新医改背景下医院档案管理的改进方法

王璐

医院作为人员密集型场所，每日需要接待大量患者，不管是在对患者的诊疗还是医院自身的运营中，都会产生大量信息资料。对于档案管理人员而言，要将这些信息妥善收集、整理及保存，便于日后随时查询和分析。在新医改背景下，医院想要顺应时代发展趋势，就要不断进行内部改革，档案管理模式的创新势在必行。

一、档案管理对医院的重要性

档案资料包含了医院所有的医疗信息、建设过程、发展历史等各方面。尤其是在医疗体制改革的背景下，医院内部制度、管理模式的变化更加频繁，需要详细进行记录。传统管理模式已无法适应新时代的发展需求，只有对管理模式进行创新，才能够让医院更好满足现代化的发展。首先，做好档案管理，能够提升医院整体的管理水平。可以月、季度、年等为时间期限，定期对医院的发展情况进行分析和评价，以档案作为重要参考资料，改善医院的运营和管理水平。其次，医院的资料包含了医院建设、科研成果、技术的改进等各方面，这类资料对医院文化建设有着重要作用。做好档案管理，是尊重职工知识成果的表现，可提升其归属感和认同感，增强院内凝聚力。

二、医院档案管理现状

1.管理制度不完善。在新医改背景下，很多医院对档案管理的重视程度都不高，会将更多资源用于提升医疗水平、硬件设备的配备方面。且随着信息技术的应用，医院档案工作也正朝着现代化方向发展，而部分医院依然沿用传统工作模式，纸质文档和电子文档的管理存在矛盾，制度的约束作用并不突出。

2.人员素质还有待提升。医院档案管理工作本身就较为复杂，尤其是在新的时代背景下，医院发展规模不断扩大，档案资料数量增多、类型更为多样，这些都为从业人员的专业能力提出了更高要求。少部分医院建立了绩效考核体系，用于评价档案管理人员工作的完成情况，但指标制定不合理、考核评价的主观性太强都是较为突出的问题。

3.档案管理意识淡薄。很多医院领导人员并未充分意识到档案管理工作的重要性，尤其是资料借阅的相关流程不规范，导致不少档案丢失、遗漏以及随意涂改。在信息化管理平台中，没有定期对网络漏洞进行修复，黑客、病毒较为猖獗，严重破坏了医院档案资料的安全性。

4.硬件设备不足。该问题出现的主要原因在于，医院的资金投入力度不够，档案管理专项资金扶持力度远远达不到实际工作要求。

三、新医改背景下医院档案管理改进方法

1.完善管理体系。完善的管理制度能够为各项工作的顺利开展起到引导作用。想要进一步提升医院档案管理工作成效，就要创新工作方式，根据实际要求，制定合理的工作计划以及目标，将其层层落实到位，具体可从以下几个方面进行。首先，要加强档案管理和其他工作之间的联系，将医院的日常运营、财务、医疗、人力资源管理等都纳入到管理范围中。要明确不同部门的职责及工作内容，定期将资料上传到档案管理部门，随后进行汇总。其次，明确档案的收集、归档、保存等各环节的标准，确保档案资料书写规范，合理进行编号储存，便于日后随时进行查阅和利用，以免出现管理混乱的问题。

2.提升档案的利用率。医院档案管理的主要目的并非将资料永久保存起来，而是要为需要的人群提供优质服务，以充分发挥档案的作用和价值。为了实现这一目标，有关人员要重视开发共享型的档案资源应用体系，具体如下。首先，建立开放的档案管理系统。在专业人员的辅助下，根据医院实际工作要求，以及各部门的需求，针对性的开发档案信息化管理系统的功能，提升资料共享过程中的安全性。其次，重视对资源的开发和利用，尤其是在大数据技术广泛应用的背景下，提供针对性的服务，形成良好的档案管理工作氛围。可在医院内部加大宣传力度，让所有职工意识到其重要性，确保能够自上而下的将工作目标得到落实。再其次，各部门之间要打破信息交流的屏障，防止出现“信息孤岛”的问题。在形成了相应的资料后，及时进行上报，或是通过计算机进行传输，便于其他部门开展工作。例如在患者的诊断环节，门诊医生可将患者的诊疗信息直接发送给药物中心，当患者前往窗口取药缴费时，要务中心已经自动生成了患者个人的相关数据，包括所需要的药物种类、总共的费用等。在患者缴费之后，也可生成费用凭证，以免后期发生不必要的纠纷。档案利用率的提升，能够为医院的稳定发展提供强有力的保障。

