试论现代企业档案管理服务职能建设

王巍

企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。近年来我们进一步深入贯彻实施《档案法》，提高依法治档水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，创直接经济效益2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。企业档案服务职能建设包括企业档案资源建设和企业档案人才队伍建设两个部分。

一、企业档案资源建设

在我国，建立档案馆（室）的企业一般都是大中型企业，在各项生产活动中所形成的档案也都具有数量大、种类多、专业性强等特点。企业的党、政、科研、生产、建设、人事、财务等活动中形成的各种档案，从载体形式上划分，可分为纸张、照片、光盘、磁盘、录像、录音、可移动存储设备等，对不同载体的档案选择适当的管理方法，延长档案寿命，做好不同载体档案的开发利用工作是十分重要的。企业档案部门是照片、光盘、磁盘、录像、录音等载体档案归口管理部门。企业档案部门负责本单位归档照片、光盘、磁盘、录像、录音等载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门载体档案的形成、积累和移交等工作。企业相关业务部门（企业党建部、物资部、设备部等“以下略”）兼职档案员，应负责本部门照片、光盘、录像、录音等载体档案的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按档案管理规范，完成不同载体档案的整理与移交。企业档案品种的单一性直接影响了档案服务功能的充分发挥，因此应加大力度对企业档案资源的建设和档案结构的完善。

1.做好宣传工作，强化归档意识。企业档案部门不仅要宣传《档案法》等法律法规，还应加大力度，采取多种形式，加强档案工作的的宣传。档案管理是一个系统工程，不仅要有一支过硬的档案管理队伍，而且需要全公司广大职工特别是各级领导都具有强烈的档案意识。我们确立了“普及档案知识，增强全员意识，健全考核机制，发挥档案作用”的档案管理工作思路，把学习宣传《档案法》作为“三五”普法的一项重要内容，认真组织学习贯彻，对全公司职工进行《档案法》的学习和培训，使广大职工普遍增强了档案管理的法制观念。《档案法》修改后，又把新《档案法》发到公司领导和中层干部以及工程技术人员手中，适时开展了《档案法》宣传周活动，并利用广播、厂报、闭路电视等宣传工具广泛宣传，在此基础上，组织全公司职工档案知识竞赛。公司还将档案管理进行指标分解，纳入经济责任制，对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。

2.加强制度建设，强化规范管理。我们要建立严格的档案管理制度，让企业的档案管理做到有章可循。如文件归档制度、档案鉴定销毁制度、档案利用制度等。

3.针对利用需求，开发档案编研。在对企业档案信息分析的基础上，编制各种参考资料。根据企业档案的馆（室）藏情况和用户需要，在进行企业档案实体整理后，将相对分散的各类企业档案信息，通过分析、研究、筛选、提炼、汇集等方法，汇集成信息相对集中的、各种形式的企业档案参考资料。

如我们坚持调查研究，确立实用、可行的编研课题，做好经常性的资料汇编工作，满足企业生产经营各项管理需要。几年来，厂里档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《生产经济统计指标分析》、《历年安全生产典型事故汇编》、《科研成果汇编》、《安全经济指标分析》、《徐州发电厂志》等22种165万字的编研材料。其中，通用性编研资料17种，深层次编研资料5种，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。如《电气设备铭牌手册》、《征地文件汇编》、《徐州发电厂大事记》等，都成为了管理人员日常办公离不开的工具，深受工程技术人员的欢迎。

二、企业档案人才队伍的建设

事业兴衰，关键在人。企业档案人才队伍建设是企业档案服务职能建设的核心力量和成功之本。目前企业档案人才队伍应具有积极主动的服务意识，扎实的专业基础理论知识，既懂档案知识又懂业务知识。造就一支高素质、具有创新精神的企业档案管理队伍，是新形势下企业档案工作亟待解决的问题。

1.引进专业人才，严格控制入口关。目前，企业档案管理人员中高学历（大学本科以上）及取得档案专业中级以上专业技术职务资格的很少，有的甚至还未取得档案管理岗位资格证书，这大大阻碍了企业档案事业进程，使其在低水平徘徊，甚至成为企业发展的“瓶颈”。

2.加强档案人才的培训教育。企业档案人员队伍整体文化素质不高，企业档案人员要加强培训和再教育工作。再教育的内容重点有两项，一是档案学理论和相关学科理论，特别是新理论、新思想和新方法的学习。二是现代信息技术教育，如网络技术、计算机技术等。

