纸质档案与电子档案融合管理创新的研究

金桂芳

摘要：随着全社会信息化水平的不断提高，档案管理工作也开始较多地应用电子信息管理技术， 其与传统的档案管理方式产生了截然不同的变化，更加具有高效性。因为电子档案管理和纸质版档案管理两种管理方式的同时并存，使得两者的有效融合成为档案管理工作的一个重要问题。

关键词：档案管理工作;纸质版;电子版;融合管理

引言

电子档案最鲜明的特点即是能够存储大量的信息，这一特点刚好填补了传统纸质档案在此方面的不足。在纸质档案管理中引入电子档案的管理模式，使两者相互融合和相互促进，衍生了更为科学有效的管理模式。对于信息的大量、快速存储和信息保存的安全性都具有重要的意义。

1 纸质档案管理的特点

1.1 纸质档案的优势

自从造纸技术在中国发明以来，信息的书写和存储变得越来越方便。中国的纸质档案经历了一个漫长的过程。直到今天，纸张仍然被用来记录信息，起着重要的作用。随着科学技术的不断发展，纸张的种类和性能也在不断变化。在社会发展过程中，信息的传播和记录需要以纸质形式完成。因此，纸质载体具有鲜明的特点，档案管理中的信息也主要通过纸质记录。通过检索文件，可以快速找到要访问的文件，而无需使用其他辅助方法，具有稳定性强、不受外界影响等优点。在信息技术出现之前，档案管理就是利用纸张进行检索，档案管理的效果很好，同时，纸质档案也可以长期保存。

1.2纸质档案的缺点

与信息技术的应用相比，纸质档案的不足也十分明显。纸质档案需要使用大量的纸张来存储信息，档案需要占用很大的存储空间。因此，档案馆（室）需要建立独立的建筑物，并建立专门的档案管理机构来存储这些档案。同时，档案馆（室）要采取防火、防盗、防潮、避光、防虫、防高温、防霉、防尘等措施，这需要大量的人力、物力，也浪费了一定的资源。

2、电子档案管理的特点

信息技术的进步和发展是电子档案管理出现的动力。在此基础上，档案管理变得更加方便、高效、快捷，并形成了自己的特点和优势。

（1） 管理的内容更加多样化。与传统的纸质文件管理相比，电子文件管理可以同时管理各种内容，如图片、音频、视频等。这些内容的管理不能通過纸质档案管理来完成。它使档案管理的内容在基本文本内容之外更加多样化。

（2） 电子档案管理载体小，存储容量大。纸质文件管理需要更多的纸张，而电子文件管理只需要将要管理的文件信息压缩到计算机的存储空间中，这可以通过一个小型USB闪存磁盘来完成。虽然USB闪存等存储空间很小，但它存储的信息量不容低估。

3、纸质档案管理模式与电子档案管理模式的差异

目前，档案管理模式的主要发展趋势是纸质档案管理与电子档案管理并存，并将持续很长一段时间。然而，在共存与合作的过程中，两种不同的档案管理模式不可避免地会出现各种问题和矛盾。为了更好地解决这些问题，有必要分析两者之间的差异。

（1） 纸质档案与电子档案在存储和管理环境上存在明显差异。在管理过程中，电子档案首先对电子设备的存储空间有较高的要求，因为电子档案在存储过程中占用的物理空间虽然不大，但对虚拟空间的要求较高。只有电子设备有足够的存储空间，才能保证电子档案存储的完整性。此外，电子设备本身也应具有良好的性能，电子设备运行越顺畅，越有利于电子档案的管理。

（2） 纸质档案与电子档案的信息获取方式不同。在纸质档案与电子档案的整合过程中，档案管理者由于工作的惯性，忽视了对另一种档案管理模式的学习，这主要体现在两种档案管理模式的信息获取方式上。有两种不同的文件管理模式，一种倾向于使用电子设备进行快速存取，另一种依赖于人工检索，稍显落后，存取速度无法与前者相比。

（3） 两种档案管理模式对管理者的素质有不同的要求。在传统的纸质档案管理过程中，档案管理者所要求的基本素质主要包括严肃、细致、整洁。他们不仅要知道纸质文件的放置位置，还要随时确保文件放置的整洁有序。然而，电子文件管理模式要求管理人员熟悉电子设备的操作，并能在必要时快速调出相关文件信息。

4改善措施

4.1完善档案管理制度

要实现两种档案模式的整合，一是要完善信息技术条件下的档案管理体系。档案管理者应更加重视电子档案管理。按照现有的档案管理模式，要结合信息档案工作的要求，建立配套协调的档案管理机制，确保信息档案管理的有效性。二是全面管理。这两种管理模式既相互独立又相互联系。在纸质档案和电子档案并存的情况下，要建立两个数据库，做好两个档案的衔接工作。

4.2加强档案管理信息化建设

目前，我国档案管理的主要形式是传统纸质档案和现代电子档案。其中，纸质档案管理应用时间较长，相对成熟。传统的档案管理方法在制度和人员方面都比较完善。要将信息技术融入现有的传统档案管理模式，就需要做好档案管理的信息化建设。不同的单位和部门需要根据不同的需要选择科学的档案管理模式，与时俱进，做好档案管理模式的创新和优化工作。在纸质档案与电子档案一体化管理中，两种模式可以相互促进，共同存储。

4.3 提升档案管理人员的综合素质

随着科学技术的发展，档案管理人员的素质也应不断加强，档案管理人员的综合素质已经成为档案管理工作的重要组成部分。档案是重要的信息，因此进行档案管理需要应对很多复杂的工作。人员的工作质量会直接影响档案的完整性和安全性。因此，管理人员需要掌握电子档案的储存特点， 并要加强档案业务知识和管理能力的培训，在工作中 不断积累经验，逐步完善档案管理手段，保证档案工作的顺利开展。

4.4 加强两种档案的共存性和互动性

现阶段的档案管理是电子档案和纸质档案共存模式，两种模式都不能消失或取代对方。纸质档案应用电子信息技术，可以更符合时代发展的特点。 目前，需要提高纸质档案与电子档案的互动 ，促进两种方式的互补。两种档案的共存性十分显著，电子档案是近年来出  现的，而纸质档案时间较久，因此是管理的主体。对于目前很多的信息，例如：视频等，需要对资料进行储存。 两种存储模式的融合，可以提高档案管理的安全性。

5结语

信息数据规模的不断扩大，对传统纸质档案的信息承载力提出了严峻考验，而电子档案的出现则刚好能够满足当前环境下的存储大量信息的需求。然而传统纸质档案仍然具有一定优势，因此，需要实现纸质档案和电子档案的融合，以最大限度地发挥档案管理的作用和优势。

参考文献

[1] 肖丹丹 . 论纸质档案管理与电子档案管理的融合 [J] . 图书情报 与档案管理 ，2017（14） ：42.

[2] 王红娟 . 电子档案与纸质档案融合处理问题探 [J] . 图书情报与 档案管理 ， 2017（18） ：36.