和处理问题并提出改善建议，目标是降低固定资产各个环节的风险，将未知风险可视化，增强风险预警能力，缩短风险处理时间。在日常工作中，应在财经院校宣传风险管理理念，增强领导、教职工甚至学生的固定资产风险管理意识。

5.3 严控固定资产各个环节

固定资产的管理工作应始于预算，请购环节预支的费用不能超过预算，按照预算合理执行请购项目，避免出现固定资产闲置导致过度占用资金的情况，及时发现和记录闲置固定资产的具体情况，在财经院校内调剂使用，避免重复购置，减少预算支出。

在采购前，要充分考虑该资产的实际用途、使用率、类似固定资产的购置及使用情况，如果财经院校内部有相应的闲置固定资产，应避免重复购置，以降低利用率，争取使现有固定资产得到最大程度的利用。在固定资产使用过程中，应当执行正常的操作程序，保护公共资产。使用者工作岗位变动后，应及时按照固定资产移交流程严格办理资产移交事项，保证账实相符并在相关部门人员监督下，签字盖章后完成资产移交手续。在正常使用过程中，如果固定资产出现损毁需要维修，需递交固定资产维修申请表，经上级领导审批后再进行维修。同时，要定期清查固定资产。在固定资产清查工作中若发现账实不符的情况后应及时查明原因，报经领导批准后及时提出应对措施，减少企业固定资产流失风险。对于在处置状态的固定资产，应及时提出资产处置申请，审核该项资产是否达到处置标准，填写处置固定资产申请单，经过审核后进入处置流程。

国资处应避免职位相容的情况，预算申购职务、请购审批职务、采购职务应保持相互独立。在采购环节，应聘请专业人员严格把关合同条款，由专业人员和技术人员共同验收采购的固定资产。

5.4 建立通畅的信息沟通机制

国资处相关部门应保证信息的对称性，也就是在沟通过程中保障各部门之间有序、及时、全面和准确地传递信息。可以由上级领导下发文件安排工作，在资产清查过程中，应加派人手分别对各项资产进行盘点，并且由固定人员对资产使用情况进行追踪，以便掌握每项资产的现状，便于日后管理固定资产的相关信息。国资处应及时收集固定资产相关信息并传达给上级领导部门，便于领导知晓固定资产管理情况，以获得上级主管部门支持和落实固定资产内部控制制度。在日常管理工作中，要宣传信息化平台的使用，连接固定资产使用人员和国资处的固定资产管理人员、国资处和财务处，使相关信息能够显示在信息化平台上，推进固定资产信息公开化，方便相关人员了解有关信息。