3.建立合理有效的激励制度。企业领导和档案部门领导尤其要重视人才培养，要制定、创新适应时代要求的企业档案发展的各种制度和奖惩激励机制，以利于档案人才的脱颖而出，并为档案人才施展才干营造良好的工作条件和人文环境，迎接经济全球化、信息电子化对企业档案工作的挑战。

4.强化档案人员的综合素质。①业务素质。业务素质是对企业档案人员的基本要求。作为企业档案管理人员，要具备系统的档案学理论知识，熟练掌握企业档案的收集、整理、鉴定、组卷、编目、著录等基础工作。同时，企业档案管理人员还要有干练的组织管理能力和办事能力。本人在各级领导的关心和支持下，在自己的不断努力下，熟悉并掌握科技档案工作所需要的业务知识，能熟练运用《神华集团公司（电力板块）档案管理业务手册》对相关专业文件材料进行科学分类和整理，并能熟练运用清华紫光图档管理系统的各种功能，进行科技档案管理的各种工作，圆满完成各项工作任务。科技档案分类科学，组卷合理。工作勤勤恳恳、任劳任怨，受到领导的好评。英语水平和计算机水平都有不同程度提高，利用业余时间较全面、系统地學习并掌握科技档案基础理论和专业知识，具有很高的电力科技档案管理水平。经常在《城建档案》、《现代企业》等期刊杂志上面发表档案学术论文。常年订阅《档案学通讯》杂志，熟悉国内外本学科及主要相关学科的科学管理、技术水平、研究动态、市场信息以及发展趋势，掌握发展前沿的状况。 ②开创能力。企业的竞争力归根到底在于它的科技能力，反映企业生产、科研、基建、技改等工作内容的科技档案是企业档案的核心。科技档案进入市场、再次展露光芒，这其中依靠的主要是档案管理人员的科技能力和商品经济意识。③科技素质。企业档案管理人员必须具备相关的科技知识和强烈的科技意识。科技档案记述和反映本单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动，要管理好它，就要熟悉科技档案的内容，具备一定的生产方面的专业知识和理论知识是必要的。本人在工作上，负责徐州发电有限公司全公司科技档案（电力生产、科学技术研究、基本建设、设备）收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用工作。工作中勤勤恳恳，任劳任怨。科技档案收集齐全、分类科学、鉴定准确、组卷合理，熟练掌握科技档案管理方法，既懂生产专业知识，又懂科技档案管理知识，将两者融会贯通，促进科技档案工作发展。改良服务态度，努力提高查全率、查准率，使科技档案利用者高兴而来，满意而归。④经济素质。企业档案管理人员必须时刻具有经济意识，树立效益观念，并努力使企业档案部门成为一个以社会效益和经济效益为工作目标的产业部门。

三、企业档案信息资源的开发利用

例如2020年3月11日，本公司设备维护部电气检修二班班长张某到档案室要求查阅补水泵变频器、疏水泵变频器、2号主变压器安装运行说明书等电气档案，档案人员业务熟练，熟悉馆藏，调卷准确、迅速，调出0402-941-021、0300-905-104、119、139等案卷12卷，张某表示非常满意，档案为电气设备检修的圆满完成提供了有力保障。再如2020年3月11日，公司检修公司试验中心金属材料所专业工程师时某为做好公司发电设备金属技术监督工作到档案室要求查阅公司高压加热器（A、B列）及疏水冷却器的质量说明书、容器使用登记证、检验报告、图纸等科技档案，档案人员业务熟练，熟悉馆藏，调卷准确、迅速，调出0402-936-001、002、003、004等案卷4卷，时某表示非常满意，档案为公司发电设备金属技术监督工作的圆满完成提供了有力保障。又如公司顺利完成国华公司对公司2017年、2018年重大技术改造及重大修理项目检查评价工作。2020年7月，国华电力公司对公司2017年、2018年重大技术改造及重大修理项目进行检查评价，2020年7月8日，公司设备维护部、燃料生产部各专业技术人员到档案室借阅了2017-641-004、2018-641-006、010、098、100、101等案卷，档案人员业务熟练，熟悉馆藏，调卷准确、迅速，使公司顺利完成国华公司重大项目检查评价工作等。

（作者单位：国家能源集团江苏公司徐州发电有限公司档案室）