3.加大资金投入力度。在以往医院的日常运营和管理中，会将更多资金投入在医疗水平提升、设备引进等方面，用于档案管理的专项资金少之又少，这也是该工作水平一直无法得到提升的重要原因所在。除此之外，在医疗体制深化改革的背景下，更多医院会将重点放在成本节约、医疗资源合理分配方面，从而忽视档案管理工作，相应的制度体系并不完善。为了有效解决这一问题，要求医院必须专款专用，划拨专门用于档案管理的费用，完善相应的基础设施建设，引进专业的档案管理人才并提升其福利待遇水平，充分调动其工作积极性。要建立专门的档案管理办公室，以及档案储存的仓库、机房。目前医院档案室空间小，内部管理混乱，很多档案都没有进行编号和分类排列，查找起来较为困难，影响工作效率。为了解决这一问题，要在规范纸质文档管理的基础上，加大在信息化建设方面的资金投入力度，完善硬件、软件设备。还要在网络系统中安装杀毒软件，抵御黑客和病毒的攻击，以保证档案资料的安全性。

4.加大创新力度。①创新医院档案管理理念。管理理念的创新，能够为档案管理的顺利开展提供必要指导，以创新型驱动为导向的医院档案管理工作改进，能够为医院稳定发展奠定坚实基础。管理理念的创新具体可从以下几个方面进行。部分医院工作理念较为落后，认为档案管理就是某一个部门的职责。要转变这种观念，形成“以档案管理部门牵头，各部门积极配合”的工作模式，确保全员参与其中;在档案管理中，要强化服务意识，为使用者提供更优质、更全面的服务，从而推动档案管理工作从事务性管理朝着服务型转变;档案管理在很多医院都处于边缘化地位，主要是因为不能及时的看到回报，具有长期作用。在新医改背景下，医院领导人员要树立先进的思想理念，将该工作提升至和其他工作同等重要的位置，加强重视。②创新档案管理支持模式。档案支持模式，主要就是从不同的方面，为档案管理的顺利开展提供强有力的保障。除了管理模式需要创新之外，支持模式也要相应的发生变化。具体如下：一是物质模式。上文已述，资金、硬件设备等都是档案管理所需要的物质条件，因此医院要给予充分的重视。二是人力支持。要加大力度引进具有扎实能力的档案管理人才，加大培训力度，提升人员综合素质。三是文化支持。文化支持包括在开展会议时，为该工作制定明确的目标，对其落实情况进行动态化跟踪记录。

5.重视档案资源的开发。①推动一体化模式。不管是用纸质还是电子的管理方式，都要对档案资料进行分类、编号，根据其类型的不同，保存在不同的类目中，方便后期查询和利用。在归档管理中， 要加强档案信息之间的关联，突出信息共享的优势。②加强档案资源和其他管理行为的融合。档案资源具有服务性的特点，可将其和其他管理行为相结合。以人事档案资源为例，在实施医务人员职业通道发展路径相关工作时，可以将基本信息匹配等部分工作依托于档案信息管理，可大大简化信息的审核流程，提升工作效率。

6.加大人才培训。人才是档案管理工作的落实者，提升其专业能力和综合素质，能够为该工作的顺利开展提供强有力的保障。通常来说最直接的方式就是“老带新”，可以让工作经验丰富的员工带领新员工熟悉工作内容及岗位须知，在实践中不断提升个人能力。对于在岗人员而言，可对其工作的开展情况，制定针对性的考核指标以及相应的制度体系。公示考核结果，保持反馈渠道畅通，对考核有异议的可及时联系上级部门。在培训中，要紧紧围绕档案管理的方法、档案资源的利用、信息化平台的建设以及使用方式等多个方面。除此之外，还要紧跟国家政策，了解《档案法》中的有关内容，坚守职业道德底线，不出卖医院、患者的信息。由于医院档案管理工作难度大，整体较为复杂，部分从业人员容易出现急躁、不耐烦等情绪;在培训中，要关注这一点，要求有关人员能够在管理活动中静下心来，確保每一个环节都精益求精。

四、结语

在医疗体制改革的背景下，为了更好顺应时代发展趋势，医院需要大力推动内部的改革。在档案管理方面，要突出专业性、智能化、创新性的特点，深入分析当前该工作中存在的问题及原因，完善管理体系，提升档案的利用率，加大资金投入力度，重视档案资源的开发，全面提升有关人员的综合素质以及专业能力。从以上多个方面出发，以档案管理的顺利进行，为新医改下医院的稳定发展提供强有力的保障。

（作者单位：唐山市妇幼保健院）